Na komputerze służbowym często obowiązują ograniczone zasady instalacji oprogramowania. Nie można pobrać programu Adobe Acrobat Pro, nie można uruchomić instalatora ani dodać rozszerzeń przeglądarki bez zgody działu IT. Nadal musisz wysłać plik PDF chroniony hasłem do zewnętrznego klienta lub partnera. Pytanie brzmi, czy istnieje jakakolwiek ścieżka do PDF Security, która nie wymaga instalowania oprogramowania lub żądania wyjątku od działu IT.
Odpowiedź brzmi: tak, za pośrednictwem dwóch głównych kanałów: opartych na przeglądarce narzędzi do ochrony plików PDF online, które działają w całości w Internecie bez instalacji lokalnej, oraz wbudowanych funkcji systemu operacyjnego, które mogą generować pliki PDF chronione hasłem za pośrednictwem okna dialogowego drukowania do pliku PDF. Żadne z podejść nie wymaga uprawnień administratora ani instalacji oprogramowania, a oba tworzą pliki PDF chronione standardowym szyfrowaniem AES, które respektuje każdy nowoczesny czytnik plików PDF.
Narzędzie WukongPDF Protect PDF dodaje ochronę hasłem do plików PDF bezpośrednio w przeglądarce. Prześlij plik, ustaw hasło i pobierz wersję chronioną bez instalowania czegokolwiek na komputerze służbowym.
Jak działa ochrona hasłem plików PDF bez lokalnego oprogramowania
Ochrona hasłem plików PDF opiera się na algorytmach szyfrowania wbudowanych w samą specyfikację pliku PDF. Jeśli ustawisz otwarte hasło w pliku PDF, jego zawartość zostanie zaszyfrowana przy użyciu algorytmu AES, a hasło stanie się kluczem deszyfrującym. Czytnik PDF, który otwiera plik, obsługuje deszyfrowanie w sposób przejrzysty po wprowadzeniu przez użytkownika prawidłowego hasła. Etap szyfrowania i ustawiania hasła może nastąpić w dowolnym miejscu. Na komputerze lokalnym z programem Acrobat Pro, na serwerze internetowym za pośrednictwem narzędzia online lub poprzez wbudowaną funkcję systemu operacyjnego. Powstały chroniony plik PDF jest identyczny niezależnie od tego, gdzie przeprowadzono szyfrowanie.
W praktyce kluczowym czynnikiem bezpieczeństwa w przypadku narzędzi opartych na przeglądarce jest to, że niezaszyfrowany plik PDF musi zostać przesłany na zdalny serwer w celu przetworzenia. W przypadku dokumentów zawierających poufne informacje ten etap przesyłania stwarza ryzyko narażenia danych, które nie występuje w przypadku oprogramowania zainstalowanego lokalnie. Renomowane internetowe serwisy PDF określają swoje praktyki postępowania z danymi w polityce prywatności i usuwają przesłane pliki po przetworzeniu. Przed przesłaniem poufnego dokumentu służbowego do dowolnej usługi online sprawdź, czy zasady przechowywania i usuwania danych danej usługi są zgodne z wymogami bezpieczeństwa informacji Twojej organizacji.
Wypróbuj opcję Chroń plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Metoda 1: Oparte na przeglądarce narzędzia do ochrony plików PDF w trybie online
Otwórz przeglądarkę internetową i przejdź do usługi ochrony plików PDF online. Prześlij plik PDF, przeciągając go do okna przeglądarki lub korzystając z selektora plików. Wpisz hasło w odpowiednim polu. Większość usług oferuje również osobne hasło uprawnień, które ogranicza edycję, drukowanie i kopiowanie niezależnie od otwartego hasła. Dla prostej ochrony ustaw tylko otwarte hasło. Kliknij opcję Chroń lub Szyfruj, a usługa przetworzy plik. Natychmiast pobierz chroniony plik PDF.
Przetestuj chroniony plik PDF, otwierając go w czytniku plików PDF. Czytelnik powinien zapytać o hasło przed wyświetleniem jakiejkolwiek treści. Wprowadź ustawione hasło i potwierdź, że dokument otwiera się poprawnie. Bez hasła czytnik powinien wyświetlić pustą stronę lub monit o podanie hasła, w zależności od czytnika. Wiele narzędzi internetowych ogranicza rozmiar pliku do bezpłatnego przetwarzania, zwykle od 25 do 100 MB. W przypadku większych plików najpierw podziel plik PDF za pomocą narzędzia podziału, chroń każdą część osobno lub skorzystaj z metody drukowania do pliku PDF opisanej poniżej.
