Menedżer prosi Cię o podpisanie umowy w jego imieniu. Osoba ta jest w podróży, jest niedostępna lub przekazała Ci uprawnienia do podpisywania. Masz dokument. Masz autoryzację. Ale w wierszu podpisu jest wymagane podanie ich imienia i nazwiska, a nie Twojego. Podpisanie cudzego nazwiska w pliku PDF, nawet za jej zgodą, rodzi pytania prawne zależne od rodzaju podpisu, jurysdykcji i konkretnego otrzymanego upoważnienia. Odpowiedź nie jest prosta: tak lub nie. Zależy to od tego, czy składasz podpis elektroniczny, czy podpis cyfrowy, czy podpisujesz się we własnym imieniu w ich imieniu, czy podpisujesz się bezpośrednio w ich imieniu oraz jaka istnieje dokumentacja potwierdzająca upoważnienie.
W tym przewodniku omówiono ramy prawne dotyczące podpisywania dokumentów w imieniu innej osoby, praktyczne metody prawidłowego wykonywania tego czynności oraz dokumentację, która chroni zarówno Ciebie, jak i osobę, w imieniu której składasz podpis.
Zgodnie z prawem agencyjnym w większości jurysdykcji osoba upoważniona do działania w imieniu innej osoby, zwana agentem, może podpisywać dokumenty w tym charakterze. Podpis wiąże mocodawcy, a nie agenta. Władza musi istnieć. Podpis musi wskazywać na relację agencyjną.
Zasada agencji: podpisywanie jako agent, a nie jako podszywający się
Podpisując się w imieniu innej osoby, podpisujesz się jako jej agent, a nie podszywając się pod tę osobę. Podpis powinien wyjaśniać relację agencyjną. Prawidłowy format podpisu agenta to imię i nazwisko głównego agenta, po którym następuje imię i nazwisko agenta oraz zakres obowiązków agencji. Na przykład „Acme Corporation, autorstwa Jane Smith, autoryzowanego przedstawiciela”; lub „John Doe, autor: Jane Smith, na podstawie pełnomocnictwa”. Ten format informuje odbiorcę, że podpis został złożony przez agenta posiadającego odpowiednie uprawnienia, korzystającego z narzędzi do podpisywania WukongPDF PDF Legal z odpowiednimi uprawnieniami.
Metoda Sign PDF w przypadku podpisów agencyjnych powinna wykorzystywać własny podpis, a nie kopię podpisu głównego. Bezpośrednie podpisanie nazwiska zleceniodawcy, nawet za jego zgodą, tworzy dokument, który fałszywie sprawia wrażenie, jakby został podpisany osobiście przez zleceniodawcę. Jest to problematyczne z prawnego punktu widzenia i w niektórych jurysdykcjach może stanowić fałszerstwo, nawet za ustną zgodą.
Wypróbuj opcję Podpisz PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Dokumentowanie Autoryzacji
Przed podpisaniem umowy w imieniu innej osoby należy uzyskać pisemne upoważnienie. W większości celów biznesowych wystarczająca jest wiadomość e-mail od zleceniodawcy stwierdzająca, że jesteś upoważniony do podpisania określonego dokumentu. W przypadku dokumentów o wyższej stawce, takich jak umowy powyżej określonej wartości lub zgłoszenia prawne, może być wymagane formalne pełnomocnictwo lub uchwała korporacyjna upoważniająca do podpisania. Dokumentacja powinna identyfikować dokument, stwierdzać, że jesteś upoważniony do jego podpisania i być opatrzona datą zbiegającą się z podpisaniem.
Przechowuj upoważnienie wraz z podpisanym dokumentem. Ścieżka audytu zabezpieczeń PDF dotycząca podpisu agencji obejmuje zarówno podpisany dokument, jak i upoważnienie uprawniające do jego podpisania. Bez upoważnienia kwestionowanie ważności podpisu powoduje, że nie masz żadnego dowodu na swoje uprawnienia.
Podpisy elektroniczne a cyfrowe do podpisywania agencji
Podpis elektroniczny, sporządzony lub wpisany w polu podpisu, może zostać złożony przez agenta w formacie agencyjnym opisanym powyżej. Podpis cyfrowy poparty certyfikatem stwarza komplikacje. Certyfikat wydawany jest na osobę fizyczną. Podpis cyfrowy zidentyfikuje Ciebie, agenta, jako osobę podpisującą. Jest to technicznie poprawne, ponieważ podpisałeś dokument. Odbiorca może jednak oczekiwać na podpisie głównej tożsamości. W załączonej korespondencji wyjaśnij, że dokument jest podpisany przez upoważnionego agenta.
