Rysowanie podpisu za pomocą myszy powoduje powstanie postrzępionych, dziecięcych bazgrołów, które w niczym nie przypominają prawdziwego podpisu. Mysz nie została zaprojektowana do pisania ręcznego, a wynik podważa profesjonalizm podpisanego dokumentu. Na szczęście większość narzędzi do podpisywania plików PDF oferuje alternatywy dla odręcznego rysowania za pomocą myszy: podpisy wpisywane, które są renderowane czcionką przypominającą pismo odręczne, przesłane obrazy podpisów i podpisy cyfrowe oparte na certyfikatach, które w ogóle nie wymagają podpisu wizualnego.
Czysty, profesjonalnie wyglądający podpis nie wymaga stabilnej ręki myszy. Wymaga wiedzy, jakiej metody podpisywania użyć.
Dodanie podpisu Podpisz PDF za pomocą kliknięć myszką oznacza wybranie metody podpisywania odpowiadającej wymaganiom dokumentu: podpis wpisany lub przesłany w przypadku większości dokumentów biznesowych lub certyfikat cyfrowy w przypadku dokumentów wymagających weryfikacji kryptograficznej. WukongPDF Narzędzia PDF obsługują wszystkie trzy metody, a poniższy tok pracy całkowicie eliminuje rysowanie odręczne.
Podpisy wpisywane: najszybsza metoda oparta na kliknięciu
Większość narzędzi do podpisywania plików PDF zawiera opcję podpisu maszynowego. Wpisujesz swoje imię i nazwisko, wybierasz z listy czcionkę przypominającą pismo odręczne, a narzędzie wyświetla Twoje imię i nazwisko tą czcionką jako podpis. Rezultat wygląda bardziej spójnie i profesjonalnie niż jakikolwiek podpis myszy odręcznej. Blok podpisu przedstawia Twoje imię i nazwisko zapisaną kursywą lub czcionką skryptową, o rozmiarze i położeniu dokładnie określonym przez Ciebie.
Podpisy wpisywane na maszynie są prawnie ważne w większości celów biznesowych w Stanach Zjednoczonych zgodnie z ustawą ESIGN, która ogólnie definiuje podpis elektroniczny jako dowolny elektroniczny dźwięk, symbol lub proces dołączony do dokumentu w celu podpisania. Imię i nazwisko wpisane czcionką skryptową z zamiarem podpisania spełnia tę definicję. W przypadku dokumentów wymagających wyższej pewności, takich jak regulowane umowy finansowe lub pisma sądowe, podpis oparty na certyfikacie cyfrowym zapewnia kryptograficzny dowód tożsamości, czego nie zapewnia podpis wpisany na maszynie.
Wypróbuj opcję Podpisz PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Przesyłanie obrazu podpisu do ponownego wykorzystania
Utwórz raz czysty obraz podpisu i używaj go ponownie w każdym podpisanym dokumencie. Podpisz swoje imię i nazwisko na białym papierze ciemnym długopisem. Zrób zdjęcie lub zeskanuj go w wysokiej rozdzielczości. Przytnij obraz ściśle wokół podpisu. Zapisz go jako plik PNG z przezroczystym tłem, który może wyprodukować większość edytorów zdjęć. Prześlij ten obraz do biblioteki podpisów narzędzia do podpisywania plików PDF. Od tego momentu podpisanie dokumentu odbywa się za pomocą dwóch kliknięć: wybierz podpis z biblioteki i kliknij w miejscu, w którym znajduje się na stronie.
Przezroczyste tło to szczegół, który sprawia, że przesłany podpis wygląda profesjonalnie. Podpis na białym prostokącie wyróżnia się na kolorowym tle lub nagłówkach dokumentów. Podpis z przezroczystym tłem wtapia się w dokument tak, jakby był podpisany bezpośrednio na papierze. Większość narzędzi do podpisywania plików PDF akceptuje pliki PNG i zachowuje przezroczystość podczas umieszczania podpisu na stronie. Jeśli Twoje narzędzie nie obsługuje przezroczystości, użyj koloru tła odpowiadającego kolorowi papieru dokumentu, zazwyczaj czystej bieli w przypadku nowoczesnych dokumentów.
Prawidłowe umiejscowienie i rozmiar podpisu
Umieszczenie kliknięcia domyślnie powoduje umieszczenie podpisu w pełnym rozmiarze. Większość narzędzi umożliwia zmianę rozmiaru poprzez przeciąganie rogów po umieszczeniu. W przypadku bloków podpisu stanowiących część formularza umieść podpis w wyznaczonym miejscu, a nie zakrywaj cały blok. Podpis wypełniający blok od krawędzi do krawędzi wygląda przesadnie i nieprofesjonalnie. Sygnatura na mniej więcej 60-80% szerokości bloku, wyśrodkowana, wygląda naturalnie.
