Tworzenie Podpisu cyfrowego dla pliku PDF to jednorazowy proces konfiguracji. Używanie tego samego podpisu w dziesiątkach lub setkach kolejnych plików PDF bez konieczności jego odtwarzania za każdym razem sprawia, że podpisywanie cyfrowe staje się praktyczne w biznesowym przepływie pracy. Podpis, niezależnie od tego, czy jest to podpis cyfrowy oparty na certyfikacie, czy przechowywany obraz podpisu odręcznego, jest zapisywany jako tożsamość wielokrotnego użytku, którą wybierasz z listy, zamiast tworzyć ją od nowa dla każdego dokumentu.
Metoda ponownego wykorzystania podpisu zależy od tego, czy pracujesz z podpisami cyfrowymi opartymi na certyfikatach, które zapewniają gwarancję integralności kryptograficznej, czy z obrazami podpisu elektronicznego, które zapewniają znak wizualny bez powiązania kryptograficznego. Obydwa można przechowywać i ponownie wykorzystywać, ale mechanizm przechowywania i przenośność różnią się w przypadku obu typów.
Narzędzia Sign PDF WukongPDF obsługują zapisane podpisy, które można zastosować do wielu dokumentów w jednej sesji. Po jednokrotnym przesłaniu podpisu, nałożenie go na każdy kolejny dokument wymaga jednego kliknięcia.
Przechowywanie i ponowne wykorzystywanie podpisów w programie Adobe Acrobat Pro
Acrobat Pro przechowuje identyfikatory cyfrowe w magazynie certyfikatów na poziomie systemu lub w zaszyfrowanym pliku. Aby utworzyć identyfikator cyfrowy wielokrotnego użytku, otwórz program Acrobat Pro, przejdź do opcji Edycja, następnie Preferencje i wybierz Podpisy. W obszarze Tożsamości i zaufane certyfikaty kliknij Więcej. W oknie dialogowym Ustawienia identyfikatora cyfrowego kliknij opcję Dodaj identyfikator i wybierz opcję Nowy identyfikator cyfrowy, który chcę teraz utworzyć. Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby wprowadzić swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe. Wybierz przechowywanie identyfikatora w magazynie certyfikatów systemu Windows, jeśli chcesz, aby inne aplikacje systemu Windows miały do niego dostęp, lub wybierz plik PKCS#12, jeśli planujesz wyeksportować identyfikator do użycia na innych komputerach.
Po utworzeniu identyfikatora cyfrowego pojawia się on w oknie dialogowym Podpisz za każdym razem, gdy podpisujesz plik PDF. Wybierz identyfikator z listy rozwijanej Podpisz jako, wprowadź hasło i kliknij Podpisz. Podpis jest składany przy użyciu przechowywanego certyfikatu. Za pierwszym razem utworzenie identyfikatora cyfrowego zajmuje około dwóch minut. Każde kolejne podpisanie trwa poniżej 30 sekund. Wyeksportowany plik PKCS#12 z rozszerzeniem .pfx lub .p12 można zaimportować do programu Acrobat Pro na innym komputerze lub do kompatybilnego narzędzia do podpisywania plików PDF innej firmy.
W przypadku podpisów elektronicznych bez certyfikatów program Acrobat Pro przechowuje obrazy podpisów odręcznych lub style podpisów wpisywanych na maszynie w ramach narzędzia Wypełnij i podpisz. Po jednorazowym narysowaniu lub przesłaniu obrazu podpisu program Acrobat zapamiętuje go i oferuje jako opcję do ponownego użycia po każdym otwarciu narzędzia Wypełnij i podpisz. Ten przechowywany podpis tworzy znak elektroniczny bez gwarancji kryptograficznych podpisu cyfrowego opartego na certyfikacie, ale jest wystarczający dla większości potrzeb związanych z podpisywaniem biznesowym.
Wypróbuj opcję Podpisz PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Korzystanie z usług podpisu w chmurze do ponownego wykorzystania na różnych urządzeniach
Oparte na chmurze usługi podpisów PDF przechowują Twój profil podpisu na swoich serwerach, dzięki czemu jest on dostępny z każdego urządzenia, na którym się logujesz. Usługi takie jak DocuSign, Adobe Acrobat Sign i Dropbox Sign utrzymują profil podpisu, który zawiera wpisane imię i nazwisko, odręczny obraz podpisu oraz certyfikat cyfrowy, jeśli go przesłałeś. Kiedy podpisujesz dokument za pośrednictwem usługi, Twój zapisany podpis jest stosowany automatycznie.
