Een verzendknop is het sluitstuk van een functionele PDF Forms-workflow. Nadat een gebruiker tekstvelden heeft ingevuld, vervolgkeuzemenu's heeft geselecteerd en de juiste vakjes heeft aangevinkt, worden met de verzendknop alle formuliergegevens verpakt en naar een bestemming gestuurd waar iemand ernaar kan handelen. Zonder verzendknop moet de gebruiker de ingevulde PDF opslaan en handmatig als bijlage e-mailen. Met een goed geconfigureerde verzendknop arriveren de formuliergegevens als gestructureerde tekst in een inbox of database, klaar voor verwerking zonder handmatige stappen van de gebruiker.
Het toevoegen van een verzendknop omvat twee afzonderlijke taken: het plaatsen van de knopbediening op de PDF-pagina en het configureren van de actie om gegevens naar de juiste bestemming te verzenden. De actieconfiguratie bepaalt waar de gegevens naartoe gaan, welk formaat ze gebruiken en of de gebruiker na verzending een bevestigingsbericht ziet. Het goed uitvoeren van de actie is wat een knop onderscheidt die daar gewoon klikbaar lijkt, en een knop die op betrouwbare wijze formulierreacties levert.
De Invulbare PDF-editor van WukongPDF bevat knoppen voor verzendknoppen die u kunt configureren met een mailto-adres of een servereindpunt. Nadat u de knop hebt geconfigureerd, test u de volledige indieningsworkflow voordat u het formulier naar de ontvangers verzendt om te bevestigen dat de gegevens intact aankomen.
Hoe de knoppen voor het verzenden van PDF's werken
In de meeste gevallen is een knop voor het verzenden van een PDF een formulierveld van het type knop met een bijbehorende actie Formulier verzenden. Wanneer de gebruiker op de knop klikt, verzamelt de PDF-lezer de huidige waarden van alle formuliervelden, serialiseert deze in het gekozen gegevensformaat en verzendt ze naar de opgegeven bestemming. De bestemming kan een e-mailadres zijn dat gebruikmaakt van het mailto:-protocol, dat de e-mailclient van de gebruiker opent met de formuliergegevens in de berichttekst of als bijlage. Of het kan een webserver-URL zijn die HTTP of HTTPS gebruikt, die de gegevens verzendt als een POST-verzoek dat een script op de server ontvangt en verwerkt.
Tot de opties voor gegevensindelingen behoort FDF, het formuliergegevensformaat dat sinds de jaren negentig door Adobe-producten wordt gebruikt. XFDF, de op XML gebaseerde versie van FDF die gemakkelijker kan worden geparseerd door niet-Adobe-systemen. HTML, dat de veldgegevens opmaakt als sleutel-waardeparen in de hoofdtekst van een HTML-document. En PDF, waarmee het volledige ingevulde PDF-bestand als bijlage wordt verzonden. De formaatkeuze hangt af van welk systeem de gegevens ontvangt. E-mailontvangers geven over het algemeen de voorkeur aan PDF of HTML. Serverscripts die formulierinzendingen in databases verwerken, geven de voorkeur aan XFDF of FDF voor gestructureerde parsering.
Methode 1: Een mailto configureren: knop Verzenden
In de praktijk is de mailto-aanpak het eenvoudigst op te zetten, omdat er geen serverinfrastructuur voor nodig is. Met de knop Verzenden wordt de standaard e-mailtoepassing van de gebruiker geopend, wordt een nieuw bericht gemaakt dat aan de opgegeven ontvanger is gericht, en wordt de berichttekst ingevuld of wordt de ingevulde PDF als bijlage toegevoegd. Open in Adobe Acrobat Pro de PDF, ga naar Extra en vervolgens Formulier voorbereiden. Klik op het knoppictogram in de werkbalk en teken een knop op de pagina. Typ een label, zoals Formulier verzenden of Verzenden.
Open het dialoogvenster Eigenschappen terwijl de knop is geselecteerd. Geef op het tabblad Algemeen de knop een naam zoals SubmitButton. Stel op het tabblad Opties de Lay-out in op Alleen label en voer de knoptekst in. Selecteer op het tabblad Acties de optie Muis omhoog in de vervolgkeuzelijst met triggers en klik vervolgens op Toevoegen. Kies Een formulier indienen in de lijst met actietypen. Voer in het dialoogvenster Formulierselecties indienen mailto:jij@voorbeeld.com in als de URL. Kies PDF als exportformaat, zodat de ontvanger de volledig ingevulde PDF ontvangt. Klik op OK, sluit de eigenschappen en sla de PDF op.