Metoda 2: Drukuj do pliku PDF przy użyciu wbudowanych funkcji systemu operacyjnego
Zarówno system Windows, jak i macOS zawierają opcję Microsoft Print to PDF lub Save as PDF w oknie dialogowym drukowania dowolnej aplikacji. Wynikowy plik PDF nie jest domyślnie chroniony hasłem, ale ścieżkę drukowania można połączyć z innymi wbudowanymi narzędziami, aby zapewnić ochronę. W systemie Windows drukarka Microsoft Print to PDF nie obsługuje natywnie ochrony hasłem. Rozwiązaniem jest użycie programu Microsoft Word, jeśli jest on już zainstalowany, co często znajduje się na komputerach w pracy. Otwórz plik PDF w programie Word, który przekonwertuje go na dokument edytowalny, następnie przejdź do Plik, Zapisz jako, wybierz PDF, kliknij Opcje i zaznacz Zaszyfruj dokument hasłem.
W systemie macOS wbudowana aplikacja Preview może eksportować plik PDF z szyfrowaniem. Otwórz plik PDF w podglądzie, przejdź do Plik, a następnie Eksportuj. W oknie dialogowym eksportu zaznacz pole wyboru Szyfruj, wprowadź hasło i zapisz. W wersji zapoznawczej stosuje się 128-bitowe szyfrowanie AES. Ta funkcja jest dostępna na każdym komputerze Mac bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania. Dla użytkowników systemu Windows bez programu Word metoda oparta na przeglądarce jest najbardziej niezawodną opcją niewymagającą instalacji.
Metoda 3: Aplikacje mobilnego skanera plików PDF na telefonie służbowym
Jeśli instalacja oprogramowania na komputerze służbowym jest ograniczona, ale telefon służbowy umożliwia instalowanie aplikacji, mobilny skaner plików PDF lub aplikacja do edycji mogą dodać do pliku PDF ochronę hasłem. Prześlij plik PDF na telefon za pośrednictwem poczty e-mail lub aplikacji do przechowywania w chmurze. Otwórz go w aplikacji PDF obsługującej ochronę hasłem, takiej jak Adobe Acrobat Reader dla urządzeń przenośnych lub Microsoft 365. Zastosuj hasło i zapisz chronioną kopię. Prześlij chroniony plik PDF z powrotem na komputer służbowy za pośrednictwem poczty e-mail lub magazynu w chmurze.
Ochrona oparta na urządzeniach mobilnych sprawdza się dobrze w przypadku okazjonalnego użycia pojedynczych dokumentów. Nie skaluje się do przetwarzania wsadowego wielu plików. Podejście oparte na aplikacji mobilnej pozwala również uniknąć ryzyka narażenia danych w związku z przesyłaniem poufnych dokumentów do usługi online, ponieważ przetwarzanie odbywa się na telefonie, a nie na zdalnym serwerze. W przypadku bardzo poufnych dokumentów przechowywanych na zablokowanym komputerze służbowym, praktyczną ścieżkę ochrony stanowi telefon komórkowy.
| Metoda | Wymagana instalacja? | Siła szyfrowania |
|---|---|---|
| Narzędzie do ochrony plików PDF online | Nie, działa w przeglądarce | 128-bitowy lub 256-bitowy AES, w zależności od usługi |
| Wbudowana drukarka PDF systemu operacyjnego | Nie, już zainstalowany | Różnie, często 128-bitowy AES |
| Mobilna aplikacja do skanowania plików PDF | Instalacja aplikacji, nie są potrzebne uprawnienia administratora | Typowo 128-bitowy AES |
Dobre praktyki dotyczące haseł w przypadku chronionych plików PDF
Szyfrowanie jest tak silne, jak hasło. 256-bitowy plik PDF zaszyfrowany AES z hasłem 1234 zasadniczo nie zapewnia żadnej ochrony. Użyj hasła składającego się z co najmniej 12 znaków, składających się z wielkich i małych liter, cyfr i symboli. Przekaż hasło odbiorcy innym kanałem niż sam plik PDF. Jeśli wyślesz chroniony plik PDF e-mailem, wyślij hasło SMS-em, telefonicznie lub w osobnym e-mailu z innym tematem. Dzięki temu oddzieleniu osoba atakująca przechwytująca wiadomość e-mail nie będzie miała zarówno pliku, jak i klucza.
