Konwertujesz plik PDF na Word i otwierasz wynik. Tekst jest, ale układ jest katastrofalny. Raport składający się z dwóch kolumn został scalony w jedną zaszyfrowaną kolumnę. Tabela, która została starannie zorganizowana w pliku PDF, jest teraz stosem pływających fragmentów tekstu rozrzuconych po całej stronie. Punktory straciły swoje kule. Pogrubione nagłówki są zwykłym tekstem. Konwersja technicznie przebiegła pomyślnie, słowa są poprawne, ale dokument wymaga tak dużego oczyszczenia, że równie dobrze można go przepisać od nowa.
Uszkodzone formatowanie po konwersji pliku PDF na Word to najczęstszy powód, dla którego ludzie porzucają przekonwertowane dokumenty i zaczynają od nowa. Jednak problemem często nie jest narzędzie do konwersji. Jest to rozbieżność między tym, co zawiera plik PDF, a tym, co spodziewa się znaleźć silnik konwersji. Zrozumienie konkretnych powodów przerw w formatowaniu pozwala zapobiec uszkodzeniom na etapie tworzenia pliku PDF lub zastosować ukierunkowane poprawki do przekonwertowanego dokumentu Word.
Dlaczego tabele PDF pękają podczas konwersji do formatu Word
Pliki PDF nie przechowują tabel jako tabel. Przechowują znaki na stronie pod określonymi współrzędnymi x, y. Tabela, która dla ludzkiego czytelnika wygląda na uporządkowaną, to po prostu tysiące niezależnych pozycji znaków w pliku PDF. Silnik konwersji PDF do Word musi przeprowadzić inżynierię wsteczną struktury tabeli poprzez analizę przestrzennego rozmieszczenia znaków. Wyszukuje wiersze, znajdując znaki w podobnych pozycjach pionowych. Wyszukuje kolumny, znajdując znaki w podobnych pozycjach poziomych. Zgaduje, gdzie znajdują się granice komórek, na podstawie przerw w pozycjach znaków.
Ten proces inżynierii wstecznej kończy się niepowodzeniem, co jest przewidywalne. Nie udaje się to, gdy tabela połączyła komórki, ponieważ w miejscu połączenia komórek nie ma wzorców przestrzennych wskazujących granicę kolumny. Nie udaje się to, gdy komórki zawierają wiele wierszy tekstu, ponieważ organizacja pionowa w komórce wygląda jak granice wierszy dla algorytmu wykrywania. Nie udaje się to, gdy tabela nie ma widocznych linii siatki, ponieważ algorytm opiera się na spójnych odstępach między kolumnami w celu wykrycia granic kolumn, a linie siatki zapewniają wizualne potwierdzenie, gdzie znajdują się granice. Nie udaje się to, gdy tabela została zeskanowana, a nie utworzona cyfrowo, ponieważ zeskanowane tabele są obrazami bez żadnych danych o położeniu znaków.
Wypróbuj PDF do Worda
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Jak naprawić uszkodzoną tabelę w przekonwertowanym dokumencie programu Word
Gdy tabela pojawia się w programie Word jako rozproszony tekst, najszybszą metodą naprawy jest przekonwertowanie jej na właściwą tabelę programu Word za pomocą funkcji Konwertuj tekst na tabelę. Zaznacz cały tekst, który powinien znajdować się w tabeli. Przejdź do Wstaw, Tabela, Konwertuj tekst na tabelę. Program Word wyświetli monit o podanie liczby kolumn i separatora oddzielającego komórki. Jeśli silnik konwersji używał tabulatorów do oddzielania komórek, wybierz Tabulatory. Jeśli użyto przecinków, wybierz Przecinki. Kliknij przycisk OK, a program Word utworzy na podstawie tekstu uporządkowaną tabelę. Ta poprawka zajmuje 30 sekund i tworzy prawidłowo sformatowaną tabelę, którą można edytować, sortować i stylizować jak każdą inną tabelę programu Word.
Jeśli tekst nie jest konsekwentnie rozdzielany, co ma miejsce, gdy silnik konwersji umieścił niektóre komórki ze znakami tabulatorów, a inne ze spacjami, wymagane jest ręczne oczyszczenie. Pracuj kolumna po kolumnie. Znajdź, gdzie kończy się tekst w pierwszej kolumnie i zaczyna tekst w drugiej kolumnie. Wstaw znak tabulacji na granicy każdej kolumny. Następnie użyj opcji Konwertuj tekst na tabelę z ogranicznikiem tabulacji. To ręczne podejście trwa dłużej, ale daje czystą tabelę, gdy automatyczne wykrywanie nie powiodło się.
Naprawianie układów wielokolumnowych połączonych w jedną kolumnę
Wielokolumnowe pliki PDF stanowią podobne wyzwanie w zakresie analizy przestrzennej. Mechanizm konwersji musi określić, gdzie kończy się pierwsza kolumna, a zaczyna druga kolumna, i musi zachować kolejność czytania: pierwsza kolumna od góry do dołu, następnie druga kolumna od góry do dołu. Gdy silnik zgadnie źle, albo kolumny są przeplatane, wiersz z kolumny pierwszej, wiersz z kolumny drugiej, wiersz z kolumny pierwszej, co powoduje naprzemienny bełkot, albo kolumny są łączone w jedną szeroką kolumnę, w wyniku czego tekst z pierwszej i drugiej kolumny wydaje się pomieszany.
