Het redigeren van een PDF betekent dat gevoelige informatie op gegevensniveau permanent uit het bestand wordt verwijderd. Als u een zwart kader over de tekst tekent, wordt deze niet verwijderd. Iedereen kan het vak verwijderen, de tekst erachter selecteren en de zogenaamd geredigeerde inhoud kopiëren. Echte redactie verwijdert de tekst uit de inhoudsstroom van de PDF, zodat er niets meer te herstellen valt. De vraag is hoe u kunt verifiëren dat uw redactie een echte redactie was, en niet slechts een zwarte doos die zich als een zwarte doos voordeed.
Het verzenden van een slecht geredigeerde PDF is erger dan het verzenden van een niet-geredigeerde PDF. Het creëert een vals gevoel van veiligheid.
Het verifiëren van de kwaliteit van PDF Redactie houdt in dat wordt getest of de geredigeerde inhoud kan worden hersteld via tekstselectie, kopiëren en plakken, tekstextractie of inspectie van metagegevens. De bewerkingstool PDF Security van WukongPDF voert daadwerkelijke inhoudverwijdering uit, en de onderstaande verificatiestappen vangen onvolledige redacties op voordat het bestand uw controle verlaat.
Het verschil tussen het tekenen van een kader en echte redactie
Als u in een PDF-editor een zwarte rechthoek over tekst tekent, wordt er een annotatieobject bovenaan de pagina toegevoegd. De onderstaande tekst is ongewijzigd. Iedereen die het bestand in een PDF-editor opent, kan de rechthoek selecteren, op Delete drukken en de tekst eronder lezen. De rechthoek is een visuele afdekking, geen veiligheidsmaatregel. Zelfs zonder de rechthoek te verwijderen, kunnen tekstselectietools vaak tekst selecteren via of rond de randen van annotatieobjecten.
Echte redactie maakt gebruik van een speciale redactietool die tekst markeert voor verwijdering en vervolgens de redactie toepast door de gemarkeerde inhoud uit de inhoudsstroom van de PDF te verwijderen en optioneel een zwarte rechthoek op zijn plaats te plaatsen. Na toepassing bestaat de onderliggende tekst niet meer in het bestand. Er valt niets te herstellen, ongeacht welke tools de ontvanger gebruikt. Het onderscheid tussen de twee benaderingen is het belangrijkste concept dat je moet begrijpen voordat je iets redigeert.
De tekstselectietest: uw eerste verdedigingslinie
Open de geredigeerde PDF en gebruik het tekstselectiegereedschap om te proberen tekst in de geredigeerde gebieden te selecteren. Sleep de cursor over een geredigeerd gebied. Als de cursor tekst markeert, is de redactie onvolledig. Als de cursor niets selecteert omdat er geen tekst is om te selecteren, is de redactie voltooid. Test elke geredigeerde regio afzonderlijk. Een enkele gemiste redactie in een document van 100 pagina's wordt ontdekt.
Zoom bij het testen in tot minimaal 200%. Bij normale zoom kan het lijken alsof de cursor geen tekst selecteert, terwijl dat in werkelijkheid wel het geval is, omdat de gemarkeerde tekst verborgen is onder het redactievak. Bij hoge zoom kunt u zien of de cursor inhoud achter het vak markeert of over lege ruimte gaat. De extra paar seconden per geredigeerde regio zijn de goedkoopste verzekering die beschikbaar is tegen een mislukte redactie.
De tests voor kopiëren, plakken en tekstextractie
Kopieer alle tekst van de geredigeerde pagina en plak deze in een teksteditor. Blader door de geplakte tekst en bevestig dat er geen geredigeerde inhoud verschijnt. Zoek naar bekende fragmenten van de geredigeerde informatie, een gedeeltelijk burgerservicenummer, een achternaam, een dollarbedrag. Als de zoekopdracht een van deze in de geplakte tekst aantreft, is de redactie mislukt. Echte redactie verwijdert tekst net zo effectief uit de kopieerbuffer als van het scherm.