Test de knop Verzenden door de PDF te openen in Adobe Acrobat Reader, een paar velden in te vullen en op Verzenden te klikken. De Reader zou uw standaard e-mailtoepassing moeten openen met een nieuw bericht aan u gericht en de ingevulde PDF als bijlage. Als de e-mailclient niet wordt geopend, controleer dan of er op uw besturingssysteem een standaard e-mailtoepassing is geconfigureerd. mailto-links zijn afhankelijk van de mailhandler van het systeem, en op sommige machines, vooral in bedrijfsomgevingen met webgebaseerde e-mail, is de mailto-handler mogelijk niet geconfigureerd.
Methode 2: Formuliergegevens verzenden naar een webserver
Voor formulieren die worden gedistribueerd naar het publiek of naar grote teams waarbij het indienen via e-mail onpraktisch wordt, biedt HTTP POST-verzending naar een serverscript een meer schaalbare pijplijn voor gegevensverzameling. Voor de installatie is een servereindpunt vereist dat binnenkomende PDF-formuliergegevens kan accepteren en verwerken. De eindpunt-URL wordt in het URL-veld van de actie Formulier indienen geplaatst in plaats van in een mailto-adres. Wanneer de gebruiker op verzenden klikt, verzendt de PDF-lezer een HTTP POST-verzoek met de formuliergegevens in de hoofdtekst. Het serverscript parseert de gegevens, slaat deze op en retourneert een antwoord dat de PDF-lezer kan weergeven als bevestigingspagina.
Het instellen van het servereindpunt is het complexere deel van deze workflow, omdat het om webontwikkeling buiten de PDF gaat. Een standaard PHP-, Python- of Node.js-script dat POST-verzoeken accepteert, FDF- of XFDF-gegevens parseert en de veldwaarden naar een CSV-bestand of database schrijft, bestaat doorgaans uit 30 tot 50 regels code. De PDF-kant van de configuratie is identiek aan de mailto-configuratie, behalve dat de URL naar het servereindpunt verwijst in plaats van naar een mailto-adres. Veel formulierbeheerservices bieden kant-en-klare eindpunten die PDF-formulierinzendingen accepteren, waardoor het niet meer nodig is om aangepaste servercode te schrijven en te hosten.
Uiterlijk en gedrag van de knop Verzenden aanpassen
Het standaard uiterlijk van de knop, een grijze rechthoek met gecentreerde tekst, werkt, maar komt niet overeen met de meeste formulierontwerpen. In het dialoogvenster Eigenschappen van de knop onder het tabblad Vormgeving stelt u de randkleur, de vulkleur, het lettertype en de lettergrootte in zodat deze overeenkomen met de visuele stijl van het formulier. Een verzendknop met een blauwe vulling, witte tekst en afgeronde hoeken trekt meer aandacht en krijgt meer klikken dan een standaard grijze rechthoek. Op het tabblad Opties kunt u een pictogram toewijzen aan de knop die naast of in plaats van de labeltekst verschijnt.
Bij de meeste tools ondersteunt het tabblad Acties van de knop meerdere acties op verschillende triggers. Naast de verzendactie Muis omhoog kunt u een actie Muis invoeren toevoegen die de kleur van de knop verandert om aan te geven dat de knop zweeft, en een actie Muis verlaten die de oorspronkelijke kleur herstelt. Deze visuele feedbacksignalen zorgen ervoor dat het formulier responsiever en professioneler aanvoelt. Houd de interactieve effecten subtiel. Een knop die tijdens het zweven in een iets donkerdere tint verandert, is handig. Een knop die animeert of dramatisch verandert, leidt af.
Beveiligings- en privacyoverwegingen
Formuliergegevens die via een mailto-link worden ingediend, passeren de e-mailclient van de gebruiker en de e-mailinfrastructuur van zowel de afzender als de ontvanger. De gegevens worden tijdens de overdracht niet gecodeerd, tenzij beide e-mailservers TLS afdwingen. Voor formulieren die gevoelige informatie verzamelen, zoals persoonlijke identificatienummers, gezondheidsgegevens of financiële details, biedt mailto submission geen adequate beveiliging. HTTP POST naar een servereindpunt met behulp van HTTPS codeert de gegevens die worden verzonden tussen de PDF-lezer en de server, wat het minimaal aanvaardbare beveiligingsniveau is voor elk formulier dat persoonlijke gegevens verzamelt.
