Archiwizacja pliku PDF to nie to samo, co jego zapisanie. Zapisany plik PDF znajduje się na dysku twardym w dowolnym stanie, w jakim był ostatnio używany. Zarchiwizowany plik PDF jest czyszczony, kompresowany i formatowany w celu długotrwałego przechowywania: czytelny za kilka dekad, wolny od niepotrzebnych wzdęć i zorganizowany w taki sposób, aby można było znaleźć odpowiedni dokument, gdy jest potrzebny. Różnica polega na tym, że kilka minut przygotowań teraz i godziny frustracji później.
Proces czyszczenia archiwizacji ma na celu trzy rzeczy: rozmiar pliku i wydajne przechowywanie. Metadane i struktura umożliwiające wykrywanie. I zgodność formatu dla przyszłej czytelności. Każdy cel ma określone kroki, które przygotowują plik PDF do długiego okresu przechowywania.
W poniższej tabeli przedstawiono etapy czyszczenia, ich cel i zalecaną kolejność.
| Krok | Działanie | Cel | Potrzebne narzędzie |
|---|---|---|---|
| 1 | Kompresja do jakości archiwalnej: kompresja bezstratna, która zachowuje całą zawartość, ale zmniejsza rozmiar pliku poprzez optymalizację strukturalną | Zmniejsz ilość miejsca na dysku bez utraty czytelności | Narzędzie do kompresji |
| 2 | Dodaj lub zaktualizuj metadane: tytuł, autor, temat, słowa kluczowe i data utworzenia | Spraw, aby plik był wykrywalny poprzez wyszukiwanie; wyjaśnij, czym jest ten dokument komuś, kto znajdzie go po latach | Edytor PDF |
| 3 | Usuń ukryte dane: stare metadane, historię wersji, osadzone miniatury, nieużywane obiekty | Usuń informacje, które nie mają związku z wersją zarchiwizowaną; zmniejsz rozmiar pliku | Narzędzie do czyszczenia metadanych |
| 4 | Dodaj zakładki, jeśli dokument ma więcej niż 10 stron | Umożliwia nawigację po zarchiwizowanym pliku bez konieczności przewijania każdej strony | Edytor PDF |
| 5 | OCR, jeśli dokument zawiera zeskanowane strony | Umożliwia przeszukiwanie zeskanowanej zawartości; bez OCR zeskanowane strony są niewidoczne dla narzędzi wyszukiwania | Narzędzie OCR |
| 6 | Zmień nazwę, zachowując spójną archiwalną konwencję nazewnictwa | Spraw, aby plik był rozpoznawalny na podstawie samej nazwy pliku; zawierać datę, typ dokumentu i opis | Menedżer plików |
Wybór odpowiedniego formatu archiwalnego
W przypadku większości archiwizacji odpowiedni jest standardowy plik PDF. PDF/A to wyspecjalizowany format archiwalny, który osadza wszystkie czcionki, uniemożliwia zewnętrzne zależności i ogranicza funkcje, które mogą stać się nieczytelne w przyszłości, takie jak JavaScript i odniesienia do plików zewnętrznych. PDF/A jest wymagany w przypadku archiwów rządowych i prawnych w wielu jurysdykcjach. Do archiwizacji osobistej i biznesowej wystarczy starannie przygotowany standardowy plik PDF.
Decyzja PDF Archive pomiędzy standardowym plikiem PDF a PDF/A zależy od wymaganej żywotności. Dokumenty, które musisz przeczytać za pięć lat, mogą bez problemu korzystać ze standardowego pliku PDF. Dokumenty, które muszą być czytelne za trzydzieści lat, powinny używać formatu PDF/A. Format zawiera wszystko, co jest potrzebne do renderowania, w samym pliku, dzięki czemu jest on niezależny i odporny na przyszłe zmiany w dostępności czcionek i technologii renderowania.
Wypróbuj opcję Kompresuj plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Porządkowanie zarchiwizowanych plików PDF w celu ich późniejszego odzyskania
Idealnie oczyszczony plik PDF jest bezużyteczny, jeśli nie można go znaleźć trzy lata później. Konwencja nazewnictwa, metadane i struktura folderów współpracują ze sobą jako system wyszukiwania. Nazwa pliku informuje, jaki to dokument. Metadane informują narzędzie wyszukiwania, co zawiera dokument. Struktura folderów grupuje powiązane dokumenty, dzięki czemu przeglądanie jest równie efektywne jak wyszukiwanie.
WukongPDF Kompresja PDF i narzędzia edycyjne obsługują etapy czyszczenia, które przygotowują pliki PDF do archiwizacji. Kompresuj, aby zmniejszyć rozmiar, dodaj metadane w celu ułatwienia ich wyszukiwania oraz zawartość zeskanowaną metodą OCR w celu umożliwienia wyszukiwania. Przygotowany plik jest gotowy do długotrwałego przechowywania w dowolnym systemie, w którym zarządzasz archiwalnymi dokumentami.
Testowanie zarchiwizowanych plików pod kątem przyszłej czytelności
Raz w roku otwórz kilka losowo wybranych zarchiwizowanych plików PDF i sprawdź, czy nadal można je odczytać. Zmiany oprogramowania, aktualizacja systemów operacyjnych i zmiana domyślnych czytników plików PDF. Plik, który został idealnie otwarty trzy lata temu, może być nieprawidłowo renderowany w bieżącej wersji czytnika plików PDF. Wyrywkowe sprawdzanie archiwum pozwala wykryć gnicie formatu, zanim wpłynie to na ważne dokumenty. Jeśli plik nie zostanie otwarty, nadal masz czas na jego konwersję, zanim znikną narzędzia do konwersji.
Wypróbuj opcję Kompresuj plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.