Uw PDF is 23 megabytes. Het client-e-mailsysteem weigert bijlagen groter dan 10 megabytes. U moet het bestand comprimeren zodat het binnen de limiet past, maar u wilt zoveel mogelijk kwaliteit behouden. Een compressietool met een doelbestandsgroottefunctie kan het bestand verkleinen tot precies 10 megabytes door de compressie-instellingen aan te passen totdat het doel is bereikt.
PDF-compressie naar een doelbestandsgrootte verschilt van compressie naar een doelkwaliteitsniveau. Bij compressie op doelgrootte wordt iteratief steeds agressievere compressie toegepast totdat de bestandsgrootte onder de opgegeven drempel daalt. Het resultaat is de best mogelijke kwaliteit op precies het gewenste formaat.
Hoe compressie op doelgrootte werkt
De compressietool begint met conservatieve instellingen en meet de resulterende bestandsgrootte. Als de grootte het doel overschrijdt, verhoogt de tool de agressiviteit van de compressie, meestal door de beeldresolutie te verlagen of de JPEG-compressie te verhogen, en probeert het opnieuw. Dit iteratieve proces gaat door totdat de bestandsgrootte het doel bereikt.
De PDF-bestandsgrootte wordt gedomineerd door afbeeldingen. Tekst- en vectorinhoud dragen relatief weinig bij aan de totale omvang. Compressie op doelgrootte reduceert in de eerste plaats de afbeeldingsgegevens, omdat daar aanzienlijke verkleiningen mogelijk zijn zonder de leesbaarheid te beïnvloeden.
Het kiezen van de juiste compressiestrategie
Voor documenten waarbij de beeldkwaliteit van belang is, stelt u de doelgrootte iets onder de limiet in, 9,5 megabytes, om ruimte te laten voor overhead voor e-mailcodering. Base64-codering voor e-mailbijlagen vergroot de grootte tijdens verzending met ongeveer 33 procent. De ontvanger ontvangt de originele gecomprimeerde bestandsgrootte.
WukongPDF biedt browsergebaseerde compressie. De workflow PDF Sharing kan het bestand in één stap comprimeren en voorbereiden voor e-maildistributie.
Wat te doen als compressie op doelgrootte de kwaliteit te veel verslechtert
Als het bestand niet kan worden gecomprimeerd tot de doelgrootte zonder onaanvaardbaar kwaliteitsverlies, splitst u het document in delen. Een document van 23 megabyte, opgesplitst in drie delen van 8 megabyte, valt onder de limiet van 10 megabyte en er is nog ruimte over. Nummer de onderdelen duidelijk, zodat de ontvanger ze weer in elkaar kan zetten.
Gebruik een service voor het delen van bestanden in plaats van e-mailbijlagen. Upload de ongecomprimeerde PDF naar een cloudopslagdienst en stuur de ontvanger een downloadlink. De ontvanger krijgt het document van volledige kwaliteit en u vermijdt volledig een compromis over de compressiekwaliteit.
Stapsgewijze workflow voor doelcompressie
Bepaal eerst welke pagina's en inhoudstypen het meest bijdragen aan de bestandsgrootte. Open de PDF in een tool die de grootte uitsplitst naar inhoudstype: afbeeldingen, lettertypen, tekst, metagegevens en andere. De uitsplitsing laat zien waar de compressie-inspanningen op moeten worden gericht. Een document dat voor 90 procent uit afbeeldingen bestaat, heeft beeldcompressie nodig. Een document dat voor 50 procent uit lettertypen bestaat, kan baat hebben bij subsetting van lettertypen.
Ten tweede: pas compressie-instellingen toe die gericht zijn op de grootste bijdragers aan inhoud. Stel beelddownsampling en JPEG-kwaliteit in om het grootste deel van de benodigde reductie te bereiken. Pas lettertype-subinstellingen toe als lettertypegegevens significant zijn. Comprimeer het document en meet de nieuwe bestandsgrootte.
Ten derde: als het bestand nog steeds boven het doel ligt, verhoog dan stapsgewijs de agressiviteit van de compressie. Verlaag de beeldresolutie van 150 DPI naar 100 DPI. Verlaag de JPEG-kwaliteit van 80 naar 60. Comprimeer en meet opnieuw. Herhaal totdat het doel is bereikt met de kleinst mogelijke kwaliteitsvermindering.
