Een PDF-portfolio is een containerformaat dat meerdere bestanden (PDFs, Word-documenten, afbeeldingen, spreadsheets en andere bestandstypen) in één enkele PDF-wrapper bevat. Het is iets anders dan het samenvoegen van PDFs in één document: in een portfolio behoudt elk bestand zijn oorspronkelijke formaat en kan het afzonderlijk worden geopend en bekeken. De portefeuille is de schil; de componentbestanden leven er intact in.
Hoe een PDF-portfolio verschilt van een samengevoegde PDF
Wanneer u PDFs samenvoegt, combineert u hun pagina-inhoud in één doorlopend document. Pagina 5 van document A loopt over in pagina 1 van document B en het resultaat is één document met één paginavolgorde. Een PDF-portfolio voegt geen inhoud samen; het bundelt bestanden en houdt ze allemaal gescheiden. De ontvanger kan individuele bestanden uit het portfolio halen en er zelfstandig mee werken.
Dit onderscheid is van belang voor bestandstypen die niet thuishoren in een samengevoegde PDF. U kunt een Excel-spreadsheet in een PDF-portfolio opnemen en de ontvanger kan deze met volledige functionaliteit in Excel openen. Voeg dat spreadsheet samen in een PDF en het wordt een platte afbeelding van het spreadsheet: geen formules, geen sortering, geen bewerking. Het portfolio behoudt het oorspronkelijke formaat.
Wanneer een PDF Portfolio zinvol is
Het primaire gebruiksscenario is het leveren van een pakket met gerelateerde bestanden die bij elkaar moeten blijven, maar ook afzonderlijk toegankelijk moeten zijn. Een contractant die een projectvoorstel indient, kan een begeleidende brief PDF, een werkomvang PDF, een prijsspreadsheet in Excel en referentieafbeeldingen in één portfolio verpakken. De klant ontvangt één bestand, maar kan elk onderdeel in de eigen applicatie openen.
Juridische en nalevingsdocumentpakketten zijn een ander veelgebruikt gebruik: een dossier met een contract PDF, ondersteunende correspondentie PDFs en een gegevensspreadsheet, allemaal geleverd als één georganiseerde eenheid. Het portfolio kan een navigeerbare interface bevatten waarmee de ontvanger kan zien wat er in zit en elk document kan openen zonder bestanden uit te pakken.
Voor creatieve professionals kan een PDF-portfolio ontwerpvoorbeelden, projectcasestudies en een prijslijst in verschillende formaten bevatten, terwijl ze als één uniforme inzending worden gepresenteerd.
Wanneer moet u in plaats daarvan een samengevoegde PDF gebruiken
Als al uw bronbestanden PDFs zijn en de ontvanger ze als één doorlopend document moet lezen (een rapport met bijlagen, een contract met bijlagen, een presentatie gevolgd door ondersteunend materiaal), is een Merge PDF-bewerking eenvoudiger en universeler compatibel. Samengevoegde PDFs geopend in elke PDF-viewer zonder speciale software of portfolio-ondersteuning.
Voor PDF-portfolio's is een PDF-viewer vereist die het portfolio-formaat ondersteunt om ze correct weer te geven. Adobe Reader verwerkt ze goed. Sommige andere viewers openen alleen het eerste document of tonen een algemene bestandslijst zonder de portfolio-interface. Als u niet weet welke software uw ontvangers gebruiken, is een samengevoegd PDF of een eenvoudig ZIP-bestand met de samenstellende documenten betrouwbaarder.
Een PDF Portfolio maken
Adobe Acrobat (de betaalde versie, niet alleen Reader) is het belangrijkste hulpmiddel voor het maken van PDF-portfolio's. Ga naar Bestand → Maken → PDF Portfolio, voeg uw bestanden toe, orden ze, voeg optioneel een voorblad en navigatie-interface toe en sla op. Het resultaat is één enkel .pdf-bestand dat wordt geopend in de portfolioweergave van Acrobat.
Met gratis en browsergebaseerde tools worden over het algemeen geen PDF-portfolio's gemaakt. Dit is een gebied waarop de betaalde functies van Acrobat niet eenvoudig elders kunnen worden gerepliceerd. Als het maken van portfolio's een normale workflowbehoefte is, rechtvaardigt Acrobat de kosten ervan. Voor incidenteel gebruik dient een ZIP-bestand met de samenstellende documenten vaak hetzelfde praktische doel met een bredere compatibiliteit.
Portfolio versus ZIP: een praktische vergelijking
Voor de meeste situaties waarin bestanden worden afgeleverd, bereikt een ZIP-bestand hetzelfde doel als een PDF-portfolio, met betere compatibiliteit en zonder dat speciale software vereist is. De ZIP wordt op elk platform geopend, ontvangers kunnen elk bestand uitpakken en voor de verpakking is Acrobat niet nodig. Het PDF-portfolio voegt vooral waarde toe als u een navigeerbare, visueel georganiseerde presentatie van de inhoud wilt (een voorblad, bestandsbeschrijvingen, een gestructureerde interface) in plaats van alleen maar een verzameling bestanden in een map.