Een PDF ondertekenen op uw eigen computer is eenvoudig. Uw handtekeningafbeelding of digitaal certificaat wordt lokaal opgeslagen en het ondertekeningsproces laat geen spoor achter behalve de handtekening zelf. Als u zich aanmeldt op een openbare of gedeelde computer, zoals een bibliotheekterminal, de computer van een hotelzakencentrum of de machine van een collega die u tijdelijk gebruikt, brengt risico's met zich mee die uw pc niet heeft. Uw handtekeninggegevens, of het nu een afbeelding van uw handgeschreven handtekening of een digitaal certificaatbestand is, kunnen op de computer worden achtergelaten waar anderen er toegang toe hebben. PDF ondertekenen-bewerkingen op gedeelde apparaten vereisen specifieke voorzorgsmaatregelen om uw handtekening veilig te houden.
Belangrijkste punten
Als u een PDF op een gedeelde computer ondertekent, blijven uw handtekeningafbeelding of certificaatgegevens achter in de tijdelijke bestanden van de computer, in de lijst met recente documenten en mogelijk in de opgeslagen handtekeningenbibliotheek van de PDF-software. De veiligste aanpak is het gebruik van browsergebaseerde ondertekeningstools die de handtekening in het geheugen verwerken en deze niet op schijf opslaan. Als u desktopsoftware moet gebruiken, verwijder dan alle sporen van uw handtekening van de computer voordat u zich afmeldt.
De risico's van het ondertekenen van PDF's op gedeelde computers
Wanneer u met behulp van desktopsoftware een handtekening op een PDF plaatst, slaat de toepassing uw handtekeningafbeelding doorgaans op een of meer locaties op: een toepassingsspecifieke handtekeningenbibliotheek, de tijdelijke map van het systeem als afbeeldingsbestand in de cache en de lijst met recente documenten die naar de ondertekende PDF verwijst. Op uw pc is dit handig omdat uw handtekening beschikbaar is voor toekomstig gebruik. Op een gedeelde computer vormen deze opgeslagen kopieën een Digitale handtekening beveiligingsrisico. De volgende gebruiker van de computer kan de PDF-software openen, door de handtekeningenbibliotheek bladeren en uw handgeschreven handtekening gereed vinden om op elk document toe te passen.
Digitale certificaten die zijn opgeslagen op USB-tokens of smartcards verminderen dit risico omdat de privésleutel het hardwaretoken nooit verlaat. Maar de metagegevens van het certificaat, inclusief uw naam en de certificeringsinstantie die deze heeft uitgegeven, worden mogelijk nog steeds in de cache opgeslagen door de PDF-software. Deze in de cache opgeslagen metagegevens staan niet toe dat iemand uw handtekening vervalst, maar onthullen wel dat u documenten op die computer hebt ondertekend en welke certificeringsinstantie uw inloggegevens heeft uitgegeven. Voor situaties waarin het feit van ondertekening op zichzelf vertrouwelijk is, is zelfs het lekken van metagegevens problematisch.
Gebruik een browsergebaseerd ondertekeningshulpmiddel voor maximale beveiliging
Browsergebaseerde PDF-ondertekeningstools verwerken de handtekening in de geheugensandbox van de browser. Wanneer u het browsertabblad sluit, wordt het geheugen vrijgegeven en worden er geen handtekeninggegevens naar de permanente opslag van de computer geschreven. Upload de PDF naar de tool, pas uw handtekening toe met behulp van een handtekeningafbeelding die u uploadt vanaf een USB-station of ter plekke genereert, download de ondertekende PDF en sluit de browser. De hele sessie vindt plaats in het vluchtige geheugen. Dit is de schoonste aanpak voor gedeelde computers, omdat deze de kleinste digitale voetafdruk achterlaat.