Dokumenty wielostronicowe z wieloma lokalizacjami podpisów wymagają spójnego rozmiaru. Zastosuj ten sam obraz podpisu w tym samym względnym rozmiarze na każdej stronie podpisu. Niespójna wielkość, gdy podpis na stronie 3 jest większy niż na stronie 7, sygnalizuje, że podpisy mogły składać różne osoby lub że proces podpisywania był nieostrożny. Spójność jest wizualną cechą profesjonalnie wykonanego dokumentu.
| Metoda podpisywania | Wymagane kliknięcia | Wygląd | Waga prawna |
|---|---|---|---|
| Wpisano nazwę czcionką skryptu | 2-3 kliknięcia | Czyste, spójne, wyraźnie nie pisane odręcznie | Obowiązuje dla większości celów biznesowych w ramach ESIGN |
| Przesłany obraz podpisu | 2 kliknięcia po wstępnej konfiguracji | Wygląda jak prawdziwy podpis odręczny | Obowiązuje dla większości celów biznesowych w ramach ESIGN |
| Podpis certyfikatu cyfrowego | 3-5 kliknięć + konfiguracja certyfikatu | Pieczęć kryptograficzna, niekoniecznie podpis wizualny | Najwyższa waga prawna, dowód kryptograficzny |
| Odręczny rysunek myszką | Nie dotyczy (unikaj) | Postrzępiony, nieprofesjonalny | Prawnie ważny, ale nieprofesjonalny wygląd |
Konfigurowanie certyfikatu cyfrowego do podpisywania opartego na kliknięciach
Certyfikaty cyfrowe zapewniają najwyższy poziom pewności podpisu dzięki kryptografii klucza publicznego. Certyfikat wiąże Twoją tożsamość z parą kluczy kryptograficznych. Podczas podpisywania plik PDF zawiera podpis cyfrowy, który może zostać zweryfikowany przez każdą osobę otwierającą plik. Utworzenie certyfikatu cyfrowego do użytku osobistego jest bezpłatne dzięki funkcji identyfikatorów cyfrowych programu Adobe Acrobat lub za pośrednictwem zewnętrznych urzędów certyfikacji, które bezpłatnie wystawiają podstawowe certyfikaty sprawdzające poprawność adresu e-mail.
Konfiguracja certyfikatu jest procesem jednorazowym. W programie Acrobat przejdź do opcji Edycja, Preferencje, Podpisy i utwórz nowy identyfikator cyfrowy. Wybierz lokalizację przechowywania certyfikatu, ustaw hasło, aby je chronić, a także podaj swoje imię i nazwisko oraz adres e-mail. Po skonfigurowaniu podpisanie za pomocą certyfikatu powoduje dodanie widocznego lub niewidocznego podpisu cyfrowego, który pojawia się w panelu podpisów pliku PDF ze statusem zatwierdzenia. Konfiguracja zajmuje około pięciu minut. Każdy kolejny podpis wymaga trzech kliknięć: wybierz certyfikat, wprowadź jego hasło i kliknij Podpisz.
Obieg pracy z wieloma podpisami i metodami opartymi tylko na kliknięciu
Dokumenty wymagające wielu podpisów, umów, zatwierdzeń i podpisów korzystają z pól podpisu, które kierują każdego podpisującego do wyznaczonej lokalizacji. Utwórz pola podpisu w pliku PDF przed wysłaniem go do podpisu. Każde pole jest oznaczone nazwą lub rolą docelowego podpisującego. Sygnatariusze klikają swoje pole, składają podpis za pomocą dowolnej metody polegającej na kliknięciu, a podpisany dokument jest automatycznie przesyłany do następnego podpisującego w narzędziach obsługujących sekwencyjny obieg podpisów.
Podpisywanie sekwencyjne pozwala zachować kolejność podpisów, co ma znaczenie w przypadku dokumentów, w przypadku których kolejność podpisów ma znaczenie prawne. Umowa, która musi zostać podpisana najpierw przez kupującego, a następnie przez sprzedającego, powinna wykorzystywać przepływ pracy wymuszający to zamówienie, a nie umowę bezpłatną dla wszystkich, w której obie strony podpisują niezależnie. Metody podpisywania oparte na kliknięciu integrują się z tymi przepływami pracy dokładnie tak samo, jak metody odręczne, z tą zaletą, że każdy podpis wygląda profesjonalnie niezależnie od urządzenia wejściowego używanego przez każdego podpisującego.
Bezpieczne zapisywanie podpisanego dokumentu
Po podpisaniu zapisz podpisany plik PDF pod nową nazwą, która odróżnia go od niepodpisanego oryginału. Client-Contract-Signed.pdf w porównaniu z Client-Contract-Draft.pdf zapobiega pomyłkom związanym z przypadkowym wysłaniem niepodpisanej wersji. Niektóre narzędzia do podpisywania automatycznie dołączają -signed do nazwy pliku. Sprawdź to zachowanie w swoim narzędziu i ustal spójną konwencję nazewnictwa.
Zablokuj podpis po umieszczeniu, jeśli narzędzie oferuje taką opcję. Zablokowanie uniemożliwia przenoszenie, zmianę rozmiaru lub usunięcie podpisu przez kolejnych przeglądających. Odblokowany podpis może zostać przypadkowo przeciągnięty z bloku podpisu lub całkowicie usunięty przez osobę przeglądającą dokument. Blokowanie to proste pole wyboru podczas lub po umieszczeniu, które chroni integralność podpisanego dokumentu. Jeśli dokument wymaga dalszych zmian lub dodatkowych podpisów po Twoim, pomiń blokowanie do czasu, aż ostatni podpisujący złoży swój podpis.
Wypróbuj opcję Podpisz PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.