Najlepszą praktyką PDF Legal dotyczącą podpisów cyfrowych agencji jest podpisywanie własnym certyfikatem i uwzględnienie w wyglądzie podpisu funkcji agencji. Panel podpisów pokazuje Twoją zweryfikowaną tożsamość. Tekst podpisu wskazuje, że jesteś podpisany jako agent. Obydwa są dokładne i sprawdzalne.
Kiedy nie należy podpisywać się w imieniu kogoś innego
Nie podpisuj w imieniu innej osoby, jeśli nie masz jasnego, udokumentowanego upoważnienia. Nie podpisuj, jeśli dokument wymaga poświadczenia notarialnego i nie występujesz przed notariuszem jako upoważniony agent. Nie podpisuj, jeśli dokument wyraźnie wymaga osobistego podpisu zleceniodawcy i nie pozwala na złożenie podpisu przez agencję. W takich sytuacjach zleceniodawca musi złożyć podpis osobiście. Twój podpis, nawet z autoryzacją, nie spełni tego wymogu.
Obieg agencji Podpisz PDF jest prawnie ważny, jeśli jest odpowiednio autoryzowany i odpowiednio sformatowany. Jest to prawnie ryzykowne, jeśli odbywa się bez upoważnienia lub przy użyciu formatu podpisu przesłaniającego związek agencyjny.
Korporacyjne uprawnienia do podpisywania i zasady delegowania uprawnień
Większość organizacji ma zasady określające, kto może podpisywać co. Prezes może podpisać wszystko. Kierownik działu może podpisywać dokumenty w swoim dziale. Menedżer może podpisywać rutynowe dokumenty operacyjne. Polityka powinna być udokumentowana i dostępna. Kiedy podpisujesz umowę w imieniu innej osoby, Twoje uprawnienia wynikają z niniejszych zasad. Jeśli zostaniesz zakwestionowany, możesz odwołać się do zasad, które Cię upoważniły.
Jeśli w Twojej organizacji nie ma polityki dotyczącej uprawnień do podpisywania, poproś o jej utworzenie. Ramy PDF Legal dotyczące podpisywania korporacyjnego opierają się na delegowanych uprawnieniach. Polityka dokumentuje delegację.
Wymagania dotyczące podpisu elektronicznego a wymagania dotyczące podpisu mokrego atramentu według typu dokumentu
Niektóre dokumenty zgodnie z prawem wymagają podpisu mokrym tuszem, niezależnie od przepisów dotyczących podpisu elektronicznego. Akty dotyczące nieruchomości w wielu jurysdykcjach. Testamenty i trusty. Niektóre dokumenty z zakresu prawa rodzinnego. Dokumenty te nie mogą być podpisane elektronicznie, przez agenta ani przez zleceniodawcę. Przed użyciem podpisu elektronicznego sprawdź wymagania dotyczące konkretnego typu dokumentu i jurysdykcji.
Obieg Podpisz PDF nie jest uniwersalnym zamiennikiem podpisów fizycznych. Zanim złożysz podpis elektroniczny, dowiedz się, które dokumenty wymagają atramentu.
Różnica między autoryzacją a ratyfikacją
Autoryzacja to pozwolenie wydane przed podpisaniem. Ratyfikacja to zatwierdzenie wydane po podpisaniu. Jeśli podpiszesz bez uprzedniego upoważnienia, ale mocodawca później ratyfikuje Twój podpis, podpis może zyskać moc prawną z mocą wsteczną. Ratyfikacja nie jest jednak gwarantowana. Mocodawca może zdecydować się nie ratyfikować, narażając Cię osobiście na podpisanie bez upoważnienia.
Uzyskaj autoryzację przed podpisaniem. Nie polegajcie na ratyfikacji po fakcie. Ramy PDF Legal dotyczące podpisywania umów z agencjami opierają się na uprzedniej autoryzacji. Ratyfikacja jest zabezpieczeniem na wypadek sytuacji awaryjnych, a nie standardowym procesem.
Podpisanie w imieniu organizacji a osoba fizyczna
Podpisanie w imieniu korporacji różni się od podpisania w imieniu osoby. Spółka działa poprzez swoich upoważnionych przedstawicieli. Twój podpis jest wiążący dla korporacji, jeśli zajmujesz odpowiednie stanowisko lub posiadasz delegowane uprawnienia do podpisywania. Podpisanie w imieniu osoby fizycznej wymaga specjalnego upoważnienia, zazwyczaj w formie pełnomocnictwa. Norma prawna dotycząca agencji korporacyjnej jest na ogół bardziej elastyczna niż w przypadku agencji osobistej.
Sprawdź, czy podpisujesz się w imieniu organizacji, czy osoby fizycznej. Wymagania dotyczące uprawnień Sign PDF różnią się w obu przypadkach. Podpisywanie firmowe podlega polityce organizacyjnej. Indywidualne podpisywanie podlega osobistemu upoważnieniu.
Wypróbuj opcję Podpisz PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.