Het maken van een Digitale handtekening voor een PDF is een eenmalig installatieproces. Het gebruik van dezelfde handtekening in tientallen of honderden opeenvolgende PDF's zonder deze elke keer opnieuw te maken, is wat digitaal ondertekenen praktisch maakt voor zakelijke workflows. De handtekening, of het nu een op een certificaat gebaseerde digitale handtekening is of een opgeslagen afbeelding van een handgeschreven handtekening, wordt opgeslagen als een herbruikbare identiteit die u uit een lijst selecteert, in plaats van dat deze voor elk document helemaal opnieuw moet worden opgebouwd.
De methode voor het hergebruiken van een handtekening hangt af van het feit of u werkt met op certificaten gebaseerde digitale handtekeningen die garanties op cryptografische integriteit bieden, of met afbeeldingen van elektronische handtekeningen die een visuele markering bieden zonder cryptografische binding. Beide kunnen worden opgeslagen en hergebruikt, maar het opslagmechanisme en de draagbaarheid verschillen tussen de twee typen.
De Sign PDF-tools van WukongPDF ondersteunen opgeslagen handtekeningen die u in één sessie op meerdere documenten kunt toepassen. Nadat u uw handtekening één keer heeft geüpload, kunt u deze met één klik op elk volgend document toepassen.
Handtekeningen opslaan en hergebruiken in Adobe Acrobat Pro
Acrobat Pro slaat digitale ID's op in een certificaatarchief op systeemniveau of in een gecodeerd bestand. Om een herbruikbare digitale id te maken, opent u Acrobat Pro, gaat u naar Bewerken, vervolgens naar Voorkeuren en selecteert u Handtekeningen. Klik onder Identiteiten en vertrouwde certificaten op Meer. Klik in het dialoogvenster Digitale ID-instellingen op ID toevoegen en kies Een nieuwe digitale ID die ik nu wil maken. Volg de aanwijzingen om uw naam en contactgegevens in te voeren. Kies ervoor om de ID op te slaan in de Windows Certificate Store als u wilt dat andere Windows-toepassingen er toegang toe hebben, of kies het PKCS#12-bestand als u van plan bent de ID te exporteren voor gebruik op andere computers.
Nadat u de digitale id hebt gemaakt, verschijnt deze telkens wanneer u een PDF ondertekent in het dialoogvenster Ondertekenen. Selecteer de ID in de vervolgkeuzelijst Ondertekenen als, voer het wachtwoord in en klik op Ondertekenen. De handtekening wordt toegepast met behulp van het opgeslagen certificaat. Het aanmaken van de digitale ID duurt de eerste keer ongeveer twee minuten. Elke volgende ondertekening duurt minder dan 30 seconden. Het geëxporteerde PKCS#12-bestand, met de extensie .pfx of .p12, kan worden geïmporteerd in Acrobat Pro op een andere computer of in een compatibel hulpprogramma voor PDF-ondertekening van derden.
Voor elektronische handtekeningen zonder certificaten slaat Acrobat Pro handgeschreven handtekeningafbeeldingen of getypte handtekeningstijlen op als onderdeel van het gereedschap Invullen en ondertekenen. Nadat u een handtekeningafbeelding eenmaal hebt getekend of geüpload, onthoudt Acrobat deze en biedt deze aan als een herbruikbare optie telkens wanneer u het gereedschap Invullen en ondertekenen opent. Deze opgeslagen handtekening produceert een elektronisch merkteken zonder de cryptografische garanties van een op een certificaat gebaseerde digitale handtekening, maar is voldoende voor de meeste zakelijke ondertekeningsbehoeften.
Cloud-handtekeningservices gebruiken voor hergebruik op verschillende apparaten
Cloudgebaseerde handtekeningservices PDF Workflow slaan uw handtekeningprofiel op hun servers op, waardoor het toegankelijk is vanaf elk apparaat waarop u zich aanmeldt. Services zoals DocuSign, Adobe Acrobat Sign en Dropbox Sign houden een handtekeningprofiel bij dat uw getypte naam, handgeschreven handtekeningafbeelding en digitaal certificaat bevat als u er een heeft geüpload. Wanneer u een document via de service ondertekent, wordt uw opgeslagen handtekening automatisch toegepast.
