PDF heeft de reputatie er overal hetzelfde uit te zien. Die reputatie is voor de meeste documenten welverdiend, maar niet absoluut. Als iemand je vertelt dat een PDF die je hebt verzonden er anders uitziet op zijn scherm, zijn er een aantal specifieke redenen waarom dat gebeurt. De meeste kunnen worden opgelost, en een paar zijn slechts de aard van de manier waarop verschillende apparaten en software met hetzelfde bestand omgaan.
Lettertypevervanging: de meest voorkomende oorzaak
Wanneer een PDF de lettertypen niet insluit, zoekt elke kijker naar die lettertypen op het apparaat waarop deze wordt uitgevoerd. Als het lettertype is geïnstalleerd, ziet het document eruit zoals bedoeld. Als dit niet het geval is, vervangt de kijker het dichtstbijzijnde beschikbare alternatief - en die vervanging verandert de tekenafstand, regeleinden en soms de algehele lay-out.
Dit is de meest voorkomende reden waarom een PDF er anders uitziet op een andere computer. Een koptekst die is ingesteld in een aangepast lettertype dat er vet en onderscheidend uitziet op de computer van de maker, verschijnt in Times New Roman op een computer waarop dat lettertype niet is geïnstalleerd.
De oplossing: sluit altijd lettertypen in bij het exporteren naar PDF. Gebruik in Word Bestand > Opslaan als > PDF en zorg ervoor dat het insluiten van lettertypen is ingeschakeld. In Adobe-toepassingen omvatten de PDF-exportvoorinstellingen standaard het insluiten van lettertypen. Zodra lettertypen in het bestand zijn ingesloten, gebruikt elke kijker exact het lettertype waarmee het document is ontworpen: geen vervanging, geen lay-outverschuivingen.
Verschillende PDF-viewers geven verschillend weer
Adobe Acrobat, de ingebouwde viewer van Chrome, Apple Preview, Foxit en mobiele PDF-apps gebruiken allemaal verschillende rendering-engines. Voor de meeste tekstrijke PDFs zijn de verschillen onzichtbaar. Voor PDFs met transparantie-effecten, complexe kleurverlopen, inhoud met kleurbeheer of ongebruikelijke lettertypecodering kunnen verschillende viewers merkbaar verschillende resultaten opleveren.
Dit is moeilijker op te lossen dan problemen met lettertypen, omdat u niet kunt bepalen welke viewer de ontvanger gebruikt. De praktische reactie is om uw PDF in meerdere viewers te testen voordat u deze distribueert. Chrome, Adobe Reader en Preview op Mac omvatten de meest voorkomende scenario's. Als het er in alle drie de gevallen correct uitziet, zal het er voor de overgrote meerderheid van de ontvangers ook correct uitzien.
Kleurverschillen tussen schermen
Elke monitor geeft kleuren anders weer. Een PDF met een rijke donkerblauwe achtergrond kan marineblauw lijken op een goed gekalibreerd scherm en dichter bij zwart op een niet-gekalibreerd laptopscherm. Dit is geen PDF-probleem; het is een probleem met de monitorkalibratie. Het PDF-bestand is identiek; de schermen interpreteren het anders.
Voor documenten waarbij kleurnauwkeurigheid belangrijk is (merkmaterialen, ontwerpwerk, marketingmateriaal) is er geen manier om een identieke kleurweergave op alle schermen te garanderen. Wat u kunt doen, is een kleurprofiel insluiten in de PDF, zodat kleurbeheerde viewers het zo nauwkeurig weergeven als hun hardware toelaat. Voor de meeste zakelijke documenten waarbij kleur eerder decoratief dan essentieel is, doet dit niveau van precisie er zelden toe.
Zoomniveau en standaardweergave-instellingen
Soms "ziet er anders uit" betekent dat het document wordt geopend op een ander zoomniveau of een andere paginaweergave. Eén viewer opent PDFs op 100%, een andere op 'passende pagina', een andere met de laatst gebruikte zoominstelling. De inhoud is identiek maar de kijkervaring voelt anders.
PDFs kunnen een eerste voorkeursweergave insluiten: zoomniveau, welke pagina moet worden geopend, of het bladwijzerpaneel moet worden weergegeven. In Adobe Acrobat Pro, Bestand > Eigenschappen > Met Initial View kunt u deze instellen. Voor documenten waarbij de eerste indruk belangrijk is (een voorstel of een rapport) zorgt het instellen van de initiële weergave op een redelijk zoomniveau voor een consistente ervaring, ongeacht de standaardinstellingen van de kijker.
Het document is mogelijk bewerkt nadat u het heeft verzonden
Als iemand meldt dat de PDF er anders uitziet en u er zeker van bent dat de bovenstaande weergaveproblemen niet van toepassing zijn, overweeg dan of het bestand per ongeluk is gewijzigd tijdens het transport of na ontvangst. Een PDF Editor kan de inhoud wijzigen, en sommige e-mailsystemen of cloudplatforms wijzigen af en toe bestanden tijdens de verwerking.
Voor documenten waarbij integriteit van belang is (contracten, formele rapporten, ondertekende overeenkomsten) gebruikt u PDF Beveiliging instellingen die bewerking beperken, of past u een gecertificeerde digitale handtekening toe die ongeldig wordt als het document na ondertekening wordt gewijzigd. Dit maakt elke wijziging na verzending onmiddellijk detecteerbaar.
De enige verandering die de meeste gevallen oplost
Lettertypen insluiten bij het exporteren. Deze enkele stap elimineert de meest voorkomende oorzaak waardoor PDFs er anders uitzien op andere computers. Voor al het andere (verschillen in weergave van kijkers, kleurvariatie tussen schermen) test je het in meerdere viewers voordat je het distribueert, en accepteer dat kleine variaties tussen apparaten inherent zijn aan de manier waarop schermen werken en niet aan problemen met de PDF zelf.