Exporteer de geredigeerde PDF naar een tekstbestand of een Word-document. Bij het exportproces wordt alle tekst uit de inhoudsstroom van de PDF geëxtraheerd, inclusief de tekst onder de annotatievakken als de vakken geen echte redacties zijn. Het geëxporteerde bestand is de meest grondige test voor de volledigheid van de redactie, omdat het de visuele laag volledig omzeilt en de onbewerkte tekstgegevens leest. Als het geëxporteerde bestand geredigeerde informatie bevat, was de redactie cosmetisch.
| Testmethode | Wat het detecteert | Hoe uit te voeren |
|---|---|---|
| Tekstselectie bij 200% zoom | Tekst nog steeds aanwezig onder redactievak | Sleep de cursor over elk geredigeerd gebied |
| Kopieer alles en plak het in de teksteditor | Geredigeerde tekst toegankelijk via klembord | Ctrl+A, Ctrl+C, plakken in Kladblok, zoeken naar geredigeerde termen |
| Exporteren naar Word of TXT | Tekst is nog steeds aanwezig in de inhoudsstroom | Exporteer PDF, open in Word, zoek naar geredigeerde termen |
| Metagegevensinspectie | Geredigeerde informatie in documenteigenschappen | Bestand > Eigenschappen, controleer alle metadatavelden |
| Openen in een andere PDF-viewer | Viewer-specifieke weergave die redactiefouten verbergt | Test in ten minste één andere viewer dan degene die wordt gebruikt om te redigeren |
Metagegevens en verborgen gegevens controleren
PDF-metadatavelden, Auteur, Titel, Onderwerp, Trefwoorden, kunnen informatie bevatten die samen met de zichtbare inhoud geredigeerd had moeten worden. Een contract getiteld Smith-v-Jones-Settlement.pdf met auteur: Jane Doe, Advocaat in de metadata onthult de partijen en de advocaat, zelfs als elke pagina van het document volledig is geredigeerd. Open Documenteigenschappen en wis of overschrijf elk metagegevensveld voordat u het geredigeerde bestand voltooit.
Verborgen lagen, opmerkingen, bestandsbijlagen en eerdere documentrevisies kunnen redactie overleven als de redactietool alleen de zichtbare pagina-inhoud verwerkt. Gebruik in Adobe Acrobat het hulpmiddel Verborgen informatie verwijderen onder het menu Beveiligen of Redigeren om deze verborgen gegevensbronnen te scannen en te verwijderen. Browsergebaseerde redactietools omvatten deze stap mogelijk niet. Voor zeer gevoelige documenten is een desktoptool met volledig verborgen gegevensscanmogelijkheden de veiligere keuze.
Waarom redactiefouten zelfs met goede hulpmiddelen optreden
Mislukkingen bij het redigeren zijn meestal te wijten aan een van de volgende drie oorzaken. De meest voorkomende is dat de gebruiker tekst markeert met een tekengereedschap in plaats van het speciale redactiegereedschap. Het tekengereedschap maakt een annotatie. De redactietool verwijdert inhoud. Ze zien er na plaatsing identiek uit, maar functioneren totaal anders. De tweede oorzaak is onvolledige markering, waarbij de gebruiker de zichtbare tekst selecteert, maar dezelfde tekst mist die is ingesloten in een ander PDF-object, zoals een aparte tekstlaag voor toegankelijkheid of een duplicaatobject dat is gemaakt tijdens het samenstellen van documenten. De derde is het overhaasten van de verificatiestap, waarbij de exporttest wordt overgeslagen omdat de visuele controle er goed uitzag.
Elk van deze fouten kan worden voorkomen door de volledige verificatiechecklist hierboven, zonder snelkoppelingen, op elk geredigeerd document te volgen. De tijd die wordt bespaard door het overslaan van de verificatie is altijd minder dan de kosten van een enkele redactiefout. Opvallende fouten bij het redigeren van rechtszaken, het vrijgeven van overheidsdocumenten en het openbaar maken van bedrijfsdocumenten hebben organisaties hun reputatie gekost en in sommige gevallen aanzienlijke juridische straffen opgelegd. De verificatiestappen duren minuten. De gevolgen van het overslaan ervan kunnen jaren aanhouden.
Wanneer moet ik een tweede persoon laten verifiëren
Laat bij juridisch of financieel belangrijke documenten een tweede persoon zelfstandig de verificatietesten uitvoeren. Een nieuw stel ogen signaleert redactiefouten waar u, na het afgelopen uur naar het document te hebben gestaard, blind voor bent geworden. De tweede persoon mag niet weten wat er is geredigeerd, alleen waar de redacties zijn. Het is hun taak om te proberen uit te vinden wat er onder die zwarte dozen zit, met behulp van alle beschikbare hulpmiddelen.
Als de tweede persoon erin slaagt geredigeerde inhoud te herstellen, is het redactieproces mislukt en moet het opnieuw worden uitgevoerd. De schaamte dat een collega ontdekt dat uw redactie mislukt is, is oneindig te verkiezen boven de gevolgen als de ontvanger dit ontdekt. Interne ontdekking is een geschenk. Externe ontdekking is een ramp. Beschouw elke interne verificatiefout als een kans om het proces op te lossen voordat het een externe fout veroorzaakt.