In de praktijk lost de cloudopslagbenadering het draagbaarheidsprobleem op. Uw handtekening is beschikbaar, of u nu op uw kantoordesktop, op uw laptop thuis of op uw telefoon zit. Het nadeel is dat het handtekeningprofiel, inclusief de eventuele privésleutel van een digitaal certificaat, wordt opgeslagen op de servers van de dienst. Gerenommeerde services coderen de privésleutel met een wachtwoord dat alleen u kent, wat betekent dat de service zonder uw wachtwoord geen documenten kan ondertekenen zoals u. Voor organisaties die dagelijks honderden documenten ondertekenen door meerdere ondertekenaars, zijn cloudhandtekeningprofielen de standaardaanpak, omdat ze het identiteitsbeheer centraliseren en het instellen van handtekeningen per computer overbodig maken.
Digitale certificaten exporteren en importeren
Als u dezelfde, op een certificaat gebaseerde Sign PDF-identiteit op meerdere computers wilt gebruiken of deze wilt delen met een collega die namens u ondertekent, exporteert u de digitale ID als een PKCS#12-bestand. Ga in Acrobat Pro naar Bewerken, Voorkeuren, Handtekeningen, klik op Meer voor Identiteiten, selecteer uw digitale id en kies Exporteren. Sla het bestand op met een sterk wachtwoord. Breng het bestand over naar de doelcomputer, open Acrobat Pro, ga naar hetzelfde dialoogvenster en kies ID toevoegen en selecteer vervolgens een bestand met mijn digitale ID. Importeer het .pfx-bestand en voer het wachtwoord in.
Overdraagbaarheid van certificaten is essentieel voor professionals die vanaf meerdere werkstations ondertekenen, zoals een advocaat die zowel op kantoor als thuis werkt, of een leidinggevende die zowel vanaf een desktop als een laptop ondertekent. Het geëxporteerde certificaatbestand moet worden behandeld als een gevoelige referentie. Bewaar het in een wachtwoordbeheerder of gecodeerde USB-drive, niet in een niet-gecodeerde e-mailbijlage of cloudmap. Iedereen met toegang tot het .pfx-bestand en het bijbehorende wachtwoord kan uw digitale handtekening op elke PDF toepassen.
| Opslagmethode | Draagbaarheid | Ondertekensnelheid |
|---|---|---|
| Opgeslagen Acrobat Pro-identiteit | Gekoppeld aan één computer | Twee klikken om te ondertekenen na de installatie |
| Serviceprofiel voor cloudhandtekeningen | Elk apparaat met login | Eén klik om te ondertekenen na het uploaden |
| Digitaal certificaatbestand (.pfx) | Draagbaar bestand, alle compatibele software | Certificaat importeren en vervolgens ondertekenen |
Meerdere handtekeningen beheren voor verschillende rollen
Een professional die documenten in verschillende hoedanigheden ondertekent, bijvoorbeeld persoonlijk voor individuele contracten en namens een bedrijf voor zakelijke overeenkomsten, heeft twee afzonderlijke handtekeningidentiteiten nodig. Creëer één digitale ID voor de persoonlijke hoedanigheid en een tweede voor de bedrijfsrol. Geef elke ID een beschrijvende naam, zodat u eenvoudig de juiste kunt selecteren in de vervolgkeuzelijst Ondertekenen als. Het per ongeluk ondertekenen van een persoonlijk document met de handtekening van het bedrijf, of omgekeerd, schept verwarring en, in gereguleerde contexten, mogelijke juridische problemen.
Cloudhandtekeningservices verwerken meerdere rollen via accountwisseling of werkruimteprofielen. Een DocuSign-gebruiker kan lid zijn van meerdere accounts, elk met zijn eigen handtekeningprofiel en bedrijfslogo. Schakelen tussen accounts kost een enkele klik vanuit het accountmenu. De scheiding is duidelijk en voorkomt handtekeningfouten tussen rollen die mogelijk zijn wanneer meerdere digitale ID's zonder duidelijke labels in hetzelfde lokale certificaatarchief worden opgeslagen.
Het hergebruiken van een digitale handtekening voor meerdere PDF's is een kwestie van de identiteit van de handtekening één keer opslaan en deze voor elke volgende ondertekening uit een lijst selecteren. De investering van vijf minuten in het opzetten van een opgeslagen digitale ID of cloudhandtekeningprofiel betaalt zich binnen de eerste week na reguliere ondertekening terug. Voor professionals die dagelijks documenten ondertekenen, transformeert hergebruik van handtekeningen het ondertekenen van een herhaalde installatietaak in een bevestigingsstap met één klik.
