Een PDF die er op het zichtbare paginaoppervlak perfect schoon uitziet, kan verborgen gegevens bevatten die veel meer onthullen dan u van plan bent te delen. De documenteigenschappen kunnen stilletjes de volledige naam van de oorspronkelijke auteur vermelden, het interne bedrijfsnetwerkpad waar het bestand is gemaakt, met servernamen en mapstructuren, en een volledige revisiegeschiedenis die elke bewerkingssessie tijdens het tekenproces toont. Opmerkingen en aantekeningen uit meerdere interne beoordelingsrondes kunnen worden samengevouwen achter een verborgen paneel dat de ontvanger met één klik kan uitvouwen. Verwijderde inhoud uit eerdere conceptversies kan nog steeds in de bestandsstructuur aanwezig zijn als verweesde objecten die gespecialiseerde extractietools kunnen herstellen. Door de zichtbare pagina's te delen, deelt u ook alles wat aan de oppervlakte onzichtbaar is.
Wat u op de weergegeven pagina kunt zien, is niet alles wat het bestand bevat. Verborgen gegevens zijn het PDF-equivalent van bijgehouden wijzigingen, documenteigenschappen en versiegeschiedenis in een Word-bestand, volledig onzichtbaar tijdens normale weergave, maar uittrekbaar voor elke ontvanger die weet waar hij moet kijken en welke panelen hij moet uitvouwen.
Het verwijderen van verborgen gegevens via PDF Redactie en het opschonen van documenten betekent het systematisch identificeren en permanent verwijderen van metagegevensvelden, opmerkingen van revisoren, verborgen lagen, eerdere documentrevisies, bestandsbijlagen en elk gegevenselement dat geen deel uitmaakt van de zichtbare pagina-inhoud waarvan u expliciet wilt dat de ontvanger deze ziet. De PDF Beveiliging-tools van WukongPDF ondersteunen uitgebreide documentopschoning, en het onderstaande proces zorgt ervoor dat wat de ontvanger op de pagina ziet, absoluut alles is wat hij of zij krijgt.
Welke soorten verborgen gegevens schuilen doorgaans in PDF's
Metagegevens van documenten, opgeslagen in het informatiewoordenboek van de PDF op bestandsniveau, bevatten velden waarvan veel auteurs zich nooit realiseren dat ze zijn ingevuld: de oorspronkelijke auteursnaam zoals geconfigureerd in de aanmaaktoepassing, de velden met de titel, het onderwerp en de trefwoorden van het document, de aanmaakdatum en -tijd, de datum en tijd van de laatste wijziging, en de naam en versie van de softwaretoepassing die het bestand heeft gegenereerd. Deze metagegevens zijn zichtbaar voor elke ontvanger die het dialoogvenster Documenteigenschappen opent, met twee klikken. Opmerkingen, plaknotities, tekstannotaties en tekeningmarkeringen die tijdens de gezamenlijke beoordeling worden toegevoegd, kunnen verborgen zijn achter een samengevouwen opmerkingenpaneel in de viewerinterface, maar blijven volledig aanwezig in het bestand en kunnen onmiddellijk zichtbaar worden door het paneel uit te vouwen.
Veel gevaarlijker is dat bestandsbijlagen die in de PDF zijn ingesloten het originele bewerkbare brondocument kunnen bevatten, spreadsheets met interne gegevens ondersteunen, of referentiemateriaal dat nooit bedoeld was voor externe distributie, maar tijdens het tekenproces voor intern gemak werd bijgevoegd. Eerdere revisies en verwijderde inhoud kunnen blijven bestaan in een PDF die stapsgewijs is opgeslagen in plaats van volledig herschreven. Incrementeel opslaan, waarbij wijzigingen aan het einde van het bestaande bestand worden toegevoegd in plaats van de hele structuur helemaal opnieuw op te bouwen, is sneller voor de gebruiker, maar behoudt elke eerdere status van het document in het bestand. Verborgen lagen, vooral gebruikelijk in PDF's die worden geëxporteerd vanuit CAD-toepassingen, GIS-software en Adobe Illustrator, kunnen gegevenslagen bevatten die voor de huidige weergave zijn uitgeschakeld, maar die volledig aanwezig en herstelbaar blijven in het bestand.