Alternatieve toedieningsmethoden wanneer compressie niet voldoende is
Als het document niet kan worden gecomprimeerd tot de e-maillimiet zonder onaanvaardbaar kwaliteitsverlies, gebruik dan een service voor bestandsoverdracht. Met services als WeTransfer, Dropbox Transfer en Google Drive kunnen bestanden tot meerdere gigabytes worden verzonden. De ontvanger ontvangt een downloadlink in zijn e-mail in plaats van een bijlage.
Met een wachtwoord beveiligde ZIP-archieven kunnen de totale grootte van meerdere PDF's die samen worden verzonden, verkleinen. ZIP-compressie kan een extra reductie van 10 tot 20 procent opleveren op reeds gecomprimeerde PDF's. De wachtwoordbeveiliging voegt een beveiligingslaag toe die e-mailbijlagen missen.
Voor terugkerende distributie van grote PDF's die de e-maillimieten overschrijden, stelt u een standaardleveringsmethode vast. Gebruik voor elke distributie dezelfde service voor bestandsoverdracht, dezelfde mappenstructuur en hetzelfde e-mailberichtsjabloon. Ontvangers leren het proces kennen en weten waar ze de documenten kunnen vinden.
De overhead voor e-mailcodering voor bijlagen bedraagt ongeveer 33 procent als gevolg van Base64-codering. Een PDF-bijlage van 10 MB verzendt feitelijk ongeveer 13,3 MB aan gecodeerde gegevens. Deze overhead heeft geen invloed op de ontvanger, die het originele bestand van 10 MB ontvangt.
Sommige e-mailsystemen passen extra compressie toe op bijlagen vóór verzending. Deze compressie is transparant voor de gebruiker en heeft geen invloed op het ontvangen bestand. De afzender kan er niet op vertrouwen dat de compressie van het e-mailsysteem het bestand onder de bijlagelimiet brengt.
Organisaties die regelmatig PDF's verzenden die de limiet voor de bijlagegrootte naderen, door een drempel in te stellen voor alternatieve bezorging, voorkomen problemen op het laatste moment wanneer een bestand de limiet overschrijdt. Een beleid waarbij bestandsoverdracht wordt gebruikt voor alles groter dan 8 MB biedt bijvoorbeeld een veiligheidsmarge.
De compressie-instellingen die een doelbestandsgrootte voor het ene document bereiken, bereiken mogelijk niet dezelfde reductie voor een ander document, omdat de samenstelling van de inhoud verschilt. Een document met veel tekst wordt minder gecomprimeerd dan een document met veel afbeeldingen en hetzelfde origineelformaat.
Controleer na het comprimeren tot de doelgrootte of alle interactieve elementen, koppelingen, bladwijzers en formuliervelden de compressie hebben overleefd. Agressieve compressie kan deze elementen verwijderen om de bestandsgrootte te verkleinen.
De ontvangerservaring van een gecomprimeerde PDF moet bij normale zoomweergave niet te onderscheiden zijn van het origineel. Als er compressieartefacten zichtbaar zijn, was de compressie te agressief voor de documentinhoud.
Wanneer de gecomprimeerde PDF door de ontvanger naar anderen wordt doorgestuurd, moet u overwegen of de volgende ontvangers ook limieten voor e-mailbijlagen zullen hebben. Een bestand dat het eerste e-mailsysteem passeert, kan door het tweede worden geblokkeerd.
Sommige e-mailclients geven een waarschuwing weer wanneer bestanden worden bijgevoegd die dichtbij of boven een bepaalde groottedrempel liggen. De waarschuwing kan ontvangers alarmeren, zelfs als het bestand zich binnen de werkelijke systeemlimiet bevindt. Een opmerking in de e-mail waarin de bestandsgrootte wordt uitgelegd, kan zorgen wegnemen.
Voor mobiele ontvangers die bijlagen downloaden via mobiele data, gebruikt een gecomprimeerde PDF minder van hun datalimiet en downloadt deze sneller. De afzender profiteert van het voldoen aan de e-maillimiet en de ontvanger profiteert van een kleinere download.
