U wilt een document alleen delen voor beoordeling op het scherm. Ontvangers moeten het document kunnen lezen, de tekst kunnen doorzoeken en annotaties kunnen toevoegen, maar ze mogen het niet kunnen afdrukken. Het machtigingsmodel PDF PDF Beveiliging ondersteunt deze combinatie van beperkingen, maar het onderscheid tussen afdrukken en andere acties wordt afgedwongen door de PDF-viewer, en niet alle kijkers respecteren dit.
De mogelijkheid om lezen toe te staan en afdrukken te voorkomen, komt tegemoet aan een veelvoorkomend gebruiksscenario: het verspreiden van recensie-exemplaren waar u feedback wilt, maar geen fysieke distributie. Met het wachtwoord voor de PDF-machtiging kan het afdrukken worden uitgeschakeld terwijl alle andere acties, zoals bekijken, zoeken, tekst kopiëren en annoteren, ingeschakeld blijven.
Hoe PDF-machtigingen specifieke acties controleren
Het PDF-machtigingswachtwoord, ook wel het eigenaarswachtwoord genoemd, bestuurt een reeks onafhankelijke vlaggen. Elke vlag schakelt een specifieke actie in of uit: afdrukken, tekst kopiëren, inhoud bewerken, annotaties toevoegen, formuliervelden invullen en pagina's extraheren. De vlaggen zijn onafhankelijk, zodat u annotaties kunt toestaan terwijl u het afdrukken blokkeert.
PDF-annotatie-machtigingen staan los van afdrukmachtigingen. Het instellen van de afdrukvlag op Niet toegestaan heeft geen invloed op de annotatievlag. Ontvangers kunnen opmerkingen, markeringen en plaknotities toevoegen terwijl ze geen gedrukt exemplaar van het document kunnen maken.
Machtigingen worden afgedwongen door de PDF-viewersoftware wanneer deze het bestand opent. Een PDF-viewer die de machtigingen respecteert, zal de optie Afdrukken grijs weergeven terwijl de annotatiehulpmiddelen actief blijven. WukongPDF biedt hulpmiddelen voor het instellen van rechten via de browser.
De machtigingen voor alleen-schermbeoordeling configureren
Stel het machtigingswachtwoord in de PDF-beveiligingsinstellingen in. Schakel het volgende in: Inhoud kopiëren voor schermlezers en zoeken, Annotaties voor revisieopmerkingen en Formulieren invullen als het document formulieren bevat. Schakel Afdrukken en documentbewerking uit. Distribueer het document zonder het machtigingswachtwoord, zodat ontvangers deze instellingen niet kunnen wijzigen.
Beperkingen van op machtigingen gebaseerde beperkingen
PDF-machtigingen worden afgedwongen door de viewersoftware, niet door het bestandsformaat zelf. Een kijker die ervoor kiest de beperkingen niet af te dwingen, zal afdrukken toestaan. De meeste reguliere PDF-viewers respecteren de machtigingen. Sommige tools van derden doen dat niet. Toestemmingen zijn een afschrikmiddel, geen absolute barrière.
De beperking PDF Afdrukken verhindert schermopname niet. Een ontvanger kan screenshots van elke pagina maken en de screenshots afdrukken. De afdrukbeperking verhindert gemakkelijk afdrukken via de PDF-viewer, maar staat bepaalde reproductie niet in de weg.
Wanneer moet u machtigingen gebruiken versus andere beveiligingsmethoden?
Machtigingen zijn geschikt voor informele bescherming waarbij u wilt aangeven dat het document alleen voor schermbeoordeling is bedoeld. Voor documenten waarbij afdrukken absoluut moet worden voorkomen, biedt een beveiligd documentportaal dat het document streamt zodat het kan worden bekeken zonder een downloadbaar bestand aan te bieden, een betere bescherming.
Rechten testen vóór distributie
Voordat u een PDF met machtigingsbeperkingen naar ontvangers verzendt, test u het bestand in de PDF-viewers die zij waarschijnlijk zullen gebruiken. Open het bestand in Adobe Acrobat, in een browsergebaseerde viewer en op een mobiel apparaat. Probeer vanaf elk af te drukken. Controleer of de afdrukbeperking werkt zoals verwacht.