Opgeslagen handtekeningidentiteiten beveiligen tegen ongeoorloofd gebruik
In de meeste gevallen is een opgeslagen digitale handtekening, of deze nu in een lokaal certificaatarchief of in een cloudprofiel staat, een referentie die moet worden beschermd. Stel een sterk wachtwoord in voor de digitale ID dat verschilt van het aanmeldingswachtwoord van uw computer en uw e-mailwachtwoord. Als iemand toegang krijgt tot uw ontgrendelde computer, zou hij of zij geen documenten als u moeten kunnen ondertekenen zonder het digitale ID-wachtwoord afzonderlijk in te voeren. Configureer in Acrobat Pro de digitale ID zo dat er voor elke ondertekeningssessie een wachtwoord vereist is, en niet alleen voor de eerste aanmaak.
Als het gaat om documentworkflows, schakel dan voor cloudgebaseerde handtekeningprofielen meervoudige authenticatie in voor het serviceaccount. Het handtekeningprofiel dat op de servers van de service is opgeslagen, wordt gecodeerd met uw accountgegevens, en MFA voegt een tweede verificatiestap toe die misbruik van handtekeningen voorkomt, zelfs als uw wachtwoord is gecompromitteerd. Controleer regelmatig de lijst met apparaten die zijn aangemeld bij uw cloudhandtekeningaccount en trek de toegang in voor alle apparaten die u niet langer gebruikt. Deze beveiligingspraktijken beschermen de opgeslagen handtekeningidentiteit net zo serieus als elke andere wettelijke ondertekeningsautoriteit.
Het automatiseren van de toepassing van handtekeningen op meerdere batches documenten
Voor organisaties die herhaaldelijk hetzelfde documenttype ter ondertekening verzenden, ondersteunt Acrobat Pro batchgewijze digitale ondertekening via Action Wizard. Maak een actie waarmee een map met PDF's wordt geopend, op elke map een specifieke digitale id wordt toegepast en ondertekende kopieën worden opgeslagen in een uitvoermap. De actie wordt onbeheerd uitgevoerd en verwerkt honderden documenten in de tijd die nodig is om er één handmatig te ondertekenen.
Cloudhandtekeningservices bieden API-eindpunten voor geautomatiseerde ondertekening. Een script uploadt een PDF, specificeert de identiteit van de ondertekenaar en ontvangt de ondertekende PDF terug. De API kan worden geïntegreerd in pijplijnen voor het genereren van documenten, waarbij een systeem een PDF produceert, deze ter ondertekening verzendt en de ondertekende kopie archiveert zonder menselijke tussenkomst. Voor scenario's met grote volumes, zoals het automatisch genereren van facturen of de uitgifte van certificaten, is API-gebaseerde ondertekening de enige praktische aanpak. Door het automatiseren van de handtekeningapplicatie verandert digitaal ondertekenen van een handmatige stap per document in een achtergrondproces, waardoor ondertekeningsvolumes mogelijk worden gemaakt die onmogelijk handmatig kunnen worden afgehandeld.
Een herbruikbare digitale handtekening is een productiviteitsvermenigvuldiger voor iedereen die meer dan een handvol PDF's per week ondertekent. De installatie duurt vijf minuten, elke volgende ondertekening duurt seconden en over een jaar zijn de cumulatieve tijdsbesparingen aanzienlijk. Het instellen duurt vijf minuten. Elke volgende ondertekening duurt seconden. Na een jaar regelmatig ondertekenen, komt de tijd die wordt bespaard in vergelijking met het maken van een nieuwe handtekening voor elk document neer op uren aan teruggewonnen productieve tijd. De opgeslagen handtekeningbenadering is de standaardpraktijk onder professionals die dagelijks documenten ondertekenen.
De benadering van opgeslagen digitale handtekeningen is zowel van toepassing op soloprofessionals die elke week een paar klantovereenkomsten ondertekenen als op bedrijfsteams die honderden documenten verwerken via geautomatiseerde ondertekeningspijplijnen. De initiële installatie-investering van vijf minuten betaalt zich voortdurend terug gedurende de gehele levensduur van de handtekeningidentiteit.