De Sanitize Document Tool van Acrobat gebruiken voor uitgebreide opschoning
Adobe Acrobat Pro bevat een speciale functie voor het opschonen van documenten, die zich onder de menu's van het gereedschap Beveiligen of Redigeren bevindt, en die een grondige opschoonbewerking in meerdere stappen uitvoert. Wanneer het wordt uitgevoerd, verwijdert het alle metagegevensvelden uit het documentinformatiewoordenboek, verwijdert het permanent alle opmerkingen, annotaties en plaknotities van elke pagina, verwijdert het alle verborgen lagen en verborgen pagina-inhoudsobjecten, verwijdert het elke bestandsbijlage uit de ingebedde bestandenverzameling van het document, verwijdert alle ingebedde zoekindexen, verwijdert alle JavaScript-code en interactieve acties, en verwijdert alle scripts op documentniveau. Nadat het opschonen is voltooid, bevat het bestand alleen de zichtbare pagina-inhoud die de lezer tijdens normaal bekijken zou zien.
Document opschonen is een bewerking met één klik, maar is volledig onomkeerbaar binnen de huidige bewerkingssessie. De bewerking wijzigt het bestand destructief en de verwijderde gegevens kunnen niet worden hersteld. Voer altijd een opschoning uit op een kopie van het originele bestand, waarbij het niet-opgeschoonde origineel met de volledige metagegevens, opmerkingen en bijlagen intact blijft voor uw interne administratie en toekomstige bewerkingsbehoeften. De opgeschoonde kopie is wat u extern deelt met ontvangers, die alleen de uiteindelijk zichtbare inhoud mogen zien. Het origineel is wat u intern bewaart voor uw lopende werkzaamheden.
Verifiëren dat geen enkele verborgen gegevens het saneringsproces hebben overleefd
Nadat u de opschoning hebt uitgevoerd, controleert u methodisch of de opruiming is voltooid door elke locatie te controleren waar verborgen gegevens kunnen overleven. Open de opgeschoonde kopie en controleer Documenteigenschappen, waarbij u bevestigt dat elk metagegevensveld leeg is of alleen waarden bevat die u opzettelijk hebt ingesteld na het opschonen. Open het paneel Opmerkingen en bevestig dat het volledig leeg is, zonder verborgen of samengevouwen commentaarthreads. Controleer het deelvenster Bijlagen voor eventuele resterende ingesloten bestanden. Gebruik de zoekfunctie om te zoeken naar tekstreeksen waarvan u weet dat ze voorkomen in opmerkingen, verwijderde inhoud of verborgen lagen, en bevestig dat de zoekopdracht nul resultaten oplevert.
Voor documenten met hoge gevoeligheid voert u een aanvullende verificatie op binair niveau uit. Open de opgeschoonde PDF in een gewone teksteditor of een hex-editor die de onbewerkte bestandsgegevens op byteniveau weergeeft. Zoek in de onbewerkte bestandsinhoud naar tekstreeksen waarvan u weet dat ze aanwezig waren in de originele metagegevens of opmerkingen, interne projectcodenamen, bedrijfsserverpaden en namen van individuele revisoren. Het vinden van een van deze tekenreeksen in de onbewerkte binaire gegevens van het opgeschoonde bestand geeft aan dat het opschoonproces onvolledig was en dat de verborgen gegevens de opschoonpoging hebben overleefd in een vorm die geavanceerde ontvangers mogelijk kunnen herstellen.
| Verborgen gegevenstype | Waar het zich verbergt | Hoe te verwijderen |
|---|---|---|
| Documentmetagegevens | Bestand, dialoogvenster Eigenschappen | Document opschonen of elk metagegevensveld handmatig wissen |
| Opmerkingen en annotaties | Deelvenster Opmerkingen (mogelijk samengevouwen) | Verwijder alle opmerkingen voordat u de sanering uitvoert |
| Eerdere herzieningen | Incrementele opslaggegevens in bestandsstructuur | Opslaan als om het hele bestand te herschrijven; gebruik Sanitize-document |
| Verborgen lagen | Paneel Lagen | Gooi verborgen lagen weg tijdens het ontsmettingsproces |
| Bestandsbijlagen | Bijlagenpaneel | Verwijder bijlagen handmatig voordat u ze opschoont |
Een checklist voor opschoning vóór het delen opstellen
Voordat een PDF met bedrijfsgevoelige inhoud uw organisatie verlaat, voert u een gestandaardiseerde checklist van twee minuten uit vóór het delen: open Documenteigenschappen en bekijk handmatig elk metagegevensveld, open het paneel Opmerkingen en controleer visueel of het leeg is, blader door elke pagina om te bevestigen dat er geen interne annotaties, revisormarkeringen of conceptwatermerken zichtbaar blijven, en controleer of de zichtbare pagina-inhoud precies en alleen is wat u wilt dat de externe ontvanger ziet. De gedisciplineerde toepassing van deze korte checklist vangt de meest voorkomende verborgen gegevensblootstellingen op en kost aanzienlijk minder tijd dan het beantwoorden van de vervolgvragen over hoe de ontvanger de interne projectcodenaam of de verwijderde financiële projectie heeft ontdekt.