Wysyłasz klientowi formularz PDF. Wypełniają go, podpisują i odsyłają. Tydzień później otwierasz formularz, aby sprawdzić szczegóły i odkrywasz, że liczby zostały zmienione. Klient lub osoba, która przesłała mu formularz, edytowała pola po podpisaniu. Formularz, który otrzymałeś z powrotem, nie jest formularzem, który wysłałeś. Ten scenariusz jest przyczyną spłaszczania.
Spłaszczenie formularza PDF powoduje przekształcenie interaktywnych pól, które można wypełnić, w statyczną, nieedytowalną treść. Tekst wpisany do formularza staje się częścią samej strony, podobnie jak oryginalny tekst wydrukowany. Nikt nie może otworzyć spłaszczonego pliku PDF i zmienić odpowiedzi, czy to przez przypadek, czy celowo. W przypadku każdego formularza, w którym liczy się integralność przesłanych danych, a który obejmuje umowy, wnioski, faktury i dokumenty prawne, spłaszczanie jest krokiem, który blokuje odpowiedzi.
Co się stanie, gdy formularz PDF zostanie spłaszczony
Wypełnialne Formularze PDF zawierają dwa rodzaje treści. Treść statyczna to tekst, linie, logo i układ, które znajdowały się w momencie tworzenia formularza. Treść interaktywna to obiekty pól: pola tekstowe, pola wyboru, przyciski opcji, listy rozwijane i pola podpisów wypełniane przez odbiorcę formularza. Pola te to oddzielne obiekty nałożone na górę strony statycznej.
Po spłaszczeniu formularza pola interaktywne zostają scalone z treścią statyczną. Tekst wpisany w polu tekstowym staje się trwałym tekstem na stronie, nie do odróżnienia od oryginalnych etykiet formularzy. Pola wyboru, które zostały zaznaczone, stają się trwałymi znacznikami wyboru. Same interaktywne obiekty pól zostaną usunięte. Wynik wygląda identycznie jak wypełniony formularz, ale nie ma już żadnych pól do kliknięcia, wpisania lub modyfikacji. Każda odpowiedź jest zablokowana.
Spłaszczanie jest procesem jednokierunkowym. Po spłaszczeniu formularza nie można wyodrębnić danych z pól, zmienić odpowiedzi ani przywrócić pól interaktywnych. Przesłane informacje są zachowywane w treści strony, ale nie można ich już odczytać maszynowo jako danych formularza. Jeśli później zajdzie potrzeba wyodrębnienia odpowiedzi z formularza do arkusza kalkulacyjnego lub bazy danych, przed spłaszczeniem zapisz kopię wypełnionego, ale niespłaszczonego formularza. Niespłaszczony oryginał zachowuje dane. Spłaszczona kopia zachowuje wygląd i zapobiega manipulacji.
Wypróbuj opcję Edytuj plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Jak spłaszczyć formularz PDF krok po kroku
WukongPDF zapewnia prosty proces spłaszczania. Otwórz wypełniony formularz PDF w narzędziu do edycji. Po załadowaniu formularza poszukaj opcji spłaszczenia pól formularza. Narzędzie łączy wszystkie interaktywne pola w treść strony i zapisuje wynik jako nowy plik PDF. Pobierz spłaszczony plik. Oryginalnie wypełniony formularz pozostaje na Twoim koncie w stanie niespłaszczonym, dzięki czemu zawsze możesz wrócić do wersji edytowalnej, jeśli zajdzie potrzeba wyodrębnienia danych lub wprowadzenia poprawek.
Jeśli korzystasz z programu Adobe Acrobat, proces spłaszczania znajduje się w narzędziach Print Production lub można go wykonać za pomocą funkcji Preflight. Przejdź do opcji Narzędzia, Produkcja poligraficzna i wybierz Podgląd spłaszczania. Wybierz spłaszczenie wszystkich stron. Zapisz spłaszczony dokument pod nową nazwą pliku. Funkcja spłaszczania programu Acrobat zapewnia szczegółową kontrolę nad obsługą przezroczystości, nadruku i przestrzeni kolorów podczas spłaszczania. Opcje te mają znaczenie w przypadku produkcji drukarskiej, ale generalnie nie są potrzebne do Bezpieczeństwo PDF i blokowania formularzy.
W przypadku użytkowników komputerów Mac pracujących z Preview istnieje podejście pośrednie. Otwórz wypełniony formularz w podglądzie. Wybierz opcję Plik, a następnie Drukuj. W oknie dialogowym drukowania kliknij przycisk PDF i wybierz opcję Zapisz jako PDF. To odświeża dokument i skutecznie spłaszcza pola formularza w treści strony. Przetestuj wynik, próbując kliknąć pole formularza. Jeśli kliknięcie nic nie daje, spłaszczanie powiodło się. Metoda ta jest bezpłatna i nie wymaga dodatkowego oprogramowania.
