Opmerkingen in een Word-document leggen de discussie, feedback en beslissingen vast die de uiteindelijke tekst hebben gevormd. Wanneer dat document naar PDF wordt geëxporteerd, moeten de opmerkingen meereizen, zodat lezers niet alleen kunnen zien wat er is geschreven, maar ook wat er is besproken, in twijfel getrokken en opgelost. De standaard export van Word naar PDF omvat standaard opmerkingen in de meest recente versies van Microsoft Word, maar het exacte gedrag hangt af van de exportinstellingen, de versie van Word en of de opmerkingen zijn opgelost of nog steeds actief zijn. Als u weet welke instellingen u moet controleren voordat u deze exporteert, zorgt u ervoor dat de opmerkingen precies zoals bedoeld in de PDF worden weergegeven.
Hoe Word omgaat met opmerkingen tijdens het exporteren van PDF's
Microsoft Word 365 en Word 2021 bevatten een speciale instelling voor de zichtbaarheid van opmerkingen in PDF-exports. Wanneer u naar Bestand, Exporteren gaat en PDF maken kiest, bevat het dialoogvenster Opties een selectievakje met de naam Document met markeringen onder het gedeelte Niet-afdrukbare informatie opnemen. Als u dit vakje aanvinkt, wordt in Word aangegeven dat opmerkingen, bijgehouden wijzigingen en andere markeringen in de PDF-uitvoer moeten worden opgenomen. De opmerkingen verschijnen in de PDF-marge, op dezelfde manier gepositioneerd als in het Word-document, waarbij de commentaartekst en de naam van de auteur zichtbaar zijn.
Opgeloste opmerkingen gedragen zich tijdens de PDF-export anders dan actieve opmerkingen. Een opgeloste opmerking in Word is een opmerkingenthread die is gemarkeerd als aangepakt, maar niet is verwijderd. Standaard neemt Word geen opgeloste opmerkingen op in de PDF, omdat deze als gesloten worden beschouwd en niet langer relevant zijn voor de documentinhoud. Als u opgeloste opmerkingen in de PDF wilt weergeven, moet u ze opnieuw openen in Word voordat u ze exporteert. Klik op de opmerking, kies Opnieuw openen en de thread keert terug naar de actieve status. Nadat u alle opmerkingen die u wilt toevoegen opnieuw hebt geopend, voert u de PDF-export uit met de optie Document met markeringen ingeschakeld.
Exporteren met opmerkingen op Mac versus Windows
Word voor Mac verwerkt de export van opmerkingen iets anders dan Word voor Windows. Op Mac biedt het PDF-exportdialoogvenster een soortgelijk selectievakje Markeringen weergeven, maar bij het weergeven van opmerkingen in de resulterende PDF worden deze soms op een aparte pagina aan het einde van het document geplaatst in plaats van in de marge naast de relevante tekst. Dit gebeurt omdat de Mac PDF-renderingpijplijn gebruik maakt van de Apple Quartz PDF-engine, die de positie van het commentaar anders interpreteert dan de Windows GDI-gebaseerde PDF-renderer.
Om het weergeven van opmerkingen op afzonderlijke pagina's op de Mac te voorkomen, gebruikt u de opdracht Opslaan als in plaats van Exporteren. Kies Bestand, Opslaan als en selecteer PDF in de vervolgkeuzelijst met indelingen. Klik in het dialoogvenster Opslaan op de knop Opties en bevestig dat Document met markeringen is aangevinkt. Het pad Opslaan als zorgt vaak voor een getrouwere positionering van opmerkingen op de Mac, omdat het een ander pad voor de weergavecode gebruikt dan het commando Exporteren. Als de opmerkingen nog steeds op een aparte pagina worden weergegeven nadat u zowel Exporteren als Opslaan als hebt geprobeerd, opent u de resulterende PDF in een PDF Annotatie-tool en gebruikt u de opmerkingen- of annotatiefuncties om ze handmatig naast de relevante tekstblokken te verplaatsen.
