Een voormalig medewerker beveiligte een reeks pdf-documenten met een wachtwoord voordat hij de organisatie verliet. De documenten zijn van cruciaal belang voor de lopende activiteiten. De medewerker heeft het wachtwoord niet gedocumenteerd voordat hij vertrok, en niemand anders in de organisatie weet wat het is. De bestanden zijn niet toegankelijk voor bewerken, afdrukken of kopiëren, ook al is de organisatie eigenaar van de documenten en heeft zij het wettelijke recht om ze te gebruiken. Dit scenario speelt zich verrassend vaak af in bedrijven, overheidsinstanties en non-profitorganisaties en creëert een spanning tussen de technische bescherming van het pdf-wachtwoord en de legitieme behoefte van de organisatie om toegang te krijgen tot haar eigen documenten.
Onderscheid maken tussen de twee soorten PDF-wachtwoorden
PDF's kunnen twee onafhankelijke wachtwoorden hebben: een open wachtwoord dat moet worden ingevoerd om het document überhaupt te kunnen bekijken, en een eigenaarswachtwoord dat de machtigingen voor bewerken, afdrukken en kopiëren regelt. Een document met alleen een eigenaarswachtwoord kan door iedereen worden geopend en bekeken, maar bepaalde acties zijn beperkt. Een document met een open wachtwoord kan zonder wachtwoord helemaal niet worden bekeken. De herstelaanpak verschilt dramatisch, afhankelijk van welk type wachtwoord is toegepast. Een eigenaarswachtwoord dat de rechten beschermt, is een beheersbaar probleem. Een open wachtwoord dat alle toegang blokkeert, is een aanzienlijk moeilijker probleem.
Als de voormalige werknemer alleen een eigenaarswachtwoord heeft toegepast, is de documentinhoud toegankelijk, maar vergrendeld tegen wijzigingen. In dit geval kan de organisatie de inhoud bekijken en oplossingen gebruiken, zoals afdrukken naar een nieuwe PDF, waardoor een onbeperkte kopie wordt gemaakt, of het gebruik van een PDF-ontgrendelingstool die de beperkingen van het eigenaarswachtwoord opheft. Als de voormalige werknemer een open wachtwoord heeft toegepast, is de inhoud van het document cryptografisch ontoegankelijk zonder het wachtwoord en beperken de herstelopties zich tot pogingen tot wachtwoordherstel, waarbij wordt gecontroleerd of de organisatie back-ups heeft van voordat het wachtwoord werd toegepast, of wordt bepaald of de werknemer een wachtwoord heeft gebruikt dat mogelijk kan worden hersteld via andere systemen.
Toegang herstellen wanneer alleen een eigenaarswachtwoord is toegepast
Als alleen het eigenaarswachtwoord onbekend is en het document kan worden geopend om te bekijken, is het herstelpad eenvoudig. Druk het document af naar een nieuwe PDF met behulp van een PDF-printerstuurprogramma. Het print-naar-PDF-proces creëert een nieuw bestand met dezelfde visuele inhoud, maar zonder beveiligingsbeperkingen. Het nieuwe bestand is volledig bewerkbaar, afdrukbaar en kopieerbaar. Tekst die in het origineel selecteerbaar was, blijft selecteerbaar in de afgedrukte kopie. Interactieve elementen zoals formuliervelden en digitale handtekeningen overleven het print-naar-PDF-proces mogelijk niet intact, maar de zichtbare inhoud en tekstlaag blijven behouden.
De Unlock PDF-tool van WukongPDF kan de wachtwoordbeperkingen voor de eigenaar verwijderen van documenten waarvan de inhoud toegankelijk is, maar de machtigingen zijn vergrendeld. De tool verwerkt de beveiligingslaag van het document en produceert een onbeperkte kopie zonder dat het oorspronkelijke eigenaarswachtwoord nodig is. Deze aanpak is sneller dan afdrukken naar PDF en behoudt meer van de interne structuur van het document, inclusief formuliervelden en hyperlinks die mogelijk door afdrukken naar PDF worden verwijderd. Voor documenten die vanwege printbeperkingen niet naar PDF kunnen worden afgedrukt, biedt de ontgrendelingstool de enige weg naar een onbeperkte kopie, afgezien van wachtwoordherstel.
