대부분의 사람들의 문서 보관소는 "Documents"라는 폴더입니다. "Misc"와 같은 이름의 하위 폴더가 있는 경우 및 "Old Stuff 2022". 작동하지 않을 때까지 작동합니다. 3년 전의 특정 계약서를 찾아야 하거나 누군가가 도움이 되지 않는 이름을 가진 파일 더미 어딘가에 존재하는 서명된 계약서 버전을 요청할 때까지 작동합니다. 깨끗한 PDF 아카이브를 구축하는 데는 특별한 소프트웨어나 복잡한 시스템이 필요하지 않습니다. 처음부터 적용되는 몇 가지 일관된 습관이 필요합니다.
장기 보관에 적합한 형식이 PDF인 이유
Word 문서, 스프레드시트 및 프리젠테이션 파일은 작동하는 형식입니다. 이러한 파일은 편집할 수 있도록 설계되었으며 올바르게 렌더링하려면 해당 파일을 만든 소프트웨어에 따라 달라집니다. 현재 Word에서 2003년의 .doc 파일을 열면 서식이 해제되어 있을 수 있습니다. 현재 뷰어에서 2003년의 PDF를 열면 저장했을 때와 똑같이 보입니다.
PDF는 문서를 언제, 어디서 열든 동일하게 보여야 하는 문서를 위해 설계되었습니다. 보관 목적(계약서, 영수증, 증명서, 서신, 보고서)을 위해 저장하기 전에 PDF로 변환하면 특정 버전의 Word나 다른 응용 프로그램에 의존하지 않고 어느 장치에서나 언제든지 파일을 읽을 수 있다는 의미입니다. 현존하는 보편적인 문서 형식에 가장 가까운 것입니다.
명명 규칙을 구축하고 이를 준수하세요
사용 가능한 아카이브에서 가장 큰 단일 요소는 일관된 파일 이름 지정입니다. "contract.pdf"라는 파일 50개의 계약 폴더에서는 쓸모가 없습니다. "2024-03-15_acme-corp_service-agreement.pdf"라는 파일 열지 않고도 그것이 무엇인지, 언제 만들어졌는지, 누구와 관련이 있는지 정확하게 알려줍니다.
대부분의 상황에 적합한 명명 형식은 다음과 같습니다.
YYYY-MM-DD_파티 또는 프로젝트_문서 유형
ISO 형식(연도부터)의 날짜로 시작하면 모든 파일 브라우저에서 파일이 시간순으로 정렬됩니다. 당사자나 프로젝트 이름을 포함하면 파일을 한눈에 식별할 수 있습니다. 문서 유형(송장, 계약서, 영수증, 보고서)으로 끝나는 폴더를 스캔할 때 유사한 문서를 시각적으로 그룹화합니다.
규칙을 선택하여 어딘가에 적어두고 첫날부터 모든 파일에 적용하십시오. 특정 형식은 일관성보다 중요하지 않습니다. 모든 파일의 이름이 다르게 지정된 아카이브는 이름이 전혀 없는 아카이브만큼 탐색하기 어렵습니다.
폴더 구조: Simple Beats Clever
폴더 안의 폴더, 연도별, 범주별, 하위 범주별로 구성된 정교한 계층 구조를 구축하고 싶은 유혹이 있습니다. 이는 철저한 것처럼 느껴지지만 실제로는 문제가 됩니다. 간단한 시스템에서 찾는 데 걸리는 것보다 항목이 어디로 가는지 결정하는 데 더 많은 시간을 소비합니다.
대부분의 개인 및 소규모 팀에 적합한 구조:
- 최상위 수준: 광범위한 범주(계약, 재무, HR, 프로젝트, 개인)
- 두 번째 수준: 연도 또는 엔터티 이름(2024, Acme-Corp, Project-Atlas)
- 파일은 여기에 저장됩니다. 더 이상 들어가지 않습니다.
