Niet alle PDF's zijn gelijk gemaakt, omdat niet alle software PDF's op dezelfde manier maakt. Een PDF die uit Microsoft Word wordt geëxporteerd, slaat tekst op als vloeiende inhoud met duidelijke alinea-einden en ingesloten lettertypen. Een PDF die uit Adobe InDesign wordt geëxporteerd, kan tekst omzetten naar vectorcontouren voor nauwkeurige visuele controle, waarbij bewerkbaarheid wordt opgeofferd voor ontwerpgetrouwheid. Een PDF die wordt gegenereerd door een browsergebaseerde conversietool structureert het bestand anders dan een PDF die door een desktoptoepassing wordt geproduceerd. Een PDF van een scanner bevat helemaal geen tekst, alleen paginaafbeeldingen. Wanneer u deze bestanden in een PDF-editor opent, varieert de bewerkingservaring aanzienlijk, afhankelijk van de software die het bestand oorspronkelijk heeft gemaakt.
Als u begrijpt hoe de oorsprong van een PDF de bewerkbaarheid beïnvloedt, schept u realistische verwachtingen voordat u begint met bewerken. Pogingen om precieze tekstbewerkingen uit te voeren in een ontwerp-PDF waarbij de tekst naar contouren is geconverteerd, zullen mislukken, ongeacht welk bewerkingshulpmiddel u gebruikt. Als u dit van tevoren weet, bespaart u de frustratie dat u het na tien minuten proberen ontdekt. Het bewerkingshulpmiddel dat u kiest, is van belang. De software die de PDF heeft gemaakt, is belangrijker.
De PDF Editor-ervaring varieert meer per toepassing dan per bewerkingstool. Een dure desktopeditor kan tekst die door InDesign naar contouren is geconverteerd, net zomin bewerken als een gratis browsergebaseerd hulpmiddel. De structuur van het bestand bepaalt het plafond voor de bewerkingsmogelijkheden.
PDF's uit Word- en Office-toepassingen
Microsoft Word exporteert PDF's met goed gestructureerde tekstobjecten, ingesloten lettertypen en duidelijke alineaopmaak die nauw aansluit bij het originele document. Deze PDF's zijn het meest bewerkbare type dat u tegenkomt. In elke competente browsergebaseerde editor kun je in een tekstblok klikken, de woorden wijzigen, de lettergrootte wijzigen en de stijl aanpassen. Afbeeldingen kunnen worden geselecteerd, verplaatst en vergroot of verkleind. Pagina's kunnen opnieuw worden gerangschikt door miniaturen te slepen. De interne structuur die Word creëert tijdens de PDF-export is eenvoudig, voldoet aan de standaarden en is gebruiksvriendelijk voor de editor.
Excel- en PowerPoint-exports zijn verschillende verhalen. Excel PDF's kunnen brede tabellen over paginagrenzen verdelen en diagrammen insluiten als statische afbeeldingen, waardoor de onderliggende gegevens ontoegankelijk worden voor bewerking. PowerPoint PDF's slaan elke dia op als een afbeelding van een volledige pagina in veel exportconfiguraties, vooral wanneer de presentatie aangepaste lettertypen, complexe animaties of niet-standaard diaformaten gebruikt. Het bewerken van tekst in een PowerPoint PDF betekent vaak het bewerken van de tekst in een diaafbeelding, wat helemaal geen tekstbewerking is. Het vereist OCR om eerst de tekst te extraheren, waarna u de OCR-uitvoer bewerkt, en niet de originele dia-inhoud.
PDF's van ontwerpsoftware: schoonheid ten koste van bewerkbaarheid
Adobe InDesign, Illustrator en soortgelijke professionele ontwerptools produceren PDF's die zijn geoptimaliseerd voor visuele perfectie en nauwkeurigheid van de afdrukproductie. Deze toepassingen kunnen tekst exporteren als bewerkbare tekstobjecten, maar ze kunnen ook tekst omzetten naar contouren, dit zijn vectorvormen die precies op de originele tekens lijken, maar geen informatie bevatten over wat die tekens eigenlijk zijn. Voor een PDF-editor is omlijnde tekst slechts een verzameling curven. Er zijn geen letters om te bewerken, geen woorden om te selecteren, geen lettertype om te veranderen.
Als u een ontwerp-PDF ontvangt en de tekst moet bewerken, bepaalt u eerst of de tekst live of omlijnd is. Probeer een woord te selecteren met het tekstselectiehulpmiddel. Als u individuele tekens kunt markeren, is de tekst live en bewerkbaar. Als klikken op de tekst de hele pagina selecteert of niets doet, is de tekst waarschijnlijk omlijnd of is de pagina een afbeelding. De PDF-indeling-structuur van ontwerp-PDF's kan ook lagen, kleurprofielen, afloopmarkeringen en andere elementen voor de afdrukproductie bevatten die basiseditors in verwarring brengen.
