Kancelarie prawne żyją z dokumentów, a większość z nich to pliki PDF. Wnioski sądowe, umowy, materiały odkrywcze, korespondencja, umowy z klientami, badania prawne — prawie wszystkie docierają, rozpowszechniają się i są archiwizowane w formacie PDF. Właściwy przepływ pracy PDF ma bezpośredni wpływ na wydajność rozliczeniową, zgodność i jakość obsługi klienta.
Wymagania dotyczące składania wniosków do sądu
Z pismami sądowymi wiążą się szczególne wymagania techniczne, które różnią się w zależności od jurysdykcji i systemu sądowego. Sądy federalne w USA stosują standard CM/ECF, który określa pliki PDF z możliwością przeszukiwania tekstu, określone ograniczenia rozmiaru plików (zwykle 35 MB na dokument) oraz wymagania dotyczące czcionki i marginesów. Sądy stanowe znacznie się między sobą różnią – niektóre akceptują dowolny plik PDF, inne wymagają określonych formatów. Przed złożeniem wniosku drogą elektroniczną należy zawsze sprawdzić stałe postanowienia sądu i lokalne przepisy.
Najczęstszym błędem przy składaniu dokumentów jest przesłanie zeskanowanego pliku PDF bez OCR. Sądy coraz częściej wymagają dokumentów z możliwością przeszukiwania tekstu, aby urzędnicy i sędziowie mogli wyszukiwać określone teksty i odwoływać się do nich. Przed przesłaniem każdego zeskanowanego dokumentu przeprowadź OCR PDF. Po OCR sprawdź, czy tekst można zaznaczyć przed przesłaniem.
Wypróbuj ochronę PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Redakcja przed produkcją i złożeniem
Właściwa redakcja jest jednym z najważniejszych — i najczęściej popełnianych — zadań PDF w praktyce prawniczej. Sądy nałożyły sankcje na prawników za przedstawianie dokumentów z błędnymi redakcjami, które umożliwiały obrońcy strony przeciwnej zapoznanie się z rzekomo chronionymi informacjami. Czarne wyróżnienie lub pole tekstowe umieszczone nad treścią w edytorze PDF nie jest prawdziwą redakcją — to element kosmetyczny. Tekst bazowy pozostaje w pliku i można go skopiować.
Prawdziwa redakcja trwale usuwa treść z pliku. Po zastosowaniu redakcji zweryfikuj ją: zaznacz zredagowany obszar i spróbuj skopiować – jeśli nic się nie wklei, oznacza to, że redakcja jest autentyczna. W przypadku produkcji o wysoką stawkę poproś drugą osobę o sprawdzenie każdej redakcji, zanim dokument zostanie opublikowany. Koszt czasowy weryfikacji jest minimalny w porównaniu z konsekwencjami nieudanej redakcji.
Przegląd umowy i znaczniki
Narzędzia do adnotacji PDF sprawiają, że recenzja umowy jest wydajna: podkreślaj postanowienia do dyskusji, dodawaj notatki na karteczkach z analizą, używaj przekreśleń do zaznaczania klauzul do usunięcia i używaj adnotacji tekstowych, aby zaproponować język zastępczy. Dobrze opatrzony adnotacjami plik PDF daje prawnikowi nadzorującemu jasny kontekst dla każdej sugerowanej zmiany bez osobnej notatki.
W przypadku umów, które będą merytorycznie negocjowane i dopracowywane, praca w programie Word ze funkcją śledzenia zmian jest bardziej odpowiednia niż znaczniki PDF — prawnicy drugiej strony muszą zaakceptować lub odrzucić zmiany, a proces ten działa lepiej w formacie edytowalnym. Konwertuj do formatu PDF tylko wtedy, gdy dokument jest gotowy do ostatecznego podpisu. Podczas aktywnych negocjacji przechowuj je w programie Word.
Numerowanie Batesa dla wykrywania
Numeracja Batesa — kolejne identyfikatory stron stosowane do każdej strony sporządzanego dokumentu — jest standardowym wymogiem w sporach sądowych. Każda strona otrzymuje unikalny identyfikator (np. ABC00001, ABC00002), który umożliwia precyzyjne odniesienie do konkretnych dokumentów w trakcie zeznań, wniosków i rozprawy.
Adobe Acrobat Pro ma wbudowane narzędzie do numerowania Batesa w obszarze Narzędzia → Edytuj PDF → Nagłówek & Stopka → Dodaj numerację Batesa. Dedykowane oprogramowanie do zarządzania dokumentami prawnymi, takie jak Relativity, Summation i iManage, obsługuje również numerację Batesa w ramach procesów produkcyjnych. W przypadku małych produkcji obsługiwanych bez dedykowanego oprogramowania procesowego wystarczające jest narzędzie Acrobat.
Bezpieczeństwo dokumentów klienta
Pliki PDF kancelarii prawnej zawierające poufne informacje klientów wymagają odpowiednich środków bezpieczeństwa. PDF Funkcje zabezpieczeń — otwieranie haseł do dokumentów wysyłanych zewnętrznie, ograniczenia edycji sfinalizowanych umów i ograniczenia drukowania poufnych dokumentów, w przypadku których nie należy wykonywać kopii fizycznych — dodają warstwy ochrony. Przesyłanie dokumentów klienta pocztą elektroniczną powinno odbywać się przy użyciu zaszyfrowanej wiadomości e-mail lub bezpiecznego portalu, a nie niezaszyfrowanych załączników zawierających jakiekolwiek poufne informacje.
Przechowywanie akt klientów odbywa się zgodnie z zasadami odpowiedzialności zawodowej, które różnią się w zależności od jurysdykcji – zazwyczaj minimum 5–7 lat po zamknięciu sprawy. PDF przechowywane w systemie zarządzania dokumentami ze spójnymi nazewnictwem i metadanymi spełniają wymagania dotyczące przechowywania, zapewniając jednocześnie możliwość przeszukiwania plików klienta i dostępność przez wymagany okres.
Wypróbuj ochronę PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.