W praktyce podejście do przechowywania w chmurze rozwiązuje problem przenośności. Twój podpis jest dostępny niezależnie od tego, czy znajdujesz się na biurku, w domowym laptopie, czy na telefonie. Kompromis polega na tym, że profil podpisu, w tym dowolny klucz prywatny certyfikatu cyfrowego, jest przechowywany na serwerach usługi. Renomowane serwisy szyfrują klucz prywatny hasłem, które znasz tylko Ty, co oznacza, że serwis nie może podpisywać dokumentów jak Ty bez Twojego hasła. W przypadku organizacji, które codziennie podpisują setki dokumentów od wielu sygnatariuszy, profile podpisów w chmurze są standardowym podejściem, ponieważ centralizują zarządzanie tożsamością i eliminują konfigurowanie podpisów na każdym komputerze.
Eksportowanie i importowanie certyfikatów cyfrowych
Jeśli chcesz używać tej samej tożsamości opartej na certyfikacie Podpisz PDF na wielu komputerach lub udostępnić ją współpracownikowi, który podpisze w Twoim imieniu, wyeksportuj identyfikator cyfrowy jako plik PKCS#12. W programie Acrobat Pro przejdź do opcji Edycja, Preferencje, Podpisy, kliknij Więcej w obszarze Tożsamości, wybierz swój identyfikator cyfrowy i wybierz opcję Eksportuj. Zapisz plik z silnym hasłem. Prześlij plik na komputer docelowy, otwórz program Acrobat Pro, przejdź do tego samego okna dialogowego i wybierz opcję Dodaj identyfikator, a następnie wybierz plik zawierający mój identyfikator cyfrowy. Zaimportuj plik .pfx i wprowadź hasło.
Możliwość przenoszenia certyfikatów jest niezbędna w przypadku profesjonalistów podpisujących dokumenty z wielu stacji roboczych, np. prawników pracujących zarówno w biurze, jak i w domu, lub dyrektorów podpisujących dokumenty zarówno z komputera stacjonarnego, jak i laptopa. Wyeksportowany plik certyfikatu należy traktować jako poufne dane uwierzytelniające. Przechowuj je w menedżerze haseł lub zaszyfrowanym dysku USB, a nie w niezaszyfrowanym załączniku do wiadomości e-mail lub w folderze w chmurze. Każdy, kto ma dostęp do pliku .pfx i jego hasła, może zastosować Twój podpis cyfrowy do dowolnego pliku PDF.
| Metoda przechowywania | Przenośność | Szybkość podpisywania |
|---|---|---|
| Tożsamość przechowywana w programie Acrobat Pro | Przywiązany do jednego komputera | Dwa kliknięcia, aby podpisać po konfiguracji |
| Profil usługi podpisu w chmurze | Dowolne urządzenie z loginem | Jedno kliknięcie, aby podpisać po przesłaniu |
| Plik certyfikatu cyfrowego (.pfx) | Plik przenośny, dowolne kompatybilne oprogramowanie | Zaimportuj certyfikat, a następnie podpisz |
Zarządzanie wieloma podpisami dla różnych ról
Profesjonalista, który podpisuje dokumenty w różnych celach, np. osobiście w przypadku umów indywidualnych i w imieniu firmy w przypadku umów biznesowych, potrzebuje dwóch oddzielnych tożsamości podpisu. Utwórz jeden identyfikator cyfrowy dla celów osobistych i drugi dla roli firmy. Nadaj każdemu identyfikatorowi opisową nazwę, która ułatwi wybranie prawidłowego z listy rozwijanej Podpisz jako. Przypadkowe podpisanie dokumentu osobistego podpisem firmy lub odwrotnie, powoduje zamieszanie, a w kontekście regulowanym – potencjalne problemy prawne.
Usługi podpisu w chmurze obsługują wiele ról poprzez przełączanie kont lub profile obszarów roboczych. Użytkownik DocuSign może należeć do wielu kont, każde z własnym profilem podpisu i marką firmy. Przełączanie między kontami wymaga jednego kliknięcia w menu konta. Rozdzielenie jest jasne i zapobiega błędom w podpisach związanych z różnymi rolami, które są możliwe, gdy wiele identyfikatorów cyfrowych jest przechowywanych w tym samym lokalnym magazynie certyfikatów bez wyraźnego oznakowania.
Ponowne użycie podpisu cyfrowego w wielu plikach PDF polega na jednorazowym zapisaniu tożsamości podpisu i wybraniu go z listy przy każdym kolejnym podpisaniu. Pięciominutowa inwestycja w konfigurację przechowywanego identyfikatora cyfrowego lub profilu podpisu w chmurze zwraca się w ciągu pierwszego tygodnia regularnego podpisywania. W przypadku profesjonalistów, którzy codziennie podpisują dokumenty, ponowne wykorzystanie podpisu zmienia podpisywanie z powtarzającego się zadania konfiguracyjnego w etap potwierdzenia jednym kliknięciem.