Dlaczego spłaszczanie kwestii w dokumentach prawnych i biznesowych
Niespłaszczony formularz Fillable PDF, który został wypełniony, jest dokumentem aktywnym i edytowalnym. Każdy odbiorca może otworzyć go w przeglądarce plików PDF, kliknąć pole i zmienić odpowiedź. Zmieniona wartość będzie wyglądać dokładnie tak samo jak wartość pierwotna. Nie ma żadnych wizualnych oznak, że coś było edytowane. Odbiorcą może być uczciwy klient, który przypadkowo zmieni liczbę podczas przewijania. Może to być nieuczciwa strona, która będzie chciała zmienić warunki umowy już po podpisaniu dokumentu. W obu przypadkach edytowalne pola sprawiają, że wprowadzenie zmiany jest banalnie proste.
Spłaszczenie eliminuje to ryzyko. Spłaszczony formularz nie zawiera pól edytowalnych. Odpowiedzi są trwałe jak atrament na papierze. Dlatego wiele organizacji wymaga, aby przesłane formularze PDF zostały spłaszczone przed przetworzeniem. Agencje rządowe, systemy sądowe, instytucje finansowe i podmioty świadczące opiekę zdrowotną często uwzględniają spłaszczenie w swoich wytycznych dotyczących składania dokumentów. Nie chcą otrzymywać aktywnego formularza, który można było edytować po tym, jak osoba przesyłająca stwierdziła, że została wypełniona.
Spłaszczanie a ochrona hasłem: które faktycznie blokuje dane
Ludzie czasami mylą spłaszczanie z ochroną hasłem, ponieważ oba są używane w celu zapobiegania zmianom w pliku PDF. Robią różne rzeczy. Ochrona hasłem ogranicza, kto może otwierać i edytować plik. Formularz chroniony hasłem może zostać zaszyfrowany, aby tylko zamierzony odbiorca mógł go otworzyć, a ograniczenia edycji mogą uniemożliwić przeglądarce plików PDF modyfikację dokumentu. Jednak w przypadku udostępnienia hasła lub obejścia ograniczeń edycji pola pozostają edytowalne. Ochrona hasłem kontroluje dostęp. Nie blokuje danych.
Spłaszczanie kontroluje same dane. Spłaszczonego formularza nie może edytować nawet osoba posiadająca pełny, nieograniczony dostęp do pliku, gdyż pola edytowalne już nie istnieją. Nie ma już nic do edycji. Dane stały się częścią strony. W przypadku dokumentów, w których ważniejsza jest integralność przekazywanych informacji niż możliwość ich późniejszego wyodrębnienia, spłaszczenie jest silniejszym zabezpieczeniem, ponieważ jest nieodwracalne. W przypadku dokumentów, w przypadku których wymagana jest zarówno integralność danych, jak i możliwość ich wyodrębnienia, zabezpiecz plik hasłem, aby ograniczyć edycję, ale zachowaj pola nienaruszone, aby mieć do nich dostęp.
Typowe błędy spłaszczania i jak ich unikać
Najczęstszym błędem spłaszczania jest niezapisanie niespłaszczonego oryginału. Po spłaszczeniu danych z pól formularza nie można wyodrębnić programowo. Jeśli chcesz skompilować odpowiedzi z 500 formularzy do arkusza kalkulacyjnego, potrzebujesz niespłaszczonych wersji z nienaruszonymi danymi w polach. Zawsze spłaszczaj kopię, nigdy jedyną wersję, którą posiadasz.
Drugim błędem jest spłaszczanie zanim formularz zostanie faktycznie ukończony. Nie można zaktualizować spłaszczonego formularza. Jeśli klient wróci i powie, że popełnił błąd w polu 7, nie można po prostu edytować tego pola. Trzeba wrócić do niespłaszczonego oryginału, dokonać korekty i ponownie spłaszczyć. Potwierdź u nadawcy, że formularz jest ostateczny, zanim go spłaszczysz. Szybki, jednowierszowy e-mail: „Otrzymałem wypełniony formularz. Zanim sfinalizuję dokument, potwierdź, że wszystkie informacje są prawidłowe.” zapobiega konieczności powtarzania pracy.
Trzecim błędem jest założenie, że wszystkie narzędzia PDF spłaszczają się w ten sam sposób. Niektóre narzędzia łączą zawartość pól, ale pozostawiają widoczne kontury pól, co jest mylące dla czytelników, którzy próbują kliknąć coś, co wygląda na pole edytowalne, ale w rzeczywistości jest statyczne. Niektóre narzędzia zmieniają czcionkę lub odstępy w tekście pola podczas spłaszczania, dając wynik, który wygląda nieco inaczej niż pierwotnie wypełniony formularz. Przed przetworzeniem ważnej partii przetestuj swoje narzędzie do spłaszczania na próbce. Otwórz spłaszczony wydruk, spróbuj kliknąć pola i porównaj wygląd z niespłaszczonym oryginałem. Narzędzie, które generuje identyczne efekty wizualne i całkowicie nieinteraktywne pola, jest tym, czego potrzebujesz.
Wypróbuj opcję Edytuj plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.