Przejście z jednego narzędzia PDF na inne oznacza coś więcej niż anulowanie subskrypcji i zapisanie się na nowe. Każdy plik PDF, który przechowujesz, organizujesz, oznaczysz, opatrzysz adnotacjami lub zabezpieczysz w starym narzędziu, musi zostać przeniesiony do nowego środowiska z nienaruszoną strukturą i metadanymi. Pośpieszna migracja powoduje zrzucenie tysięcy plików do płaskiego folderu z pozbawionymi metadanych, zepsutą organizacją i utraconymi adnotacjami. Czas poświęcony warstwie organizacyjnej starego narzędzia wyparowuje.
Migracja to koszt jednorazowy. Błędne wykonanie powoduje trwałe prace porządkowe.
Przeniesienie całego przepływu pracy PDF z jednej platformy na drugą wymaga zaplanowania eksportu ze starego narzędzia, odwzorowania jego funkcji organizacyjnych na odpowiedniki nowego narzędzia oraz sprawdzenia, czy krytyczne metadane i adnotacje przetrwały transfer. WukongPDF Scal PDF i narzędzia organizacyjne pomagają przywrócić strukturę dokumentu w nowym środowisku. Systematyczna migracja pozwala zachować wartość każdej godziny spędzonej na porządkowaniu dokumentów w poprzednim systemie.
Sprawdzanie posiadanych zasobów przed rozpoczęciem migracji
Otwórz stare narzędzie i przeprowadź inwentaryzację tego, co faktycznie tam istnieje. Policz całkowitą liczbę plików PDF. Zamapuj strukturę folderów, znaczniki, etykiety lub kolekcje, które utworzyłeś. Zwróć uwagę, które pliki zawierają adnotacje, dane formularzy, podpisy cyfrowe lub są chronione hasłem. Zidentyfikuj pliki przechowywane tylko w chmurze starego narzędzia, które nie istnieją na Twoim dysku lokalnym. Audyt ten ujawnia pełny zakres migracji i zapobiega poczuciu zatonięcia, jakie towarzyszy odkryciu utraconych plików kilka tygodni po tym, jak myślałeś, że migracja została zakończona.
Kategoryzuj swoje pliki według sposobu ich przenoszenia. Standardowe niezaszyfrowane pliki PDF bez adnotacji zostaną wyeksportowane w sposób czysty. Pliki PDF chronione hasłem zostaną przeniesione, ale do otwarcia będą potrzebne hasła w nowym narzędziu. Pliki PDF z adnotacjami mogą utracić adnotacje w zależności od tego, czy stare narzędzie przechowuje je w samym pliku PDF, czy w osobnej warstwie metadanych. Pliki z podpisami cyfrowymi wymagają specjalnego traktowania: podpisy mogą nie zostać sprawdzone w nowym narzędziu, jeśli łańcuch certyfikatów jest powiązany z infrastrukturą starego narzędzia. Każda kategoria wymaga innego planu migracji i innego etapu weryfikacji.
Spróbuj scalić pliki PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Eksport ze starego narzędzia bez utraty struktury
Większość narzędzi PDF oferuje funkcję zbiorczego eksportu lub pobierania. Korzystaj z niego, ale nie ufaj mu. Najpierw pobierz wszystko na dysk lokalny, a następnie sprawdź losowe pliki pod kątem kompletności. Otwórz kilka wyeksportowanych plików w ogólnej przeglądarce plików PDF, a nie w starym narzędziu, aby upewnić się, że są to prawidłowe pliki PDF, a nie zastrzeżone formaty, które może odczytać tylko stare narzędzie. Niektóre narzędzia eksportują pliki w formacie pakietu, który wymaga tego samego narzędzia do rozpakowania.
Przechwytuj metadane organizacji oddzielnie od samych plików. Jeśli stare narzędzie używa tagów, kategorii lub niestandardowych etykiet, które nie są osadzone w polach metadanych PDF, wyeksportuj je osobno jako plik CSV lub zrzut ekranu. Informacje te będą potrzebne do odtworzenia organizacji w nowym narzędziu. Strukturę folderów można zwykle zachować, zachowując tę samą hierarchię folderów na dysku podczas eksportu, a następnie ponownie importując lub łącząc tę strukturę w nowym narzędziu.
Mapowanie starych funkcji na nowe odpowiedniki
Stare i nowe narzędzie nie będą miały identycznych zestawów funkcji. Tagi starego narzędzia mogą być mapowane na kolekcje nowego narzędzia. Adnotacje starego narzędzia mogą stać się komentarzami nowego narzędzia. Adnotacje zapisane inline w pliku PDF, metoda standardowa, przesyłane wraz z plikiem. Adnotacje przechowywane w warstwie metadanych w chmurze powiązanej z serwerami starego narzędzia nie są przesyłane i muszą zostać odtworzone lub przechwycone jako dokument referencyjny przed wygaśnięciem starej subskrypcji.
