Het markeren van tekst in een PDF is een van de meest elementaire annotatietaken – en een van de meest ondersteunde taken. De meeste PDF-viewers bevatten hulpmiddelen voor het markeren, en het proces is voor alle toepassingen vrijwel identiek. De belangrijkste verschillen zitten in de manier waarop u toegang krijgt tot de tool, de beschikbare kleuropties en wat er met de highlights gebeurt wanneer het bestand wordt opgeslagen en gedeeld.
De basismethode — werkt in de meeste PDF-viewers
In Adobe Reader, Acrobat, de PDF-viewer van Chrome en de meeste PDF-toepassingen werkt markeren op dezelfde manier:
- Selecteer de tekst die u wilt markeren door erop te klikken en te slepen
- Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde tekst. Er verschijnt een contextmenu met een optie Markeren
- Klik op Markeren. De geselecteerde tekst krijgt een gekleurde achtergrond, meestal standaard geel
Als alternatief kunt u in Adobe Reader eerst het gereedschap Markeren activeren (dit bevindt zich in de werkbalk of onder Extra > Opmerkingen) en vervolgens klikken en slepen om te markeren. Dit gaat sneller als u meerdere secties markeert. Als de tool actief is, wordt elke selectie automatisch gemarkeerd zonder dat u telkens met de rechtermuisknop hoeft te klikken.
Markeren in algemene toepassingen
- Adobe Reader (gratis): Tools > Commentaar > Markeer Tekst of klik met de rechtermuisknop op geselecteerde tekst. Meerdere kleuren beschikbaar. Hoogtepunten opgeslagen als annotaties die in elke PDF-viewer worden weergegeven.
- Chrome-browser: selecteer tekst en klik met de rechtermuisknop. De ingebouwde viewer van Chrome ondersteunt basismarkering. Hoogtepunten worden opgeslagen als u daarna de geannoteerde PDF downloadt.
- Apple Preview (Mac): selecteer tekst en vervolgens Extra > Markeer Tekst of gebruik de markeringswerkbalk. Voorbeeld ondersteunt gele, groene, blauwe en roze accenten.
- iPhone/iPad: open de PDF in Bestanden of Boeken, selecteer tekst door lang indrukken en kies Markeren in het pop-upmenu. Werkt goed op touchscreens met vingerselectie.
Meerdere kleuren gebruiken als systeem
De meeste PDF Annotatie tools bieden minimaal vier of vijf markeerkleuren. Door ze willekeurig te gebruiken, wordt hun potentieel verspild; door ze consequent te gebruiken ontstaat een beoordelingssysteem dat sneller te lezen is dan alleen notities.
Een eenvoudig kleurensysteem dat werkt voor documentbeoordeling:
- Geel: belangrijk — heeft aandacht of follow-up nodig
- Groen: goedgekeurd of overeengekomen – geen actie nodig
- Roze/Rood: moet veranderen of probleemgebied
- Blauw: referentie — nuttige context maar vereist geen actie
Definieer het systeem aan het begin van elke gezamenlijke beoordeling en deel het met andere beoordelaars. Een document waarin iedereen consistent kleuren gebruikt, is veel sneller te verwerken dan een document waarin de markering willekeurig is.
Gescande markeringen markeren PDFs
Voor standaardmarkering is selecteerbare tekst vereist. Dit werkt niet op gescande PDFs met alleen afbeeldingen waarbij er geen tekst is om te selecteren. Als u een gescande PDF probeert te markeren, wordt er niets geselecteerd of wordt de hele pagina als één blok geselecteerd.
Twee opties voor gescande documenten: voer eerst OCR uit om een tekstlaag toe te voegen, waardoor de tekst vervolgens selecteerbaar en markeerbaar wordt. Of gebruik een tekengereedschap uit de vrije hand om handmatig een markeringsvorm over het gebied te tekenen. Dit is minder nauwkeurig, maar werkt bij elke inhoud. De OCR-tool van WukongPDF op www.wukongpdf.com voegt de tekstlaag toe die achteraf standaard markeren mogelijk maakt.
Zijn uw hoogtepunten zichtbaar wanneer u de PDF deelt?
Ja: hoogtepunten die zijn opgeslagen in een PDF zijn zichtbaar voor iedereen die het bestand opent in een standaard PDF-viewer. Ze worden opgeslagen als annotatieobjecten die door alle kijkers worden weergegeven. Als u de PDF zonder de markeringen wilt delen, verwijdert u deze voordat u ze deelt (in Acrobat: Opmerkingen > Opmerkingen beheren > alles selecteren > Verwijderen) of drukt u de PDF af naar een nieuwe PDF om de annotaties plat op de pagina te plaatsen zonder de interactieve markeringslaag. Bewaar een geannoteerde kopie voor uw administratie en deel de schone versie.