Het splitsen van een grote PDF in kleinere bestanden is eenvoudig als het document geen beveiligingsinstellingen heeft. Maar als de originele PDF met een wachtwoord is beveiligd of bewerkingsbeperkingen heeft, wordt bij het splitsen deze beveiliging vaak van de uitvoerbestanden verwijderd. Een vertrouwelijk document waarvoor een wachtwoord nodig is om te openen, wordt na splitsing vrij toegankelijk. Een formulier dat beperkt is tot invullen en ondertekenen, wordt volledig bewerkbaar. Voor het behouden van de PDF-beveiliging-instellingen tijdens een Split PDF-bewerking zijn hulpmiddelen en instellingen nodig die de beveiligingsconfiguratie van het originele document doorvoeren naar elk uitvoerbestand.
Belangrijkste punten
De meeste PDF-splitstools behouden standaard de beveiligingsinstellingen niet. Door de splitsing worden nieuwe PDF-bestanden gemaakt, en de beveiligingsinstellingen van het origineel worden niet automatisch toegepast op de nieuw gemaakte bestanden. Tools die een optie "Beveiligingsinstellingen behouden" bieden of "Originele bescherming behouden" optie om het originele wachtwoord en de toestemmingsinstellingen opnieuw toe te passen op elk uitvoerbestand. Als uw tool dit niet ondersteunt, kunt u na het splitsen de beveiligingsinstellingen opnieuw toepassen op elk uitvoerbestand.
Hoe PDF-beveiligingsinstellingen zijn gekoppeld aan de bestandsstructuur
PDF-beveiligingsinstellingen, inclusief open wachtwoorden en toestemmingsbeperkingen, worden opgeslagen in het coderingswoordenboek van het document. Dit woordenboek maakt deel uit van de trailer van het bestand, een sectie aan het einde van de PDF die algemene documentinformatie bevat, inclusief de kruisverwijzingstabel en beveiligingsparameters. Wanneer een splitstool pagina's uit een PDF extraheert, worden er nieuwe PDF-bestanden met nieuwe trailers gemaakt. Het oorspronkelijke coderingswoordenboek wordt niet automatisch naar de nieuwe trailers gekopieerd, omdat elk nieuw bestand een aparte PDF is met zijn eigen coderingsvereisten. De split-tool zou het originele encryptiewoordenboek moeten lezen, de beveiligingsparameters moeten extraheren en deze in het encryptiewoordenboek van elk uitvoerbestand moeten schrijven. De meeste basissplittools slaan deze stap over.
Toestemmingswachtwoorden vormen een subtieler probleem. Een open wachtwoord voorkomt dat het bestand wordt geopend. Een splitstool kan geen pagina's extraheren uit een bestand dat het niet kan openen. Er moeten dus open wachtwoorden worden ingevoerd voordat de splitsing kan plaatsvinden. Maar zodra het bestand geopend is, heeft de tool toegang tot de niet-versleutelde inhoud en worden uitvoerbestanden gemaakt die ook niet-versleuteld zijn, tenzij de tool het wachtwoord specifiek opnieuw toepast. Een gebruiker die het open wachtwoord invoert om het bestand te splitsen, mag redelijkerwijs verwachten dat de uitvoerbestanden met hetzelfde wachtwoord worden beschermd, maar tenzij de tool dit expliciet ondersteunt, zal dit niet het geval zijn.
Gesplitste tools gebruiken die beveiligingsinstellingen behouden
Wanneer u gesplitste tools voor beveiligingsgevoelige workflows evalueert, test u de tool met een niet-vertrouwelijk voorbeelddocument voordat u beveiligde bestanden verwerkt. Pas een wachtwoord toe op een test-PDF, splits deze met de tool en controleer of elk uitvoerbestand hetzelfde wachtwoord vereist en dezelfde beperkingen oplegt. Een tool die deze test met een voorbeelddocument doorstaat, is betrouwbaar voor productiegebruik. Een tool die faalt, mag niet worden gebruikt voor beveiligde documenten, ongeacht wat de lijst met functies beweert.