일반적으로 두 가지 수준의 폴더이면 충분합니다. 세 번째 수준을 만드는 경우 이는 범주가 너무 광범위하다는 신호입니다. 대신 두 번째 수준에서 분할하세요. 그리고 문서가 합리적으로 두 위치에 들어갈 수 있다면 하나를 선택하고 일관성을 유지하세요. 30초 안에 탐색할 수 있는 아카이브는 사용법을 기억할 수 없을 정도로 완벽하게 정리된 아카이브보다 뛰어납니다.
보관하기 전에 관련 문서 결합
계약서, 수정안, 서명된 최종 버전은 서로 연결된 세 가지 문서입니다. 세 개의 개별 파일로 저장한다는 것은 지금으로부터 6개월 후에 잘못된 파일을 열거나 수정 사항이 있다는 사실을 놓치거나 실수로 서명되지 않은 버전을 다른 사람에게 보내게 된다는 것을 의미합니다.
관련 문서 세트를 보관하기 전에 해당 문서를 단일 파일로 병합PDF해야 하는지 여부를 고려하세요. 하나의 PDF(원래 계약, 순서대로 수정 사항, 최종 서명됨)로 구성된 완전한 계약 패키지는 동일한 콘텐츠가 여러 파일에 분산되어 있는 것보다 오용하기가 훨씬 어렵습니다. www.wukongpdf.com에 있는 WukongPDF의 병합 도구를 사용하여 이를 결합하고 규칙에 따라 결과 이름을 지정하고 해당 단일 파일을 저장합니다.
귀하의 PDF이 실제로 검색 가능한지 확인하세요
아카이브는 그 안에서 무언가를 찾을 수 있는 경우에만 유용합니다. 최신 운영 체제는 PDF 파일 내부를 검색할 수 있지만 PDF에 스캔한 이미지가 아닌 실제 텍스트가 포함된 경우에만 가능합니다. 이미지 전용 PDF로 저장된 스캔 송장은 검색 시 표시되지 않습니다. 파일 이름은 파일을 찾을 수 있게 만드는 유일한 것입니다.
아카이브에 스캔한 문서가 포함된 경우 저장하기 전에 OCR 도구를 통해 실행하세요. 이렇게 하면 이미지 콘텐츠가 실제 검색 가능한 텍스트로 변환되어 "Acme Corp"를 검색할 수 있습니다. 또는 "송장 4821" 실제로 올바른 문서를 표면화합니다. 시간이 지남에 따라 아카이브를 훨씬 더 유용하게 만드는 문서당 일회성 단계입니다.
민감한 문서에 보호 추가
모든 보관된 문서에 비밀번호가 필요한 것은 아니지만 일부는 비밀번호가 필요합니다. 세금 신고서, ID 문서, 재무 제표, 의료 기록 및 민감한 용어가 포함된 법적 계약은 장기 저장에 들어가기 전에 비밀번호로 보호되어야 합니다. 특히 해당 저장이 클라우드 기반이거나 다른 사람과 공유되는 경우 더욱 그렇습니다.
비밀번호 보호는 PDF가 저장되거나 복사되는 위치와 함께 이동됩니다. 스토리지 시스템이 손상되더라도 보호된 파일은 여전히 잠겨 있습니다. 문서 옆에 있는 텍스트 파일이 아닌 비밀번호 관리자에 비밀번호를 저장하세요.
실제로 사용할 아카이브
좋은 문서 아카이브는 완벽한 시스템을 갖추는 것이 아니라 일관된 시스템을 갖추는 것입니다. 저장하기 전에 PDF로 변환하고, 파일 이름을 예측 가능하게 지정하고, 폴더 구조를 얕게 유지하고, 관련 문서를 결합하고, 스캔을 검색 가능하게 만들고, 보호해야 하는 항목을 보호하세요. 매번 이러한 작업을 수행하면 아카이브가 진정으로 유용한 것으로 구축됩니다. www.wukongpdf.com의 WukongPDF는 이 워크플로우의 PDF 측면, 즉 문서가 저장되기 전에 변환, 병합 및 보안을 처리합니다.