Zabezpieczanie przechowywanych podpisów tożsamości przed nieuprawnionym użyciem
W większości przypadków podpis cyfrowy przechowywany w lokalnym magazynie certyfikatów lub w profilu w chmurze stanowi dane uwierzytelniające, które należy chronić. Ustaw silne hasło na identyfikatorze cyfrowym, które różni się od hasła logowania do komputera i hasła e-mail. Jeśli ktoś uzyska dostęp do Twojego odblokowanego komputera, nie powinien mieć możliwości podpisywania dokumentów tak jak Ty bez osobnego wprowadzenia hasła identyfikatora cyfrowego. W programie Acrobat Pro skonfiguruj identyfikator cyfrowy tak, aby wymagał hasła podczas każdej sesji podpisywania, a nie tylko podczas początkowego tworzenia.
Jeśli chodzi o obieg dokumentów, w przypadku profili podpisów w chmurze włącz uwierzytelnianie wieloskładnikowe na koncie usługi. Profil podpisu przechowywany na serwerach usługi jest szyfrowany przy użyciu poświadczeń Twojego konta, a usługa MFA dodaje drugi etap weryfikacji, który zapobiega niewłaściwemu użyciu podpisu, nawet jeśli Twoje hasło zostanie naruszone. Okresowo przeglądaj listę urządzeń zalogowanych do Twojego konta podpisu w chmurze i odbieraj dostęp wszystkim urządzeniom, których już nie używasz. Te praktyki bezpieczeństwa chronią przechowywaną tożsamość podpisu tak poważnie, jak chroni się każdy inny legalny organ podpisujący.
Automatyczne składanie podpisów w różnych seriach dokumentów
W przypadku organizacji, które wielokrotnie wysyłają ten sam typ dokumentu do podpisu, program Acrobat Pro obsługuje wsadowe podpisywanie cyfrowe za pośrednictwem Kreatora akcji. Utwórz akcję, która otworzy folder plików PDF, zastosuje do każdego określony identyfikator cyfrowy i zapisze podpisane kopie w folderze wyjściowym. Akcja przebiega bezobsługowo, przetwarzając setki dokumentów w czasie potrzebnym do ręcznego podpisania jednego.
Usługi podpisu w chmurze oferują punkty końcowe API do automatycznego podpisywania. Skrypt przesyła plik PDF, określa tożsamość osoby podpisującej i odbiera z powrotem podpisany plik PDF. Interfejs API integruje się z potokami generowania dokumentów, w których system tworzy plik PDF, wysyła go do podpisu i archiwizuje podpisaną kopię bez interwencji człowieka. W przypadku scenariuszy o dużej liczbie transakcji, takich jak automatyczne generowanie faktur lub wydawanie certyfikatów, jedynym praktycznym podejściem jest podpisywanie oparte na interfejsie API. Automatyzacja aplikacji do podpisów zmienia podpisywanie cyfrowe z czynności wykonywanej ręcznie dla każdego dokumentu w proces w tle, umożliwiając podpisywanie woluminów, których nie dałoby się obsłużyć ręcznie.
Podpis cyfrowy wielokrotnego użytku zwiększa produktywność każdego, kto podpisuje więcej niż kilka plików PDF tygodniowo. Konfiguracja zajmuje pięć minut, każde kolejne podpisanie zajmuje sekundy, a łączna oszczędność czasu w ciągu roku jest znaczna. Konfiguracja zajmuje pięć minut. Każde kolejne podpisanie zajmuje sekundy. W ciągu roku regularnego podpisywania czas zaoszczędzony w porównaniu do tworzenia nowego podpisu dla każdego dokumentu to godziny odzyskanego produktywnego czasu. Metoda podpisu przechowywanego jest standardową praktyką wśród profesjonalistów, którzy codziennie podpisują dokumenty.
Podejście oparte na przechowywanym podpisie cyfrowym ma zastosowanie zarówno w przypadku indywidualnych praktyków podpisujących kilka umów z klientami tygodniowo, jak i zespołów w przedsiębiorstwach przetwarzających setki dokumentów za pomocą zautomatyzowanych procesów podpisywania. Początkowa inwestycja w konfigurację wynosząca pięć minut zwraca się w sposób ciągły przez cały okres życia tożsamości podpisu.
Wypróbuj opcję Podpisz PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.