Wanneer u een browsergebaseerde tool op een gedeelde computer gebruikt, neem dan de extra stap door de privé- of incognitomodus van de browser te gebruiken. De privémodus voorkomt dat de browser het PDF-bestand opslaat in de downloadgeschiedenis, de handtekeningafbeelding in de cache opslaat of de URL van de ondertekenservice in de browsegeschiedenis opslaat. Nadat u de ondertekende PDF naar een USB-station heeft gedownload, sluit u het privévenster volledig. De sessiegegevens van de browser, inclusief eventuele sporen van uw handtekening in het geheugen, worden verwijderd wanneer het privévenster sluit. De ondertekeningstool van WukongPDF werkt volledig in de browser en verwerkt handtekeningen in het geheugen, zodat er geen handtekeninggegevens in de opslag van de gedeelde computer worden bewaard.
Als u desktopsoftware moet gebruiken op een gedeelde computer
Voordat u uw handtekeningafbeelding importeert, controleert u of de PDF-software een bibliotheek met handtekeningen van eerdere gebruikers heeft opgeslagen. Open in Adobe Acrobat het gereedschap Invullen en ondertekenen en bekijk de lijst met opgeslagen handtekeningen. Als handtekeningen van andere gebruikers verschijnen, slaat de computer handtekeningen permanent op. Ga ervan uit dat elke handtekening die u toevoegt, op dezelfde manier wordt opgeslagen en beschikbaar zal zijn voor toekomstige gebruikers, tenzij u deze na gebruik expliciet verwijdert.
Controleer eerst of de PDF-software een bibliotheek met handtekeningen heeft opgeslagen en of deze handtekeningen van eerdere gebruikers bevat. Open in Adobe Acrobat Bewerken, Voorkeuren, Handtekeningen en bekijk de lijsten Identiteiten en Vertrouwde certificaten. Als de software standaard handtekeningen opslaat, heeft deze waarschijnlijk handtekeningen verzameld van iedereen die de computer heeft gebruikt. Voordat u de uwe toevoegt, moet u begrijpen dat uw handtekening aan deze verzameling wordt toegevoegd en beschikbaar zal zijn voor toekomstige gebruikers.
Gebruik een handtekeningafbeelding die is opgeslagen op een USB-station in plaats van een afbeelding die is opgeslagen op de gedeelde computer. Importeer de afbeelding van het USB-station, pas deze toe op het document en verwijder deze vervolgens uit de handtekeningenbibliotheek van de software. In de meeste PDF-software kunt u na gebruik een handtekening uit de bibliotheek verwijderen. Controleer of deze verdwenen is door de handtekeningtool te sluiten en opnieuw te openen en te bevestigen dat uw handtekening niet langer in de selectielijst verschijnt. Voordat u zich afmeldt, navigeert u naar de tijdelijke systeemmap en verwijdert u alle bestanden met recente tijdstempels en afbeeldingsextensies. In Windows is de map temp toegankelijk door percentage temp percent in de adresbalk van de Verkenner te typen.
Aanvullende voorzorgsmaatregelen voor digitale certificaten op gedeelde computers
Meld u af bij alle accounts voordat u ondertekent. Als u bent aangemeld bij een cloudopslagdienst, e-mailaccount of PDF-toolaccount op de gedeelde computer, wordt de ondertekende PDF mogelijk automatisch opgeslagen of gesynchroniseerd met dat account. Meld u bij alles af, onderteken de pdf, sla deze op uw USB-station op en sluit de toepassing. Hoe minder verbindingen tussen uw accounts en de gedeelde computer, hoe kleiner het risico dat het ondertekende document ergens verschijnt waar u niet de bedoeling had.
Nadat u het ondertekenen hebt voltooid, controleert u de downloadmap van de computer en het bureaublad op eventuele kopieën van de ondertekende PDF die u mogelijk per ongeluk hebt opgeslagen. Verwijder ze en leeg de prullenbak of prullenbak. Controleer in Windows ook de lijst Recente bestanden in Verkenner en wis deze. Op Mac: controleer de lijst met recente items onder het Apple-menu en wis deze. Deze locaties worden gemakkelijk over het hoofd gezien, maar kunnen kopieën van uw ondertekende document bevatten die toegankelijk blijven voor volgende gebruikers van de computer.