Bij het ontwerpen van documenten heeft de PDF-lezer die de ontvanger gebruikt ook invloed op het indieningsgedrag. Adobe Acrobat Reader ondersteunt het volledige scala aan verzendacties, inclusief mailto en HTTP POST. Browsergebaseerde PDF-viewers die zijn ingebed in Chrome, Edge en Firefox, bieden beperkte of geen ondersteuning voor acties voor het indienen van PDF-formulieren. Een verzendknop die perfect werkt in Acrobat Reader doet mogelijk niets wanneer dezelfde PDF wordt geopend in een browsertabblad. Voor formulieren die worden gedistribueerd naar externe ontvangers van wie u de PDF-lezer niet kunt beheren, voegt u een notitie toe bij de verzendknop waarin gebruikers worden geïnstrueerd het bestand in Adobe Acrobat Reader te openen als de knop niet in hun browser werkt.
| Verzendmethode | Hoe het werkt | Beste voor |
|---|---|---|
| mailto: URL-actie | Opent de standaard e-mailclient van de gebruiker met een vooraf ingevuld onderwerp en hoofdtekst met formuliergegevens | Interne formulieren, kleine teams, eenvoudige gegevens |
| HTTP POST naar server-script | Verzendt formuliergegevens als FDF of XFDF naar een webservereindpunt voor verwerking | Openbare formulieren, CRM-integratie, automatisering |
| JavaScript + e-mail API-service | Aangepaste JS-knop roept rechtstreeks vanuit de PDF-lezer een e-mail-API van derden aan | Formulieren waarbij de betrouwbaarheid van mailto onvoldoende is |
Een goed geconfigureerde verzendknop verandert een invulbare PDF van een zelfstandig formulier in een eindpunt voor gegevensverzameling. De mailto-methode verwerkt interne teamformulieren zonder serverconfiguratie. De HTTP POST-methode schaalt op naar openbare distributie en geautomatiseerde gegevensverwerking. Door de indieningsworkflow van begin tot eind te testen voordat de distributie configuratiefouten ontdekt die anders stilletjes elk door uw gebruikers ingediend formulierantwoord zouden verliezen. Een verzendknop die betrouwbaar werkt, verwijdert het laatste wrijvingspunt tussen de formuliervuller en de formuliereigenaar, waardoor de hele invulbare PDF-workflow wordt gesloten.
Problemen oplossen met de knop Verzenden
Wanneer een knop Verzenden niets doet wanneer er op wordt geklikt, is de meest voorkomende oorzaak dat de PDF-lezer het actietype niet ondersteunt. Browsergebaseerde PDF-viewers ondersteunen over het algemeen geen mailto- of HTTP POST-verzendacties. De oplossing is om gebruikers te instrueren het bestand specifiek in Adobe Acrobat Reader te openen. Een andere veelvoorkomende oorzaak is dat de mailto-URL verkeerd is ingedeeld. Het juiste formaat is mailto:adres@voorbeeld.com zonder spaties of aanvullende parameters, tenzij deze correct URL-gecodeerd zijn.
Als de knop werkt maar de e-mail zonder gegevens arriveert, is de waarschijnlijke oorzaak dat het exportformaat is ingesteld op FDF of XFDF en dat de e-mailclient van de ontvanger niet weet hoe deze formaten moeten worden weergegeven. Wijzig het exportformaat naar PDF in de actie-instellingen voor het verzenden van formulieren. De ingevulde PDF arriveert als e-mailbijlage en de ontvanger kan deze direct openen om alle ingevoerde gegevens te bekijken. Voor formulieren waarbij de ontvanger de gegevens in één oogopslag in de hoofdtekst van de e-mail moet zien, kiest u HTML als exportformaat. De veldwaarden verschijnen als gelabelde tekst in de hoofdtekst van het e-mailbericht, hoewel de opmaak duidelijk is en de visuele lay-out van het originele formulier niet behouden blijft.