Benadert wanneer een open wachtwoord alle toegang blokkeert
Wanneer een open wachtwoord verhindert dat het document überhaupt kan worden geopend, wordt de organisatie geconfronteerd met een cryptografische barrière. De PDF-inhoud wordt gecodeerd met een sleutel die is afgeleid van het wachtwoord, en zonder het wachtwoord is herstel met brute kracht de enige technische optie. De haalbaarheid van herstel met brute kracht hangt af van het gebruikte versleutelingsalgoritme. PDF's die zijn gecodeerd met RC4 en die in oudere PDF-versies worden gebruikt, kunnen binnen enkele uren tot dagen worden gekraakt met gewone hardware, afhankelijk van de complexiteit van het wachtwoord. PDF's die zijn gecodeerd met AES-256, gebruikt in PDF 2.0, zijn bestand tegen brute-force-aanvallen op sterke wachtwoorden en kunnen feitelijk onherstelbaar zijn.
Voordat u investeert in tools of services voor wachtwoordherstel, moet u de niet-technische herstelopties uitputten. Controleer of de medewerker een wachtwoordmanager heeft gebruikt waartoe de IT-afdeling toegang heeft. Controleer of het wachtwoord is gedocumenteerd in projectbestanden, e-mails of gedeelde documenten. Neem contact op met de ex-werknemer als dit wettelijk toegestaan en praktisch mogelijk is. Veel voormalige werknemers zijn bereid het wachtwoord te verstrekken wanneer dit professioneel wordt gevraagd, vooral als de documenten duidelijk eigendom van de organisatie zijn en het verzoek geen vijandige implicaties met zich meebrengt. De social engineering-aanpak van simpelweg vragen heeft vaak succes waar technisch herstel faalt.
Juridische en ethische overwegingen bij het ontsluiten van organisatie-PDF's
Het wettelijke recht op toegang tot de eigen documenten van een organisatie is over het algemeen duidelijk, maar de wijze van toegang is van belang. Het gebruik van tools voor wachtwoordherstel op documenten waarvan u de eigenaar bent, is juridisch gezien geen probleem. Het gebruik van dezelfde tools op documenten die zijn ontvangen van externe partijen, waarbij het wachtwoord is toegepast door de afzender en niet met u is gedeeld, kan in strijd zijn met de Computer Fraud and Abuse Act of gelijkwaardige wetgeving in andere rechtsgebieden, zelfs als u een legitieme zakelijke behoefte hebt om toegang te krijgen tot de inhoud. De juiste handelwijze voor extern met een wachtwoord beveiligde documenten is contact opnemen met de afzender en het wachtwoord of een onbeperkte kopie opvragen, en niet proberen het wachtwoord eenzijdig te verwijderen.
Toekomstig wachtwoordverlies voorkomen met organisatorisch sleutelbeheer
Het wachtwoordprobleem van voormalige werknemers is in wezen een falen van het sleutelbeheer van de organisatie, en niet een falen van de technologie. Het PDF-wachtwoordsysteem werkte zoals het bedoeld was en beschermde het document tegen ongeoorloofde toegang. De mislukking lag in het proces van de organisatie om ervoor te zorgen dat cryptografische sleutels die haar bezittingen beschermden, werden bewaard op een manier die personeelswisselingen overleefde. Om herhaling te voorkomen is een gedocumenteerd sleutelbeheerbeleid nodig dat van toepassing is op alle documentwachtwoorden, niet alleen op PDF's.
Het beleid moet vereisen dat elk wachtwoord dat op een organisatiedocument wordt toegepast, wordt vastgelegd in een veilig, op toegang gecontroleerd wachtwoordbeheersysteem voordat het document in gebruik wordt genomen. De wachtwoordbeheerder moet op rollen gebaseerde toegang ondersteunen, zodat documentwachtwoorden toegankelijk zijn voor aangewezen beheerders, zelfs als de persoon die het wachtwoord heeft ingesteld niet beschikbaar is. Voor documenten met een hoge waarde kunt u overwegen om op certificaten gebaseerde beveiliging te gebruiken in plaats van wachtwoorden. Certificaatbeveiliging kan zo worden geconfigureerd dat organisatiebeheerders over de privésleutels beschikken die nodig zijn om machtigingen te wijzigen, zonder dat daarvoor kennis nodig is van een wachtwoord dat een individuele medewerker heeft ingesteld. De implementatiekosten van de PDF Wachtwoord-beheerinfrastructuur zijn lager dan de verstoring van de bedrijfsactiviteiten die wordt veroorzaakt door één enkel ontoegankelijk kritisch document.