Naprawianie scalonego układu wielokolumnowego wymaga ręcznego oddzielenia kolumn. W przekonwertowanym dokumencie programu Word określ, gdzie kończy się tekst z pierwszej kolumny, a zaczyna drugiej. Wstaw podziały sekcji lub podziały kolumn na tych granicach. Wytnij tekst z drugiej kolumny i wklej go do drugiej kolumny. Jest to żmudne w przypadku długich dokumentów, ale daje wynik o prawidłowej strukturze. Do przyszłych konwersji użyj Konwerter PDF, który wyraźnie obsługuje wykrywanie układu wielokolumnowego. WukongPDF wykrywa układy wielokolumnowe i zachowuje prawidłową kolejność czytania w eksportowanym dokumencie programu Word, całkowicie unikając problemu przeplatania.
Przywracanie formatowania: nagłówki, pogrubienie, kursywa i listy
Po naprawach strukturalnych tabel i kolumn przywróć formatowanie wizualne. Najszybszym narzędziem do tego celu jest Word Format Painter. Znajdź jeden poprawnie sformatowany element w dokumencie, nagłówek, pogrubione hasło, cytat zapisany kursywą. Wybierz, kliknij dwukrotnie ikonę Malarza formatów i namaluj formatowanie na innych elementach tego samego typu. Dwukrotne kliknięcie Malarza formatów pozostawia go aktywnym, dzięki czemu można go zastosować do wielu zaznaczeń bez konieczności ponownego zaznaczania go za każdym razem.
W przypadku nagłówków należy zastosować style nagłówków wbudowane w programie Word zamiast ręcznego formatowania pogrubienia i rozmiaru czcionki. Zaznacz tekst, a następnie kliknij Nagłówek 1, Nagłówek 2 lub Nagłówek 3 w galerii stylów. Używanie rzeczywistych stylów nagłówków zamiast formatowania wizualnego umożliwia okienko nawigacji programu Word, automatyczne generowanie spisu treści i prawidłowy eksport plików PDF z zakładkami. To uaktualnienie z formatowania wizualnego do stylów semantycznych przekształca przekonwertowany dokument z oczyszczonego bałaganu w działający plik o odpowiedniej strukturze.
Zapobieganie uszkodzeniom formatu na etapie tworzenia pliku PDF
Najlepszym rozwiązaniem uszkodzonego formatowania jest zapobieganie temu. Tworząc plik PDF, który może później wymagać ponownej konwersji do formatu Word, zastosuj te praktyki w dokumencie źródłowym. Używaj prawdziwych tabel utworzonych za pomocą funkcji Wstaw tabelę, a nie tekstu wyrównanego tabulatorami, który wygląda jak tabela. Używaj prawdziwych stylów nagłówków zamiast ręcznej zmiany pogrubienia i rozmiaru czcionki. Zamiast ręcznie wpisywanych gwiazdek i cyfr używaj prawdziwych list punktowanych i numerowanych. Zachowaj prosty układ. Unikaj pól tekstowych, pływających obrazów i ręcznie umieszczanych elementów, które wyglądają dobrze na stronie, ale powodują chaotyczne rozmieszczenie znaków w pliku PDF.
Eksportuj plik PDF z włączonymi znacznikami struktury. W oknie dialogowym Zapisz jako PDF programu Word kliknij Opcje i zaznacz opcję „Tagi struktury dokumentu pod kątem ułatwień dostępu”. Tagi struktury informują silnik konwersji PDF, które elementy są nagłówkami, które tabelami, a które listami. Te informacje strukturalne przetrwają podróż w obie strony: Word do PDF do Word. Im czystsza jest struktura dokumentu źródłowego, tym czystsza jest struktura przekonwertowanego pliku wyjściowego. Narzędzia do konwersji PDF Format WukongPDF zachowują strukturę dokumentu podczas konwersji pliku PDF na Word, redukując wysiłek związany z czyszczeniem z godzin do minut.
Specyficzna technika, która pozwala zaoszczędzić znaczny czas czyszczenia podczas konwersji złożonych plików PDF do programu Word: praca w dwóch przebiegach. W pierwszym przejściu skup się wyłącznie na naprawie konstrukcji. Napraw tabele za pomocą opcji Konwertuj tekst na tabelę. Oddziel połączone kolumny. Przywróć kolejność czytania. Nie dotykaj czcionek, kolorów, odstępów ani żadnego formatowania wizualnego. Strukturalnie solidny dokument z brzydkim formatowaniem można naprawić w ciągu kilku minut za pomocą narzędzi stylistycznych programu Word. Pięknie sformatowany dokument z połamanymi tabelami i pomieszanymi kolumnami jest ledwo użyteczny, niezależnie od tego, jak wygląda. W drugim przebiegu, gdy struktura jest już poprawna, zastosuj formatowanie: style nagłówków, wybór czcionek, marginesy, odstępy. To dwuprzebiegowe podejście pozwala skupić się na właściwym problemie we właściwym czasie i zapobiega typowej pułapce polegającej na spędzaniu 20 minut na dostosowywaniu rozmiarów czcionek w tabeli, która później okazuje się wymagać przebudowania od podstaw ze względu na połączenie kolumn.
Wypróbuj PDF do Worda
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.