Behoud van de opmaak van opmerkingen en auteursinformatie
Opmerkingen in Word bevatten metagegevens die in de PDF moeten verschijnen: de naam van de auteur, de datum en tijd waarop de opmerking is gemaakt en eventuele antwoorden in een opmerkingenthread. Deze metagegevens blijven behouden tijdens de PDF-export wanneer de opties Documenteigenschappen en Documentstructuurtags ook zijn ingeschakeld in het exportdialoogvenster. De auteursnaam die in de PDF wordt weergegeven, is afkomstig van de gebruikersnaaminstelling in Word, en niet van de metagegevens van de auteur van het document. Als de opmerkingen in het document generieke namen bevatten, zoals Auteur of Windows-gebruiker, worden in de PDF dezelfde namen weergegeven.
Als u auteursnamen vóór het exporteren wilt standaardiseren, wijzigt u de gebruikersnaam in Word. Ga in Windows naar Bestand, Opties en werk onder het gedeelte Algemeen het veld Gebruikersnaam bij. Op een Mac gaat u naar Word, Voorkeuren en werkt u onder Persoonlijke instellingen de gebruikersnaam bij. Deze wijziging is van invloed op de opmerkingen die in de toekomst worden gemaakt. Bestaande opmerkingen behouden de auteursnaam die actief was toen ze werden gemaakt. Om auteursnamen voor bestaande opmerkingen bij te werken, moet u elke opmerking afzonderlijk bewerken of een macro gebruiken die door alle opmerkingen bladert en de auteurseigenschap bijwerkt.
Opmerkingen opnemen in een PDF zonder de rommel van de markeringen
Een PDF waarin alle opmerkingen en bijgehouden wijzigingen zichtbaar zijn, kan visueel overweldigend worden, vooral voor een document dat meerdere revisiecycli heeft doorlopen. Wanneer het publiek de opmerkingen moet zien, maar niet de volledige bijgehouden wijzigingen nodig heeft, accepteer dan alle bijgehouden wijzigingen voordat u ze exporteert en laat alleen de opmerkingen zichtbaar. Klik in Word op het tabblad Controleren, open de vervolgkeuzelijst Accepteren en kies Alle wijzigingen accepteren en bijhouden stoppen. De documenttekst is nu schoon en definitief. Exporteer vervolgens naar PDF met Document met markeringen ingeschakeld, en alleen de opmerkingen, niet de bijgehouden wijzigingen, verschijnen in de uitvoer.
Deze selectieve aanpak levert een schonere PDF Export op die de aandacht van de lezer op het commentaar vestigt, zonder de visuele ruis van doorgestreepte tekst, ingevoegde onderstrepingen en indicatoren voor opmaakwijzigingen. Het is met name geschikt voor eindresultaten waarbij de besluitvormingsdiscussie relevant blijft, maar de redactionele mechanismen van hoe de tekst zich heeft ontwikkeld niet.
Een PDF-tool gebruiken wanneer de exportopties van Word onvoldoende zijn
Wanneer de ingebouwde commentaarexport van Word niet het gewenste resultaat oplevert, kan een speciale PDF-tool achteraf commentaarfunctionaliteit toevoegen. Exporteer het Word-document zonder opmerkingen naar PDF om een schoon basisbestand te maken. Gebruik vervolgens een PDF-editor die commentaar- en annotatietools ondersteunt om de discussiepunten rechtstreeks aan de PDF toe te voegen. Deze aanpak geeft u nauwkeurige controle over de plaatsing, opmaak en zichtbaarheid van opmerkingen, maar kost wel handmatige transcriptie van de opmerkingen van Word naar de PDF.
Voor documenten met veel commentaar wordt deze handmatige aanpak al snel onpraktisch. Tools zoals WukongPDF bieden de PDF Export en annotatiefunctionaliteit op één platform, waardoor u het Word-document naar PDF kunt converteren en vervolgens annotaties rechtstreeks in de browser kunt toevoegen, bewerken en positioneren. De tweestapswerkstroom, waarbij eerst een schone PDF wordt geëxporteerd en vervolgens selectief annotaties worden toegevoegd, levert een mooier resultaat op dan te hopen dat de Word-exportinstellingen precies de juiste commentaarweergave opleveren.