Documenteer de compressie-instellingen die zijn gebruikt om de doelgrootte te bereiken in de documentmetadata of workflow-notities. De documentatie maakt een consistente compressie voor toekomstige soortgelijke documenten mogelijk en biedt een referentie als de compressiekwaliteit in twijfel wordt getrokken.
| Compressiestap | Actie | Doelvermindering | Notities |
|---|---|---|---|
| 1. Analyseer inhoud | Identificeer de grootte per inhoudstype | N.v.t | Focus op de grootste bijdragers |
| 2. Downsampling van afbeeldingen | Verlaag tot 150 DPI voor scherm | 40-60% van de beeldgegevens | Tekst/vectoren ongewijzigd |
| 3. JPEG-kwaliteit | Stel in op 60-80 | 20-40% extra | Test op meerdere kwaliteitsniveaus |
| 4. Subinstelling van lettertypen | Subset alle ingesloten lettertypen | 30-50% van de lettertypegegevens | Geen kwaliteitsimpact |
| 5. Meten en herhalen | Controleer maat; herhalen met aangepaste instellingen | Tot doel bereikt | Stop wanneer het doel is bereikt of de kwaliteit onaanvaardbaar is |
De bijlagelimiet van 10 MB is niet universeel. Gmail staat 25 MB toe. Outlook.com staat 34 MB toe. Yahoo Mail staat 25 MB toe. Zakelijke e-mailsystemen hebben vaak lagere limieten die zijn vastgelegd in het IT-beleid. Voordat u comprimeert naar een specifiek doel, controleert u de werkelijke limiet voor zowel de e-mailsystemen van de afzender als de ontvanger.
Wanneer meerdere bestanden binnen een gecombineerde groottelimiet moeten blijven, comprimeert u elk bestand afzonderlijk tot de optimale balans tussen grootte en kwaliteit en meet u vervolgens het totaal. Het aanpassen van één bestand dat goed wordt gecomprimeerd, kan effectiever zijn dan het in gelijke mate toepassen van agressieve compressie op alle bestanden.
In de onderwerpregel en hoofdtekst van de e-mail moet de grootte van de bijlage worden vermeld en moet worden vermeld dat deze is gecomprimeerd voor e-mailbezorging. De ontvanger die een origineel met hoge resolutie verwacht, kan zich zorgen maken over de verminderde kwaliteit van een gecomprimeerde versie, tenzij hij de reden begrijpt.
Voor ZIP-compressie van PDF's is de extra reductie doorgaans bescheiden, 5 tot 15 procent, omdat PDF's al zijn gecomprimeerd. Het ZIP-archief voegt vooral het gemak toe van het combineren van meerdere bestanden in plaats van een aanzienlijke extra verkleining van de grootte.
Sommige e-mailsystemen weigeren bijlagen die de limiet overschrijden stilzwijgend zonder de afzender hiervan op de hoogte te stellen. De afzender denkt dat de e-mail is afgeleverd. De ontvanger ontvangt het nooit. Het bevestigen van de ontvangst bij de ontvanger na het verzenden van grote bijlagen voorkomt stille fouten.
De compressie-instellingen die worden gebruikt om een specifiek doel te bereiken, moeten worden gedocumenteerd. Wanneer het document volgende maand wordt bijgewerkt, kunnen dezelfde instellingen worden toegepast om hetzelfde resultaat te bereiken. Zonder documentatie begint elke compressiesessie helemaal opnieuw.
Als het document regelmatig wordt bijgewerkt en elke update opnieuw moet worden gecomprimeerd, moet u overwegen of het documentontwerp bijdraagt aan de bestandsgrootte. Het verminderen van het aantal of de resolutie van afbeeldingen in het brondocument kan een kleiner bestand opleveren waarvoor geen agressieve compressie nodig is voor e-mailbezorging.
Compressie op doelgrootte is een iteratief proces dat de optimale balans vindt tussen bestandsgrootte en visuele kwaliteit voor het specifieke document en het beoogde gebruik ervan.
De mogelijkheid om te comprimeren tot een exacte grootte maakt het bezorgen van PDF-e-mail praktisch, zelfs als het originele bestand de typische bijlagelimieten ver overschrijdt.