Een vertrouwelijk document wordt opgeslagen in het bedrijfsdocumentbeheersysteem. Het complianceteam moet weten wie het heeft bekeken en of iemand het heeft afgedrukt. De PDF zelf kan dit niet volgen. Het documentbeheersysteem kan dit doen door elke toegangsgebeurtenis te registreren en deze aan de geverifieerde gebruiker te koppelen.
PDF-beveiliging-tracking is een mogelijkheid op systeemniveau, niet op bestandsniveau. Het PDF-formaat heeft geen ingebouwd mechanisme om naar huis te bellen wanneer het wordt geopend of afgedrukt. Voor tracking is vereist dat de PDF toegankelijk is via een systeem dat toegangsgebeurtenissen registreert.
Hoe documentbeheersystemen PDF-toegang bijhouden
Wanneer een gebruiker een PDF opent via een DMS, registreert het systeem de gebeurtenis: gebruikersidentiteit, documentidentificatie, actie, bekijken of afdrukken, tijdstempel en IP-adres. De logvermelding wordt gemaakt door het DMS, niet door de PDF. De PDF weet niet dat deze wordt bijgehouden.
PDF Workflow tracking is het meest effectief wanneer het DMS de enige manier is om toegang te krijgen tot het document. Als gebruikers de PDF kunnen downloaden en lokaal kunnen openen, wordt de lokale toegang niet bijgehouden. De tracking omvat alleen toegang via de DMS-interface.
Wat tracking u wel en niet kan vertellen
Via tracking kunt u zien wie welk document heeft geopend en wanneer. Er kan onderscheid worden gemaakt tussen bekijken en afdrukken. Het kan u niet vertellen wat de gebruiker met de informatie heeft gedaan nadat hij er toegang toe had gekregen, of hij of zij aantekeningen heeft gemaakt, de inhoud mondeling heeft gedeeld of belangrijke details heeft onthouden.
PDF Archief toegangslogboeken bieden een audittrail voor naleving en onderzoek. Als een document lekt, identificeert het toegangslogboek wie er toegang toe had, waardoor de reikwijdte van het onderzoek wordt beperkt.
WukongPDF biedt documentverwerking via de browser. Voor tracking biedt de integratie van het documentbeheersysteem auditmogelijkheden.
DMS-tracking configureren voor PDF-documenten
De meeste documentbeheersystemen houden PDF-toegang standaard bij als onderdeel van hun auditlogboekregistratie. Controleer of PDF-specifieke gebeurtenissen zoals afdrukken en downloaden zijn opgenomen in de configuratie van het auditlogboek.
Privacyoverwegingen bij het volgen van documenten
Het volgen van documenttoegang verzamelt persoonlijk identificeerbare informatie over gebruikersgedrag. Zorg ervoor dat de tracking voldoet aan de toepasselijke privacyregelgeving en het beleid voor monitoring van werknemers.
Documentbeheersystemen houden PDF-toegang standaard bij op bestandsniveau. Voor tracking op paginaniveau zijn aanvullende configuratie of gespecialiseerde DMS-functies vereist. De meeste systemen registreren dat een gebruiker een document heeft geopend, niet welke pagina's hij daarin heeft bekeken.
Sommige DMS-platforms ondersteunen analyses op paginaniveau via een aangepaste PDF-viewer die rapporteert welke pagina's zijn weergegeven en voor hoe lang. De viewer is een onderdeel van het DMS, geen standaard PDF-viewer. De tracking is afhankelijk van de gebruiker die het document opent via de DMS-viewer.
Bij het bijhouden van afdrukken in een DMS wordt doorgaans vastgelegd dat er een afdrukopdracht is gegeven, niet of de afdruktaak met succes is voltooid of hoeveel exemplaren er zijn geproduceerd. De printerwachtrij en de fysieke uitvoer vallen buiten het DMS-trackingbereik.
Het audittraject voor toegang tot documenten moet worden bewaard gedurende een periode die in overeenstemming is met het beleid voor het bewaren van documenten van de organisatie en eventuele toepasselijke wettelijke vereisten. Toegangslogboeken voor financiële documenten moeten mogelijk zeven jaar of langer worden bewaard.
