PDF는 거의 모든 전문적인 내용을 공유하기 위한 기본 형식이 되었으며 이로 인해 실제로 잘못된 선택이 되는 경우도 있었습니다. 형식의 장점(고정 레이아웃, 범용 호환성, 편집 어려움)은 특정 상황에서는 약점이 됩니다. PDF를 사용하지 말아야 할 때를 알면 실제 마찰로 인해 작업하는 사람들을 구하고 때로는 나중에 수정해야 할 문제가 발생하지 않도록 할 수 있습니다.
수신자가 콘텐츠를 편집해야 하는 경우
PDF는 출판 형식입니다. 수신자가 섹션을 채우고, 내용을 재구성하고, 자신의 자료를 추가하는 등 변경 작업을 수행할 것으로 예상할 때 PDF을 보내는 것은 해당 작업에 잘못된 도구를 보내는 것입니다. Word에서 몇 초 밖에 걸리지 않는 변경 작업을 시도하는 PDF 편집기로 인해 어려움을 겪거나 먼저 편집 가능한 형식으로 변환하여 프로세스에서 잠재적인 품질 손실이 발생할 수 있습니다.
콘텐츠가 검토, 공동 편집 또는 완료를 위해 왔다갔다하는 경우 Word 문서, Google Docs 링크 또는 수신자에게 실제로 필요한 편집 가능한 형식을 보내세요. 아직 진행 중인 문서가 아닌 완성된 결과물로 나오는 최종 버전에 대해 Word를 PDF로 변환하여 저장하세요.
보낸 후 콘텐츠가 변경되는 경우
PDF는 설계상 정적입니다. 문서를 보내면 수신자는 해당 순간의 문서 스냅샷을 갖게 됩니다. 기본 콘텐츠가 변경되면(정책이 업데이트되고, 가격이 변경되고, 절차가 수정되는 경우) PDF를 받은 사람들은 오래된 버전을 갖고 있으므로 이를 알지 못할 수도 있습니다.
회사 정책, 직원 핸드북, 진행 중인 프로젝트 개요, FAQ, 참조 가이드 등 살아있는 문서의 경우 클라우드 문서에 대한 공유 링크가 더 적합합니다. 문서를 업데이트하면 링크가 있는 모든 사람이 자동으로 최신 버전을 갖게 됩니다. 정기적으로 변경되는 콘텐츠의 PDF 형식 스냅샷은 시간이 지남에 따라 더욱 심화되는 버전 관리 문제를 야기합니다.
시청자가 주로 모바일에 있는 경우
A4 또는 Letter 용지용으로 디자인된 PDF를 전화기 화면에서 보면 실망스러운 경험이 됩니다. 텍스트가 너무 작아서 확대하지 않고는 읽을 수 없고, 확대하면 맥락을 잃게 되며, 화면 너비에 맞지 않는 콘텐츠에는 가로 스크롤이 필요합니다. 데스크톱에서 PDF를 안정적으로 만드는 고정 레이아웃은 모바일에서는 장애물이 됩니다.
콘텐츠의 주요 대상이 모바일 사용자(고객 대상 문서, 뉴스레터, 사용 방법 가이드)인 경우 웹페이지, 이메일 또는 모바일에 최적화된 형식 중 어느 것이 더 나은 서비스를 제공하는지 고려하세요. 다른 이유로(보관, 인쇄, 공식 제출) PDF가 필요한 경우 모바일 읽기 환경은 차선책이 될 수 있다는 점을 염두에 두고 그에 따라 디자인하십시오. 즉, 더 큰 글꼴, 더 짧은 줄 길이, 단일 열 레이아웃, 작은 활자체 세부 사항에 대한 최소한의 의존 등이 있습니다.
콘텐츠를 온라인에서 검색할 수 있어야 하는 경우
검색 엔진은 PDF을 색인화할 수 있지만 HTML 페이지보다 덜 철저하게 수행합니다. PDF는 내부 연결, 이동 경로 탐색, 구조화된 데이터 마크업 또는 검색 엔진이 콘텐츠를 이해하고 순위를 지정하는 데 도움이 되는 일종의 의미 신호를 지원하지 않습니다. 잘 구성된 웹페이지는 대부분의 검색어에 대한 검색 결과에서 동등한 PDF보다 순위가 높습니다.
블로그 게시물, 지식 기반 기사, 제품 가이드 등 검색을 통해 콘텐츠를 찾을 수 있도록 하는 것이 목표라면 HTML이 더 나은 형식입니다. PDF는 기본 목표가 유기적 검색 가시성이 아닌 콘텐츠를 다운로드하여 오프라인으로 사용하려는 경우에 작동합니다. 40페이지 분량의 가이드를 웹페이지 대신 PDF로 게시하면 검색 트래픽이 줄어들게 됩니다.
여러 사람이 동시에 작업해야 하는 경우
PDF에는 실시간 공동 작업 기능이 없습니다. 여러 사람이 PDF에 주석을 추가할 수 있지만 콘텐츠를 동시에 편집하거나, 서로의 변경 사항을 실시간으로 보거나, 병렬 편집 간의 충돌을 해결할 수는 없습니다. 여러 작성자가 초안을 작성하는 제안서, 여러 부서의 기여가 포함된 보고서 등 작성 중에 팀 입력이 필요한 모든 문서의 경우 협업 플랫폼이 적합한 환경입니다.
이를 위해 Google Docs, Microsoft 365, Notion 및 유사한 도구가 구축되었습니다. PDF는 콘텐츠가 최종 확정되고 고정된 형식으로 게시 또는 배포되어야 하는 공동 작업 프로세스가 끝날 때 그림을 입력합니다.
상호작용이 경험의 일부인 경우
PDF에는 입력 가능한 양식 필드, 클릭 가능한 하이퍼링크, Acrobat에 포함된 비디오 등 제한된 상호 작용이 포함될 수 있지만 진정한 대화형 디지털 경험을 대체하기에는 부족합니다. 고객 온보딩 흐름, 제품 구성자, 대화형 퀴즈, 대시보드 등은 PDF가 아닌 브라우저에 속합니다.
테스트는 간단합니다. 사용자가 읽고, 채우고, 인쇄하는 것 이상의 작업을 수행해야 합니까? 경험에 탐색 선택, 동적 콘텐츠 또는 양식 채우기 이상의 방식으로 사용자 입력에 응답하는 모든 것이 필요한 경우 PDF는 잘못된 컨테이너입니다. 대신 웹 애플리케이션, 랜딩 페이지 또는 특별히 제작된 도구를 사용하세요.
PDF는 훌륭한 형식이지만 모든 용도에 적합하지는 않습니다
PDF는 어디에서나 일관되게 보이고, 안정적으로 보관되거나 공식적으로 제출되어야 하는 완성된 문서에 적합한 형식입니다. 진행 중인 콘텐츠, 정기적으로 업데이트되는 콘텐츠, 주로 모바일이나 검색용으로 설계된 콘텐츠, 실시간 협업이 필요한 콘텐츠에는 잘못된 형식입니다. 익숙하기 때문에 PDF를 기본값으로 사용하는 대신 실제 사용 사례에 형식을 맞추면 콘텐츠를 받는 모든 사람에게 더 유용하게 됩니다.