Sommige PDF-viewers geven een banner of informatiebalk weer die aangeeft dat het document beperkte rechten heeft. Deze melding informeert de ontvanger dat het onvermogen om af te drukken opzettelijk is en geen technisch probleem met de software of printer.
Ontvangers die oudere PDF-viewerversies gebruiken, ondervinden mogelijk niet de afdrukbeperking omdat oudere versies de machtigingsvlaggen niet consequent afdwingen. Als uw ontvangers verschillende PDF-viewers gebruiken, biedt de machtigingsbenadering mogelijk geen uniforme bescherming.
Toestemmingen combineren met andere beschermende maatregelen
Machtigingen kunnen worden gecombineerd met een zichtbare mededeling op de eerste pagina waarin staat dat het document alleen voor schermbeoordeling bedoeld is en niet mag worden afgedrukt. De technische beperking en de zichtbare mededeling versterken elkaar. De kennisgeving communiceert de intentie. De beperking dwingt dit af.
Voor documenten waarbij de afdrukbeperking essentieel is, kunt u overwegen een ontvangerspecifiek watermerk toe te voegen dat op elke pagina verschijnt. Het watermerk verhindert het afdrukken niet, maar zorgt voor traceerbaarheid als er een gedrukt exemplaar wordt gevonden. Gecombineerd met de printbeperking ontstaat er een gelaagde verdediging.
Documentdistributie via een beveiligd portaal met alleen-lezen-toegang biedt een sterkere bescherming dan alleen PDF-machtigingen. De portal controleert de toegang, voorkomt downloaden en registreert de kijkactiviteit. De PDF-machtigingen worden een secundaire beschermingslaag in plaats van de primaire.
Het scenario van het toestaan van lezen en annoteren terwijl het afdrukken wordt geblokkeerd, is gebruikelijk bij de beoordeling van juridische documenten, academische peer review en de evaluatie van vertrouwelijke zakelijke voorstellen. In elk geval moet de recensent zich bezighouden met de inhoud en feedback geven, maar de documenteigenaar wil de fysieke distributie onder controle houden.
De onafhankelijke controle van PDF-toestemmingsvlaggen geeft documenteigenaren nauwkeurige controle over wat ontvangers kunnen doen. Naast de print- en annotatievlaggen kunnen eigenaren ook het kopiëren van tekst en het extraheren van pagina's regelen.
Toestemming voor het kopiëren van tekst is belangrijk voor de toegankelijkheid. Schermlezers extraheren tekst uit de pdf om deze voor te lezen. Als u het kopiëren van tekst uitschakelt, is het document ontoegankelijk voor gebruikers van schermlezers.
De machtigingsinstellingen worden opgeslagen in het gecodeerde gedeelte van de PDF en worden ontgrendeld met het machtigingswachtwoord. Zonder dit wachtwoord kunnen de instellingen niet door de ontvanger worden gewijzigd.
Wanneer machtigingen het afdrukken beperken, wordt in het dialoogvenster Afdrukken van de PDF-viewer de knop Afdrukken doorgaans grijs weergegeven of wordt er een bericht weergegeven dat afdrukken niet is toegestaan. Sommige viewers staan afdrukken naar bestanden toe, zelfs als fysiek afdrukken beperkt is.
Op machtigingen gebaseerde beperkingen zijn geschikt wanneer de documenteigenaar de ontvanger vertrouwt, maar duidelijke gebruiksgrenzen wil vaststellen. Een adviseur die een conceptrapport met een klant deelt, vertrouwt de klant, maar wil ongedwongen drukwerk voorkomen.
Voor interne bedrijfsdocumenten kunnen machtigingen het bedrijfsbeleid inzake documentverwerking versterken. Een financieel rapport dat met printbeperkingen wordt verspreid, ondersteunt het beleid dat gevoelige financiële gegevens niet op printers mogen worden achtergelaten.
De permissiebenadering van documentcontrole is het meest effectief in combinatie met een cultuur van documentbeveiliging. Ontvangers die de redenen voor de beperkingen begrijpen en respecteren, zullen deze eerder respecteren.
Wanneer u machtigingen configureert voor beoordeling op alleen het scherm, kunt u ook overwegen om het document zo in te stellen dat het in een specifieke weergavemodus wordt geopend. De modus Volledig scherm of de modus Passende pagina presenteert het document optimaal voor lezen op het scherm.
