Het combineren van meerdere Word-documenten in één PDF komt vaak voor: het samenstellen van een rapport uit afzonderlijk geschreven secties, het verpakken van een voorstel met de bijlagen, of het voorbereiden van een documentenbundel voor indiening. Er zijn een aantal benaderingen, en welke het beste werkt, hangt ervan af of u het geheel in Word wilt doen of daarna een samenvoegstap wilt gebruiken.
Optie 1: voeg eerst de Word-documenten samen en exporteer vervolgens naar PDF
De schoonste aanpak voor een gepolijst einddocument is om alles in Word te combineren voordat u het converteert. Open het eerste document, plaats de cursor aan het einde, ga naar Invoegen → Object → Tekst uit bestand en selecteer het volgende Word-document. Word voegt de inhoud in op de cursorpositie. Herhaal dit voor elk extra document. Zodra alles in één Word-bestand staat, controleert u of de stijlen, paginanummering en kop- en voetteksten overal consistent zijn en exporteert u vervolgens naar PDF via Bestand → Opslaan als → PDF of Bestand → Exporteren.
Deze methode geeft u volledige controle over het gecombineerde document voordat het een PDF wordt. U kunt stijlinconsistenties (verschillende koplettertypen van verschillende auteurs, inconsistente alinea-afstanden, conflicterende paginanummering) oplossen voordat de PDF wordt gemaakt. Het nadeel is dat het openen en bewerken in Word vereist, wat niet altijd praktisch is als de documenten van verschillende mensen afkomstig zijn en je de originelen niet wilt wijzigen.
Optie 2: elk document converteren naar PDF en vervolgens samenvoegen
Exporteer elk Word-document afzonderlijk naar PDF en combineer vervolgens de PDFs met behulp van een samenvoegtool. In Word: Bestand → Opslaan als → PDF voor elk bestand. Upload vervolgens alle PDFs naar de tool Merge PDF van WukongPDF, rangschik ze in volgorde en download het gecombineerde document.
Bij deze aanpak blijft de oorspronkelijke opmaak van elk document exact behouden, omdat elke PDF afzonderlijk wordt geëxporteerd. Het nadeel is dat je uiteindelijk een gecombineerd document krijgt dat mogelijk een inconsistente stijl heeft in alle secties (verschillende lettertypen, verschillende marges, verschillende koptekstontwerpen) omdat elk Word-document zijn eigen opmaak behield. Voor een formele publicatie waarbij visuele consistentie van belang is, is het de moeite waard om eerst de stijl in Word vast te leggen. Voor een snel pakket van onafhankelijk geschreven documenten waarbij consistentie niet cruciaal is, is de aanpak van converteren en samenvoegen sneller.
Op Mac zonder samenvoegtool
Preview voert de samenvoegstap op Mac uit zonder dat er een browsertool nodig is. Exporteer eerst alle Word-documenten naar PDF, open vervolgens de eerste PDF in Voorvertoning, toon het miniaturenpaneel en sleep de andere PDF-bestanden in de juiste volgorde naar het paneel. Bestand → Exporteren als PDF slaat het gecombineerde document op.
Paginanummering in het gecombineerde document
Eén probleem dat naar voren komt bij het samenvoegen van afzonderlijk gemaakte documenten: paginanummers. Elk document kan zijn eigen paginanummering hebben, beginnend bij 1, dus de samengevoegde PDF heeft pagina 1, 2, 3... en dan weer 1, 2, 3 uit het tweede document. Als u doorlopende paginanummers nodig heeft, kunt u dit in Word oplossen voordat u met converteren begint. Stel het paginanummer van elk document in om te beginnen waar het vorige was gebleven (Pagina-indeling → Paginanummer → Paginanummers opmaken → Begin bij [N]). Doorlopende paginanummering is veel moeilijker toe te voegen aan een reeds samengevoegde PDF.
Bestandsgrootte na samenvoegen
Een gecombineerde PDF van verschillende Word-documenten kan groter zijn dan verwacht, vooral als de documenten afbeeldingen of ingesloten diagrammen bevatten. Als u de uiteindelijke samengevoegde PDF uitvoert via een PDF Compressie-tool, wordt de grootte doorgaans aanzienlijk verkleind zonder dat dit invloed heeft op de tekstkwaliteit. Voor een document dat ergens met een maximale grootte per e-mail wordt verzonden of geüpload, is dit de moeite waard als laatste stap vóór verzending.