Konwersja programu Excel do formatu PDF jest wbudowana w sam program Excel, ale uzyskanie czystego wyniku — takiego, w którym arkusz kalkulacyjny prawidłowo dopasowuje się do strony, jest drukowany na odpowiedniej liczbie stron i nie obcina kolumn — wymaga wprowadzenia kilku zmian w ustawieniach, które wiele osób pomija. Domyślny eksport często tworzy plik PDF, w którym arkusz kalkulacyjny rozciąga się na więcej stron niż oczekiwano lub kolumny są obcięte na krawędziach.
Konfigurowanie obszaru wydruku przed eksportem
Przed eksportem zdefiniuj obszar wydruku, aby dokładnie kontrolować, co trafi do pliku PDF. Wybierz komórki, które chcesz uwzględnić, przejdź do Układ strony → Obszar wydruku → Ustaw obszar wydruku. Dzięki temu program Excel ma wyeksportować tylko to zaznaczenie, a nie wszystko na arkuszu, łącznie z pustymi komórkami. Bez tego kroku program Excel często eksportuje duży pusty obszar po prawej stronie lub pod danymi, tworząc plik PDF z wieloma pustymi stronami.
Jeśli arkusz kalkulacyjny jest zbyt szeroki, aby zmieścić się na jednej stronie, przejdź do opcji Układ strony → Skaluj, aby dopasować i zmień ustawienie Szerokość na „1 strona”. Spowoduje to skalowanie zawartości w poziomie, aby zmieścić się w szerokości jednej strony, zachowując jednocześnie tyle wierszy na stronę, ile wymagają dane. W przypadku szerokich modeli finansowych z wieloma kolumnami często jest to różnica między czytelnym plikiem PDF a takim, w którym brakuje połowy danych.
Spróbuj edytować PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Eksportowanie z Excela
W programie Excel dla Windows: Plik → Eksportuj → Utwórz PDF/XPS. Spowoduje to utworzenie prawidłowego pliku PDF z tekstem wektorowym i osadzonymi czcionkami. Alternatywnie, Plik → Drukuj → zmień drukarkę na Microsoft Print na PDF. Obydwa działają, ale trasa eksportu zapewnia nieco lepsze wyniki w przypadku dokumentów zawierających wykresy i grafikę, ponieważ obsługuje zawartość wektorową w bardziej przejrzysty sposób niż ścieżka drukowania.
W programie Excel dla komputerów Mac: Plik → Zapisz jako → PDF lub Plik → Eksportuj → PDF. Wersja na Maca akceptuje także Command+P → Zapisz jako PDF w oknie dialogowym drukowania. W przypadku skoroszytów zawierających wiele arkuszy sprawdź, czy chcesz wyeksportować tylko aktywny arkusz, czy wszystkie arkusze — program Excel domyślnie wybiera aktywny arkusz, więc jeśli chcesz, aby wszystkie arkusze znajdowały się w jednym pliku PDF, zmień wybór w oknie dialogowym eksportu.
Eksportowanie z Arkuszy Google
Eksport Arkuszy Google poprzez Plik → Pobierz → Dokument PDF. Okno eksportu zawiera więcej opcji układu, niż większość ludzi zdaje sobie sprawę: rozmiar papieru, orientację, skalę (dopasowanie do szerokości, dopasowanie do wysokości lub niestandardowa wartość procentowa), marginesy oraz możliwość uwzględnienia linii siatki i nagłówków wierszy/kolumn. Poświęcenie minuty na skonfigurowanie tych ustawień przed pobraniem pozwoli uzyskać znacznie bardziej użyteczny plik PDF niż zaakceptowanie ustawień domyślnych.
W przypadku dużych arkuszy kalkulacyjnych orientacja pozioma często działa lepiej niż pionowa, a opcja „Dopasuj do szerokości”; skalowanie zapobiega zawijaniu się kolumn. Jeśli arkusz zawiera zablokowane wiersze nagłówka, włączenie opcji „Powtarzaj zablokowane wiersze” w opcjach eksportu przenosi te nagłówki na każdą stronę, co znacznie ułatwia odczytanie danych wielostronicowych.
Obsługa rozmiaru pliku wyjściowego
Pliki PDF programu Excel zawierające wiele wykresów, formatowania warunkowego lub osadzone obrazy mogą być zaskakująco duże. Skoroszyt o rozmiarze 2 MB w postaci pliku .xlsx może utworzyć plik PDF o rozmiarze ponad 15 MB, jeśli zawiera wiele wykresów o wysokiej rozdzielczości. Uruchamianie wyeksportowanego pliku PDF za pomocą narzędzia PDF Kompresja znacznie to zmniejsza — wykresy i osadzona grafika dobrze się kompresują, a treść tekstowa w komórkach pozostaje ostra. W przypadku plików PDF wysyłanych pocztą elektroniczną lub przesyłanych do portalu z ograniczeniem rozmiaru kompresja jest warta dodatkowego kroku.
Jeśli odbiorcy muszą wyodrębnić dane, a nie tylko je wyświetlić, zastanów się, czy PDF jest w rzeczywistości właściwym formatem. Plik PDF arkusza kalkulacyjnego to stała reprezentacja wizualna — liczby tam są, ale nie można ich łączyć za pomocą formuł, filtrować ani sortować. W przypadku odbiorców, którzy muszą pracować z danymi, a nie tylko czytać raport, bezpośrednie udostępnienie pliku .xlsx lub linku do Arkuszy Google jest lepszym rozwiązaniem niż konwersja do formatu PDF.
Spróbuj edytować PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.