Met de annotatiemachtigingen kunnen ontvangers opmerkingen, markeringen en tekeningen aan het document toevoegen. Deze annotaties worden opgeslagen in de PDF en kunnen door de documenteigenaar worden beoordeeld wanneer het bestand wordt geretourneerd.
Nadat de beoordelingsperiode is afgelopen, kan de documenteigenaar de machtigingsbeperkingen verwijderen en een afdrukbare definitieve versie distribueren, die de levenscyclus van het document weerspiegelt, van concept tot gepubliceerd.
| Toestemmingsvlag | Instelling voor schermoverzicht | Effect indien uitgeschakeld |
|---|---|---|
| Afdrukken | Niet toegestaan | De knop Afdrukken is grijs weergegeven in de viewer |
| Inhoud kopiëren | Toegestaan | Maakt toegang tot schermlezers en zoeken naar tekst mogelijk |
| Annotaties | Toegestaan | Ontvangers kunnen opmerkingen en highlights toevoegen |
| Documentbewerking | Niet toegestaan | Voorkomt wijziging van de inhoud |
| Pagina-extractie | Niet toegestaan | Voorkomt het splitsen van het document |
Het machtigingsmodel in PDF is ontworpen voor een wereld waarin documenten werden gedeeld met vertrouwde partijen die begeleiding nodig hadden over juist gebruik in plaats van handhaving tegen kwaadwillende actoren. Het model weerspiegelt deze ontwerpfilosofie: het signaleert intentie in plaats van absolute bescherming te bieden.
Een PDF met afdrukbeperkingen wordt geopend in een viewer die machtigingen afdwingt. De opdracht Afdrukken is mogelijk geheel afwezig in het menu, grijs weergegeven of aanwezig, maar geeft een foutmelding weer wanneer erop wordt geklikt. Het specifieke gedrag is afhankelijk van de viewerimplementatie. Adobe Acrobat maakt de optie Afdrukken grijs. Sommige browserviewers bevatten eenvoudigweg geen knop Afdrukken.
Het machtigingswachtwoord moet verschillen van het open wachtwoord. Het gebruik van hetzelfde wachtwoord voor beide ondermijnt het beveiligingsmodel, omdat iedereen die het document kan openen ook de machtigingen kan wijzigen. Het open wachtwoord regelt de toegang. Het machtigingswachtwoord regelt het gebruik. Verschillende wachtwoorden voor verschillende doeleinden.
Voor documenten die worden gedistribueerd via een leerbeheersysteem of een beveiligd klantenportaal, kan het platform zijn eigen toegangscontroles toepassen die de PDF-machtigingen overschrijven of aanvullen. Voor een document in een alleen-lezen-portal zijn geen beperkende PDF-machtigingen nodig, omdat de portal downloaden verhindert. De machtigingen worden een secundaire laag.
Het testen van de machtigingsconfiguratie omvat onder meer pogingen om af te drukken vanuit de PDF-viewer, pogingen om af te drukken vanuit de browser als de PDF in een browser wordt geopend, en pogingen om sneltoetsen zoals Ctrl+P te gebruiken die de menubeperkingen van de viewer kunnen omzeilen. De test laat zien of de machtigingen consistent worden afgedwongen op alle afdrukpaden.
Controleer na het configureren van de machtigingen of de annotatietools beschikbaar blijven. Open de PDF en controleer of de gereedschappen voor opmerkingen, markeren en tekenen actief zijn. Een verkeerd geconfigureerde machtigingenset die per ongeluk annotaties uitschakelt, ondermijnt het doel van het toestaan van schermbeoordeling met feedback.
Ontvangers die ondanks de beperkingen moeten printen, zoals een reviewer met een visuele beperking die een gedrukt exemplaar nodig heeft vanwege de toegankelijkheid, moeten een aparte printbare versie krijgen. De beperkte versie is voor het algemene publiek. Op verzoek wordt de printbare versie verstrekt met uitleg over de toegangsbehoeften.
De afdrukbeperking in combinatie met annotatierechten creëert een document dat gezamenlijke beoordeling ondersteunt, terwijl de distributievoorkeuren van de eigenaar worden gerespecteerd.