Documenttoegangsrapporten kunnen worden gegenereerd op basis van de DMS-auditlogboeken om een chronologische geschiedenis te bieden van wie toegang heeft gehad tot een document, wanneer en welke acties zij hebben uitgevoerd. Deze rapporten ondersteunen compliance-audits, beveiligingsonderzoeken en beoordelingen van informatiebeheer.
De DMS-beheerder kan waarschuwingen configureren voor specifieke toegangspatronen, zoals een gebruiker die in korte tijd toegang heeft tot een ongewoon groot aantal documenten of documenten buiten zijn normale werkuren. Deze waarschuwingen ondersteunen de detectie van insiderbedreigingen.
Voor zeer gevoelige documenten kan het DMS een toegangslegitimatie vereisen die de gebruiker moet verstrekken voordat het document wordt geopend. De rechtvaardiging wordt naast de toegangsgebeurtenis vastgelegd in het auditlogboek, waardoor context wordt geboden voor de reden waarom elke toegang plaatsvond.
Het voorzien van een watermerk op elke pagina met de identiteit van de gebruiker en het tijdstempel van de toegang op het moment dat deze wordt bekeken, biedt een zichtbaar afschrikmiddel dat het DMS-audittraject aanvult. Het watermerk verschijnt op het scherm en op elke afgedrukte uitvoer en koppelt de fysieke kopie aan de toegangsgebeurtenis.
De PDF zelf kan JavaScript bevatten dat toegangsgebeurtenissen aan een server rapporteert wanneer het document wordt geopend in een JavaScript-viewer. Deze aanpak werkt onafhankelijk van het DMS, maar is minder betrouwbaar omdat deze afhankelijk is van JavaScript-ondersteuning van de kijker.
Met de mogelijkheden voor extern wissen op sommige DRM-beveiligde DMS-platforms kan de documenteigenaar de toegang tot een document intrekken, zelfs nadat het is gedownload naar een ontvangend apparaat. De volgende keer dat het document wordt geopend, controleert de kijker de toegangsstatus en blokkeert de toegang als deze wordt ingetrokken.
De spanning tussen het volgen van documenten voor de veiligheid en de privacy van werknemers moet worden beheerd in overeenstemming met de toepasselijke wetten en het beleid van de organisatie. Werknemers moeten worden geïnformeerd over de manier waarop de toegang tot documenten wordt gevolgd en hoe de gegevens worden gebruikt.
Voor het extern delen van documenten kan het DMS een beveiligd portaal bieden waar externe partijen documenten kunnen authenticeren en openen onder gecontroleerde omstandigheden. De portal biedt hetzelfde niveau van toegangscontrole voor externe gebruikers als voor interne gebruikers.
De DMS-toegangslogboeken zijn zelf gevoelige documenten die moeten worden beschermd tegen ongeoorloofde toegang en wijziging. Een beveiligingsincident met betrekking tot toegang tot documenten wordt verergerd als er met de logboeken is geknoeid die het incident zouden kunnen identificeren.
Regelmatige beoordeling van DMS-toegangslogboeken door informatiebeveiligings- of complianceteams identificeert ongebruikelijke toegangspatronen die kunnen wijzen op beleidsschendingen of beveiligingsincidenten die onderzoek vereisen.
Tracking in een DMS biedt verantwoording en beveiliging voor gevoelige documenten die binnen een organisatie worden verspreid.
Het audittraject dat door DMS-tracking wordt gecreëerd, dient als bewijsmateriaal in het geval van een beveiligingsincident of compliance-onderzoek.
Bijhouden op paginaniveau biedt gedetailleerd inzicht in welke delen van een document de meeste aandacht van revisoren hebben gekregen.
De DMS-trackingmogelijkheden moeten tijdens de systeemimplementatie worden geconfigureerd om het vereiste detailniveau vast te leggen zonder overmatig loggen.
Toegangsrapporten die zijn gegenereerd op basis van DMS-trackinggegevens ondersteunen het informatiebeheer door documenten te identificeren die vaak worden geopend of nooit worden geopend.
De combinatie van DMS-tracking en PDF-machtigingen creëert een gelaagde beveiligingsaanpak waarbij de toegang wordt gecontroleerd en bewaakt.