Opmerkingen in de PDF verifiëren vóór distributie
Nadat u het Word-document naar PDF hebt geëxporteerd terwijl opmerkingen zijn ingeschakeld, opent u de PDF in ten minste twee verschillende viewers. Adobe Acrobat Reader geeft opmerkingen weer in een speciaal opmerkingenvenster aan de rechterkant van het venster. Browsergebaseerde PDF-viewers kunnen opmerkingen anders weergeven, soms als kleine tekstballonpictogrammen waarop moet worden geklikt om de tekst weer te geven. Mobiele PDF-apps hebben hun eigen weergaveconventies voor opmerkingen. Controleer of de opmerkingen zichtbaar en leesbaar zijn en correct zijn gekoppeld aan de relevante tekst in elke weergaveomgeving die uw ontvangers waarschijnlijk zullen gebruiken.
Blader door elke pagina en bevestig dat alle verwachte opmerkingen aanwezig zijn. Een veelvoorkomend exportprobleem is dat opmerkingen op de laatste pagina van een sectie of op inhoud in tekstvakken en zwevende objecten niet in de PDF worden weergegeven. Controleer deze locaties specifiek. Als er opmerkingen ontbreken, gaat u terug naar Word en controleert u of de opmerkingen actief zijn, niet zijn opgelost en of de optie Document met markeringen is ingeschakeld voor de export.
Omgaan met opmerkingen in samenwerkingsdocumenten met bijgehouden wijzigingen
Documenten die meerdere beoordelingsrondes hebben doorlopen, bevatten vaak tegelijkertijd opmerkingen en bijgehouden wijzigingen. De visuele dichtheid van rode doorgestreepte tekst, blauwe ingevoegde onderstrepingen en commentaarballonnen in de marge kunnen een lezer overweldigen die probeert de huidige status van het document te begrijpen. Voordat u naar PDF exporteert terwijl de opmerkingen zichtbaar zijn, kunt u overwegen alle opmaakwijzigingen te accepteren terwijl u inhoudelijke wijzigingen in de inhoud en opmerkingen actief laat.
Met de woordfilteropties op het tabblad Controleren kunt u specifieke typen markeringen weergeven of verbergen. Klik op Markeringen weergeven en schakel Opmaak uit om de indicatoren voor lettertype-, spatiëring- en stijlwijzigingsindicatoren te verbergen. Schakel Invoegingen en verwijderingen uit om alleen op opmerkingen te focussen. Deze filters zijn van toepassing op de PDF-export wanneer Document met markeringen is ingeschakeld, zodat u de visuele dichtheid van de uitvoer kunt bepalen zonder afzonderlijke wijzigingen handmatig te accepteren of af te wijzen.
Wanneer u een document exporteert dat opmerkingen van meerdere revisoren bevat, wordt de kleurcodering van de opmerkingen die revisoren in Word onderscheidt, mogelijk niet overgezet naar de PDF. Controleer de PDF-uitvoer om te bevestigen dat elke opmerking duidelijk aan de auteur kan worden toegeschreven, hetzij via de auteursnaam die in de opmerking wordt weergegeven, hetzij via een consistent kleurenschema. Als de kleurcodering verloren gaat, overweeg dan om vóór het exporteren de initialen van de recensent aan het begin van elke opmerking toe te voegen.
Een laatste tip voor documenten met uitgebreide commentaarthreads: exporteer de PDF in twee versies. Eén versie bevat alle opmerkingen voor het interne beoordelingsteam. De andere versie is een schone export zonder commentaar voor externe distributie. Deze dubbele exportbenadering houdt de discussiegeschiedenis toegankelijk voor degenen die deze nodig hebben, terwijl een helder, professioneel document wordt gepresenteerd aan externe lezers.
Wanneer het document deel uitmaakt van een groter rapportpakket dat meerdere PDF's bevat, kunt u na het exporteren de becommentarieerde en schone versies samenvoegen met behulp van een PDF-samenvoegtool, in plaats van te proberen de zichtbaarheid van opmerkingen tijdens het samenvoegproces zelf te beheren.