PDF's van scanners en telefooncamera's
Scanner- en camera-PDF's zijn paginaafbeeldingen verpakt in een PDF-container. Er is geen tekst om te bewerken. Het document ziet eruit als tekst voor een menselijke lezer, maar is voor de computer een foto. Voordat enige bewerking mogelijk is, moet OCR worden uitgevoerd om een tekstlaag aan de pagina-afbeeldingen toe te voegen. Na OCR kan de tekst worden geselecteerd, doorzocht en bewerkt, maar de onderliggende paginaafbeelding blijft ongewijzigd. Als u de OCR-tekst verwijdert en een vervanging typt, is de origineel gescande tekst nog steeds zichtbaar achter uw bewerking, omdat de afbeeldingslaag niet is gewijzigd.
Voor zuivere bewerkingen van gescande documenten voert u eerst OCR uit om de tekst te extraheren, converteert u de PDF naar Word-indeling, voert u uw bewerkingen uit in Word en converteert u het bewerkte document weer naar PDF. Deze workflow vervangt de gescande afbeelding door een schoon digitaal document waarin uw wijzigingen zijn verwerkt. WukongPDF's PDF Tools ondersteunen deze pijplijn van OCR via conversie naar bewerking en uiteindelijke export.
De bewerkingsaanpak afstemmen op het PDF-type
Door Word gegenereerde PDF's kunnen met goede resultaten rechtstreeks in een browsereditor worden bewerkt. Ontwerpsoftware-PDF's moeten waar mogelijk in de oorspronkelijke brontoepassing worden bewerkt, waarbij bewerkingen op PDF-niveau gereserveerd zijn voor de kleinste correcties. Gescande PDF's vereisen OCR en formaatconversie voordat zinvolle bewerking mogelijk is. Door de juiste aanpak toe te passen op elk PDF-type vermijdt u de frustratie van het bestrijden van het bestandsformaat en levert u betere resultaten op dan wanneer u elke PDF door dezelfde bewerkingsworkflow moet dwingen.
Het bestand dat moeiteloos opent en soepel bewerkt, is waarschijnlijk in Word gemaakt. Het bestand dat terugvecht, is waarschijnlijk gemaakt in ontwerpsoftware. Het bestand dat helemaal niet kan worden bewerkt, is waarschijnlijk een scan. Het identificeren van de oorsprong duurt enkele seconden en vertelt u welke bewerkingsstrategie u moet gebruiken voordat u tijd verspilt aan een strategie die niet werkt.
Een PDF-oorsprong identificeren wanneer de bron onbekend is
Wanneer u een PDF ontvangt zonder aan te geven hoe deze is gemaakt, opent u de documenteigenschappen. De velden Toepassing en Producent identificeren de software die de PDF heeft gemaakt. Microsoft Word wordt weergegeven als de toepassingsnaam voor Word-exports. Adobe InDesign, Illustrator of Photoshop verschijnen voor de export van ontwerpsoftware. De naam van een scannerfabrikant of een algemene waarde duidt op een gescand document. De aanmaakmethode wordt vastgelegd in het bestand zelf.
Als u de oorsprong kent voordat u begint met bewerken, voorkomt u de meest voorkomende frustratie bij het bewerken: tekstbewerkingen proberen op een PDF waarbij de tekst is omgezet naar contouren. Probeer een enkel woord te selecteren. Als u afzonderlijke tekens kunt markeren, is de tekst bewerkbaar. Als klikken op zichtbare tekst de hele pagina selecteert of niets doet, wordt de tekst omlijnd of is de pagina een afbeelding. Deze test duurt twee seconden.
Behoud van bewerkbaarheid bij het maken van PDF's voor toekomstige bewerking
Als u een PDF maakt die u of iemand anders waarschijnlijk later moet bewerken, maak dan tijdens het exporteren keuzes die de toekomstige bewerkbaarheid maximaliseren. Exporteer vanuit Word met het insluiten van lettertypen ingeschakeld en zonder tekst naar contouren te converteren. Vermijd de print-naar-PDF-workflow, waarbij inhoud wordt gerasterd in pagina-afbeeldingen. Gebruik de functie Opslaan als PDF of Exporteren naar PDF, waarmee tekst als tekst wordt bewaard en de documentstructuur behouden blijft. Deze keuzes kosten niets tijdens het maken en besparen aanzienlijke inspanningen wanneer het document later moet worden bewerkt. WukongPDF behoudt de bewerkbaarheidskenmerken van de PDF's die het verwerkt.