Zoek naar gesplitste tools met een optie voor beveiligingsbehoud in hun instellingenpaneel. Deze optie wordt vaak aangeduid met "Brondocumentbeveiliging behouden", "Behoud originele rechten," of "Pas het originele wachtwoord toe om bestanden te splitsen." Indien ingeschakeld, leest de tool de coderingsparameters uit de bron-PDF voordat deze wordt gesplitst en past deze tijdens het maken op elk uitvoerbestand toe. Het resultaat is een reeks gesplitste bestanden die zich identiek gedragen als het origineel wat betreft wie ze kan openen en wat ze met de inhoud kunnen doen.
De splitstool van WukongPDF bevat een functie "Bewaar beveiligingsinstellingen" selectievakje dat de wachtwoordbeveiliging en toestemmingsbeperkingen van het originele document opnieuw toepast op elk uitvoerbestand. Voor documenten met een open wachtwoord heeft elk gesplitst bestand hetzelfde wachtwoord nodig om te openen. Voor documenten met bewerkingsbeperkingen heeft elk gesplitst bestand dezelfde beperkingen. De functie elimineert het beveiligingslek dat door standaard gesplitste bewerkingen ontstaat.
Beveiligingsinstellingen opnieuw toepassen om bestanden handmatig te splitsen
Wanneer u beveiligingsinstellingen opnieuw toepast om bestanden te splitsen, controleer dan nogmaals het coderingsniveau. De originele PDF heeft mogelijk 128-bits AES-codering gebruikt, maar de herbeveiligingstool gebruikt mogelijk standaard een zwakkere coderingsstandaard. Door het coderingsniveau af te stemmen op het origineel, zorgt u ervoor dat ontvangers die het origineel konden openen, ook de gesplitste bestanden kunnen openen. Als de coderingsniveaus tussen het origineel en de gesplitste bestanden niet overeenkomen, kunnen er compatibiliteitsproblemen ontstaan met oudere PDF-lezers waarmee het originele document is getest.
Als de splitstool de beveiliging niet waarborgt, kunt u de instellingen afzonderlijk of in batch opnieuw toepassen op elk uitvoerbestand. Voor een klein aantal uitvoerbestanden opent u ze allemaal in een PDF-beveiligingstool en past u hetzelfde wachtwoord en dezelfde machtigingen toe als op het originele document. Noteer de exacte instellingen van het origineel vóór het splitsen: het wachtwoordtype, het coderingsniveau en welke machtigingen waren in- of uitgeschakeld. Door deze instellingen exact op elkaar af te stemmen, wordt een consistent beveiligingsgedrag voor alle gesplitste bestanden gegarandeerd.
Gebruik voor batchherbeveiliging een tool die hetzelfde beveiligingsprofiel op meerdere bestanden tegelijk kan toepassen. Configureer de beveiligingsinstellingen één keer, selecteer alle gesplitste uitvoerbestanden en pas het profiel toe. Test na de herbeveiliging één uitvoerbestand uit de batch door het te openen en de acties uit te voeren die moeten worden beperkt. Controleer of het wachtwoord werkt, dat beperkte acties zijn geblokkeerd en dat toegestane acties correct werken. Door één bestand te testen, wordt de hele batch gevalideerd als het beveiligingsprofiel op alle bestanden identiek is toegepast.
Wanneer moet je accepteren dat de veiligheid niet kan worden gehandhaafd
Voor documenten die worden beschermd door op certificaten gebaseerde versleuteling, wordt splitsing doorgaans niet ondersteund, omdat de versleuteling is gekoppeld aan specifieke gebruikersidentiteiten en voor de splitsingsbewerking toegang nodig is tot de privésleutels van alle geautoriseerde gebruikers. Als uw workflow zowel certificaatbeveiliging als splitsing vereist, splitst u het document eerst en past u vervolgens op certificaten gebaseerde codering toe op elk uitvoerbestand afzonderlijk. De volgorde van de bewerkingen is van belang: splitsen vóór het coderen, niet erna.
Sommige beveiligingsconfiguraties zijn inherent verbonden met de oorspronkelijke bestandsstructuur en kunnen niet zinvol worden toegepast op gesplitste bestanden. Digitale handtekeningen zijn het duidelijkste voorbeeld. Een digitaal ondertekende PDF garandeert de integriteit van het gehele document. Door het document te splitsen verandert de inhoud ervan, waardoor de handtekening ongeldig wordt. De gesplitste bestanden kunnen niet de originele handtekening dragen, omdat de inhoud die ze bevatten verschilt van wat er ondertekend is. Als handtekeningintegriteit essentieel is, splits het document dan vóór de ondertekening, en niet erna.
