Zapisywanie wiadomości e-mail w formacie PDF tworzy trwałe, przenośne zapisy, które istnieją niezależnie od jakiejkolwiek platformy e-mailowej. Przydatne do przechowywania ważnej korespondencji, tworzenia śladów papierowych do celów prawnych lub zgodności, udostępniania wątków e-mail osobom, które nie były w nich lub po prostu archiwizowania komunikacji przed zmianą dostawcy poczty e-mail. Proces ten jest prosty w każdym większym kliencie poczty e-mail.
Dlaczego PDF dobrze sprawdza się przy archiwizacji poczty e-mail
Formaty wiadomości e-mail — .eml, .msg — wymagają określonych klientów poczty e-mail do prawidłowego otwierania i wyświetlania. Plik .msg z Outlooka może nie otwierać się w Gmailu i odwrotnie. PDF Archiwum tego samego e-maila otwiera się w dowolnej przeglądarce PDF na dowolnym urządzeniu, teraz i za dwadzieścia lat, niezależnie od działającej platformy e-mail lub aktywnego konta.
PDF rejestruje także wygląd wiadomości e-mail — formatowanie, obrazy w tekście, podpisy — w sposób, którego nie można uzyskać w przypadku eksportu zwykłego tekstu. Ze względów prawnych plik PDF przedstawiający całą wiadomość e-mail w jej postaci jest bardziej przydatny jako dowód niż wyodrębniony tekst. Pliki PDF można podpisywać cyfrowo lub certyfikować, dodając warstwę integralności, która potwierdza, że treść wiadomości e-mail nie została zmieniona od czasu utworzenia PDF.
Wypróbuj Word do PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Zapisywanie e-maili jako PDF z Gmaila
Funkcja drukowania Gmaila to najprostsza ścieżka:
- Otwórz wiadomość e-mail w Gmailu
- Kliknij menu z trzema kropkami w prawym górnym rogu wiadomości e-mail i wybierz opcję Drukuj
- W oknie dialogowym drukowania zmień drukarkę na Zapisz jako PDF lub Microsoft Print na PDF
- Kliknij Zapisz i wybierz lokalizację i nazwę pliku
W przypadku całego wątku wiadomości e-mail Gmail drukuje całą rozmowę w jednym pliku PDF. W przypadku pojedynczej wiadomości w wątku kliknij ikonę rozwijania tej wiadomości przed wydrukowaniem, aby mieć pewność, że widoczna jest tylko ta wiadomość.
Zapisywanie wiadomości e-mail jako PDF z programu Outlook
Microsoft Outlook ma opcję bezpośredniego zapisywania PDF:
- Otwórz wiadomość e-mail w programie Outlook
- Przejdź do opcji Plik > Wydrukować
- Jako drukarkę wybierz Microsoft Print to PDF
- Kliknij opcję Drukuj, nazwij plik i zapisz
Outlook obsługuje także zapisywanie bezpośrednio jako PDF: Plik > Zapisz jako, a następnie wybierz PDF z listy rozwijanej typu pliku. Czasami daje to czystszy wynik niż metoda drukowania, zachowując większą część formatowania wiadomości e-mail i metadanych na wyjściu.
Zapisywanie e-maili z Apple Mail
Na komputerze Mac Apple Mail korzysta z systemowego okna dialogowego drukowania, które zawiera opcję PDF:
- Otwórz wiadomość e-mail w programie Mail i naciśnij klawisze Cmd+P
- W oknie dialogowym drukowania kliknij menu rozwijane PDF w lewym dolnym rogu
- Wybierz opcję Zapisz jako PDF, nazwij plik i zapisz
Co dzieje się z załącznikami do wiadomości e-mail
Zapisanie wiadomości e-mail w formacie PDF powoduje przechwycenie treści wiadomości e-mail — tekstu, obrazów wbudowanych i formatowania — ale nie załączników. Wiadomość e-mail z załączoną umową generuje plik PDF z treścią wiadomości e-mail wskazujący, że umowa została załączona, ale samego pliku umowy nie ma w pliku PDF.
Aby uzyskać pełny zapis, zapisz wiadomość e-mail jako PDF i osobno zapisz załączniki. Następnie Połącz PDF wiadomość e-mail PDF z załącznikami PDF, aby utworzyć jeden kompleksowy plik — wiadomość e-mail, po której następują bezpośrednio jej załączniki, a wszystko to w jednym dokumencie. Jest to szczególnie przydatne w przypadku archiwizacji prawnej i zgodności, gdzie należy zachować cały pakiet komunikacyjny.
Nadawanie nazw e-mailom PDF w celu zapewnienia długoterminowej możliwości znalezienia
Klienci poczty e-mail często sugerują temat wiadomości e-mail jako nazwę pliku, co jest zwykle uzasadnione, ale korzystniejsze jest dodanie daty. Nazwa pliku, np. „2024-03-15_ContractApproval_AcmeCorp.pdf” sortuje chronologicznie, identyfikuje treść i uwzględnia kontrahenta — wszystko, czego potrzebujesz, aby znaleźć ją kilka miesięcy później bez otwierania. Zastosuj PDF Kompresja, jeśli wiadomość e-mail PDF jest duża (obrazy w tekście powodują, że niektóre wiadomości e-mail są ciężkie), zanim złożysz ją w archiwum.
Wypróbuj Word do PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.