Nie przechowuj hasła w nazwie pliku PDF ani w treści tej samej wiadomości e-mail. Praktyki te są sprzeczne z celem ochrony hasłem. Zapisz hasło w menedżerze haseł, aby móc później udostępnić je odbiorcy i odzyskać w razie potrzeby. Zabezpieczenie hasłem pliku PDF na zablokowanym komputerze służbowym za pomocą narzędzia opartego na przeglądarce lub wbudowanej funkcji systemu operacyjnego zajmuje kilka minut. Ochrona, jaką zapewnia, jest rzeczywista, a przepływ pracy działa bez powodowania naruszeń zasad IT.
Co zrobić, jeśli narzędzie online blokuje plik PDF
Niektóre narzędzia online do ochrony plików PDF odrzucają pliki, które przekraczają limit rozmiaru, zawierają wykrywalne wzorce poufnej treści lub pochodzą z określonych zakresów adresów IP. Jeśli Twój plik PDF zostanie odrzucony, wypróbuj inną usługę. Podstawowa technologia szyfrowania jest ustandaryzowana, więc dane wyjściowe dowolnej renomowanej usługi są funkcjonalnie identyczne. Jeśli wiele usług odrzuci plik, problemem jest prawdopodobnie rozmiar pliku. Podziel plik PDF na mniejsze części za pomocą bezpłatnego narzędzia do dzielenia online, chroń każdą część indywidualnie i wyślij odbiorcy zestaw chronionych plików wraz z instrukcjami scalania ich po odblokowaniu. Chociaż dodaje to odbiorcy dodatkowe kroki, zachowuje możliwość ochrony hasłem dużego dokumentu bez zainstalowanego oprogramowania.
W przypadku powtarzających się potrzeb związanych z ochroną zablokowanego komputera, dodaj w przeglądarce niezawodną usługę ochrony plików PDF online. Usługi, które działają od kilku lat i mają jasną politykę prywatności z wyraźnie określonymi ramami czasowymi usuwania danych, są bezpieczniejszym wyborem niż zupełnie nowe usługi z minimalną ilością dokumentacji. Usługa stwierdzająca, że przesłane pliki są usuwane w ciągu godziny od przetworzenia, zapewnia rozsądny okres ekspozycji danych w przypadku większości dokumentów biznesowych.
Szyfrowanie plików PDF na Chromebooku lub komputerze publicznym
W przypadku większości narzędzi scenariusz blokady obejmuje Chromebooki i komputery z dostępem publicznym, na których instalacja oprogramowania jest jeszcze bardziej ograniczona. Na Chromebooku podstawową opcją są narzędzia ochrony online oparte na przeglądarce. ChromeOS obsługuje te same narzędzia internetowe, co każdy inny system operacyjny w przeglądarce Chrome. Prześlij plik PDF do usługi online, ustaw hasło i pobierz chronioną wersję do pamięci lokalnej lub na Dysk Google.
Komputery w bibliotekach publicznych dodatkowo komplikują konta oparte na sesjach, w przypadku których pliki pulpitu są czyszczone przy wylogowaniu. Po zabezpieczeniu pliku PDF w Internecie zapisz dane wyjściowe na dysku USB lub wyślij je e-mailem. Nie wprowadzaj wrażliwych haseł na komputerach publicznych, które mogą mieć keyloggery. Ogranicz ochronę plików PDF na komputerach publicznych do plików niezawierających bardzo poufnej zawartości, ponieważ środowisko stwarza ryzyko, którego żadne narzędzie online nie jest w stanie w pełni złagodzić. Oparta na przeglądarce procedura ochrony plików PDF wypełnia specyficzną lukę dla użytkowników potrzebujących bezpieczeństwa dokumentów na zablokowanych urządzeniach i w tym przypadku zapewnia praktyczne rozwiązanie, gdy alternatywą jest wysłanie dokumentu bez ochrony.
Wygoda ochrony plików PDF w oparciu o przeglądarkę wiąże się z odpowiedzialnością za wybór usługi zapewniającej przejrzyste praktyki dotyczące danych. Przed przesłaniem dokumentu roboczego, nawet niewrażliwego, zapoznaj się z polityką prywatności usługi pod kątem trzech konkretnych punktów: jak długo przesłane pliki są przechowywane, czy dostęp do treści plików jest uzyskiwany w jakimkolwiek celu innym niż przetwarzanie oraz czy połączenie wykorzystuje szyfrowanie HTTPS. Usługa, która usuwa pliki w ciągu godziny, nie ma dostępu do treści niemożliwych do przetworzenia i wykorzystuje HTTPS do wszystkich transferów, spełnia minimalne standardy ochrony dokumentów biznesowych na zablokowanym komputerze.
Wypróbuj opcję Chroń plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.