Op certificaten gebaseerde versleuteling die is gekoppeld aan specifieke gebruikersidentiteiten kan ook mislukken na het splitsen als de splitstool geen ondersteuning biedt voor herversleuteling met het originele certificaat. Raadpleeg in deze gevallen de documentatie van uw op certificaten gebaseerde beveiligingssysteem om te bepalen of herbeveiliging na splitsing wordt ondersteund. Voor workflows die splitsen combineren met certificaatbeveiliging, test u de volledige workflow op een niet-vertrouwelijk voorbeelddocument voordat u gevoelige bestanden verwerkt.
Veelgestelde vragen
Als de originele PDF is beveiligd met een digitaal certificaat in plaats van met een wachtwoord, kunnen de gesplitste bestanden dan opnieuw worden gecodeerd met hetzelfde certificaat? Meestal niet via standaard PDF-tools. Op certificaten gebaseerde versleuteling koppelt het document aan specifieke openbare sleutels, en de splittool zou toegang tot die sleutels nodig hebben om opnieuw te versleutelen. Voor met een certificaat beveiligde documenten moet u deze splitsen voordat u certificaatbeveiliging toepast. Dit is de meest betrouwbare workflow en vermijdt de complexiteit van het opnieuw coderen van gesplitste bestanden.
Wat gebeurt er als ik een PDF splits die zowel een open wachtwoord als een machtigingswachtwoord heeft? Beide soorten bescherming gaan verloren tijdens een standaardsplitsing. U moet zowel het openwachtwoord opnieuw toepassen, zodat elk gesplitst bestand hetzelfde wachtwoord nodig heeft om te openen, als het machtigingswachtwoord, zodat dezelfde bewerkingsbeperkingen worden afgedwongen. Pas eerst het open wachtwoord toe en vervolgens het machtigingswachtwoord. De volgorde heeft geen invloed op het resultaat, maar het is gemakkelijker om te verifiëren dat elke beschermingslaag correct werkt wanneer deze opeenvolgend wordt toegepast.
Blijven de beveiligingsinstellingen overeind als ik een PDF opsplits op bladwijzer of op inhoudsopgave in plaats van op paginabereik? De splitsingsmethode heeft geen invloed op de vraag of de beveiligingsinstellingen behouden blijven. Of u nu opsplitst op paginabereik, op bladwijzer of op gedetecteerde sectie-einden: de uitvoerbestanden zijn nieuwe PDF's waarop de beveiligingsinstellingen opnieuw moeten worden toegepast. De splitsingsmethode heeft alleen invloed op welke pagina's in welk uitvoerbestand terechtkomen, en niet op de beveiligingskenmerken van die bestanden.
Wat gebeurt er met de beveiligingsinstellingen als ik een PDF splits door slechts één pagina te extraheren?
Het uitgepakte bestand van één pagina is een nieuwe PDF zonder beveiligingsinstellingen, tenzij de extractietool deze specifiek opnieuw toepast. Hetzelfde principe is van toepassing, ongeacht of u één pagina extraheert of opsplitst in meerdere bestanden. Controleer altijd de beveiligingsstatus van geëxtraheerde pagina's voordat u deze deelt.
Kan ik een PDF met verschillende beveiligingsinstellingen op verschillende pagina's splitsen?
PDF-beveiliging is een instelling op documentniveau. Eén PDF kan geen verschillende wachtwoorden of machtigingen hebben op verschillende pagina's. Als u beveiliging op paginaniveau nodig heeft, splitst u het document eerst op in afzonderlijke bestanden en past u vervolgens op elk bestand verschillende beveiligingsinstellingen toe. Sommige DRM-systemen voor ondernemingen ondersteunen toegangscontrole op paginaniveau, maar dit wordt geïmplementeerd via een DRM-server in plaats van via standaard PDF-beveiligingsfuncties.
Heeft het splitsen van een PDF invloed op de naleving ervan met standaarden zoals PDF/A?
Ja. PDF/A-compliance is een certificering op documentniveau. Door een PDF/A-document te splitsen ontstaan bestanden die niet automatisch PDF/A-compatibel zijn. Als naleving moet worden gehandhaafd, valideert u elk gesplitst bestand opnieuw aan de hand van de PDF/A-standaard en past u eventuele benodigde correcties toe met behulp van een PDF/A-validatietool.