Utwórz arkusz kalkulacyjny mapowania obiektów. Lewa kolumna: wszystkie funkcje, których używałeś w starym narzędziu. Prawa kolumna: najbliższy odpowiednik w nowym narzędziu lub uwaga, że dana funkcja nie ma odpowiednika i potrzebne jest obejście. To mapowanie stanie się Twoją listą kontrolną dotyczącą migracji i przewodnikiem po nowych narzędziach. Funkcje, które nie mają odpowiednika, mogą zakłócać umowę i odsyłać Cię do oceny narzędzia, lub mogą to być funkcje, z których rzadko korzystasz i bez których możesz się obejść. Mapowanie mówi ci, który jest który.
| Typ danych | Ryzyko migracyjne | Metoda weryfikacji |
|---|---|---|
| Standardowe pliki PDF | Niski, eksport i ponowny import | Otwórz losową próbkę w nowym narzędziu, sprawdź liczbę stron |
| Pliki PDF chronione hasłem | Średni, potrzebne hasła w nowym narzędziu | Przetestuj otwarcie za pomocą hasła w nowym narzędziu na 5 losowych plikach |
| Pliki PDF z adnotacjami (wbudowane) | Niski, adnotacje są przesyłane wraz z plikiem | Otwórz w nowym narzędziu i sprawdź, czy adnotacje są widoczne i można je edytować |
| Pliki PDF z adnotacjami (metadane w chmurze) | Wysoki, adnotacje powiązane ze starymi serwerami narzędzi | Eksportuj podsumowania adnotacji ze starego narzędzia przed migracją |
| Cyfrowo podpisane pliki PDF | Medium, podpisy mogą nie potwierdzać poprawności | Sprawdź panel podpisów w nowym narzędziu, zanotuj wszelkie unieważnienia |
Przeprowadzenie migracji pilotażowej przed pełnym ruchem
Wybierz 20–30 plików PDF obejmujących każdą kategorię z audytu. Najpierw przepuść je przez potok eksportu-importu. Otwórz każdy plik w nowym narzędziu i sprawdź liczbę stron, adnotacje, metadane i organizację. Czas trwania pilotażu. Pomnóż przez stosunek całkowitej liczby plików, aby uzyskać realistyczne oszacowanie pełnej migracji. Pilotaż ujawnia problemy na małą, możliwą do opanowania skalę, które przy pełnej głośności byłyby kryzysami.
Nie anuluj starej subskrypcji, dopóki migracja pilotażowa nie zakończy się pomyślnie i nie zostanie zweryfikowana pełna migracja. Nakładają się na siebie dwie subskrypcje w co najmniej jednym cyklu rozliczeniowym. Ten okres nakładania się stanowi ubezpieczenie migracyjne. Jeśli nowe narzędzie nie sprawdzi się w przypadku kategorii plików, których nie pilotowałeś, lub jeśli po codziennym użytkowaniu odkryjesz krytyczną lukę w funkcjach, możesz przywrócić wersję bez utraty dostępu do swoich dokumentów. Koszt jednego nakładającego się miesiąca jest trywialny w porównaniu z kosztem nieudanej migracji.
Przebudowa organizacji w nowym narzędziu
Po przeniesieniu i zweryfikowaniu wszystkich plików należy odbudować warstwę organizacyjną. Zaimportuj strukturę folderów, jeśli nowe narzędzie obsługuje organizację opartą na folderach. Utwórz ponownie tagi lub kolekcje, korzystając z metadanych wyeksportowanych ze starego narzędzia. To także dobry moment na doskonalenie organizacji. Stara struktura kumulowała się latami. Nowy początek umożliwia skonsolidowanie zbędnych folderów, ujednolicenie konwencji nazewnictwa i archiwizację nieaktywnych plików, które zaśmiecały stary system, bez dodawania wartości.
Udokumentuj nowy schemat organizacyjny, aby za rok, gdy będziesz musiał znaleźć konkretny plik, wiedział, jak działa system. Prosty plik tekstowy w folderze głównym wyjaśniający konwencję nazewnictwa, hierarchię folderów i system tagowania pozwala uniknąć konieczności odtwarzania własnej logiki organizacyjnej w przyszłości. Ostatnim krokiem każdej migracji jest upewnienie się, że następna migracja, jeśli do niej dojdzie, będzie łatwiejsza niż ta.
Spróbuj scalić pliki PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.