Als u ondertekent met een digitaal certificaat dat op een USB-token is opgeslagen, plaatst u het token alleen voor de duur van de ondertekeningsbewerking en verwijdert u het onmiddellijk daarna. Laat het token niet aangesloten terwijl u het ondertekende document bekijkt of uw e-mail controleert. Hoe minder tijd het token met de gedeelde computer is verbonden, hoe kleiner de tijd waarin schadelijke software op die computer probeert toegang te krijgen tot het token.
Nadat u het token hebt verwijderd, controleert u het certificaatarchief van de PDF-software op certificaatgegevens in de cache. Open in Adobe Acrobat Bewerken, Voorkeuren, Handtekeningen en bekijk de lijst met digitale ID's. Als de metagegevens van uw certificaat daar verschijnen, verwijdert u deze. Dit heeft geen invloed op uw certificaat op de USB-token. Het verwijdert alleen de lokaal in de cache opgeslagen informatie van de gedeelde computer. Meld u af bij de computer of start deze opnieuw op als het systeem dit toestaat. Een herstart wist geheugenresidente gegevens die eenvoudigweg niet kunnen worden verwijderd door het verwijderen van bestanden.
Veelgestelde vragen
Wat is de veiligste manier om een PDF te ondertekenen als ik geen andere keuze heb dan regelmatig een gedeelde computer te gebruiken? Neem een draagbare versie van een PDF-ondertekeningstool mee op een USB-stick. Draagbare applicaties draaien rechtstreeks vanaf de USB-drive zonder installatie en slaan alle instellingen en tijdelijke gegevens op de USB-drive op in plaats van op de hostcomputer. Wanneer u het USB-station verwijdert, blijven uw handtekeninggegevens achter. Verschillende gratis PDF-tools bieden draagbare versies voor precies dit gebruik.
Is het veilig om een PDF te ondertekenen met een telefoon of tablet in plaats van een gedeelde computer?
Over het algemeen wel. Mobiele apparaten voeren applicaties uit in sandbox-omgevingen die app-gegevens isoleren van andere apps. Het ondertekenen van een PDF op uw eigen telefoon met een vertrouwde PDF-app is veiliger dan het ondertekenen op een gedeelde desktopcomputer, omdat uw handtekeninggegevens in de sandbox van de app blijven en niet toegankelijk zijn voor andere gebruikers. De uitzondering hierop is als het mobiele apparaat zelf wordt gedeeld. In dat geval gelden dezelfde voorzorgsmaatregelen voor het verwijderen van opgeslagen handtekeningen.
Kan ik een getypte naam gebruiken als handtekening op een gedeelde computer zonder veiligheidsrisico?
Een getypte naam, toegepast via de 'type-to-sign'-functie van een PDF-tool, laat niet hetzelfde soort persistente gegevensspoor achter als een afbeelding of certificaat. De getypte naam wordt weergegeven als tekst in het handtekeningveld en wordt niet opgeslagen als herbruikbaar handtekeningmiddel. Voor documenten met een lage inzet waarbij een getypte handtekening acceptabel is, vermijdt deze aanpak de risico's van gegevenspersistentie van op afbeeldingen of certificaten gebaseerde ondertekening op gedeelde computers.
Wat moet ik doen als ik per ongeluk mijn handtekening op een gedeelde computer heb achtergelaten?
Als u de vergissing constateert terwijl u nog op de locatie bent, ga dan terug naar de computer en verwijder de handtekening zoals hierboven beschreven. Als u al vertrokken bent, neem dan contact op met de beheerder van de gedeelde computer, beschrijf wat er is gebeurd en vraag hem of haar uw handtekeninggegevens uit de handtekeningenbibliotheek en tijdelijke bestanden van de PDF-software te verwijderen. Als de handtekening een digitaal certificaat was, neem dan contact op met uw certificeringsinstantie om te vragen of de in de cache opgeslagen metagegevens een risico vormen en of er aanvullende stappen worden aanbevolen.