PDF/A는 문서 설정, 내보내기 대화 상자 및 규정 준수 체크리스트에 표시되며 실제로 그것이 무엇인지, 왜 존재하는지에 대한 설명이 없는 경우가 많습니다. PDF/A 형식으로 문서를 제출하라는 지시를 받았지만 그것이 무엇을 의미하는지 전혀 몰랐거나 소프트웨어에서 옵션을 보고 이를 사용해야 할지 궁금했다면 이것이 설명입니다.
PDF/A가 실제로 무엇인지
PDF/A는 장기 보관을 위해 특별히 설계된 PDF 형식 버전입니다. "A" 아카이브를 의미합니다. PDF 기능의 제한된 하위 집합을 정의하는 ISO 표준(ISO 19005)입니다. 목표는 PDF/A 파일을 호환 뷰어, 시스템, 미래 어느 시점에서나 정확하게 읽을 수 있도록 하는 것입니다.
일반 PDF는 외부 리소스(다른 곳에서 호스팅되는 글꼴, 인터넷에서 가져온 콘텐츠, 개방형에서 실행되는 JavaScript, 뷰어가 보유하지 않은 키가 필요한 암호화)에 따라 달라질 수 있습니다. PDF/A는 이 모든 것을 제거합니다. 문서를 올바르게 렌더링하는 데 필요한 모든 내용은 파일 자체에 포함되어야 하며 파일이 외부 시스템이나 소프트웨어 버전에 종속되게 만드는 것은 허용되지 않습니다.
PDF/A가 허용하지 않는 것
PDF/A의 제한 사항으로 인해 보관에 적합합니다. 표준 PDF와 비교하여 PDF/A는 다음을 금지합니다.
- 암호화 및 비밀번호 보호 - 보관된 문서는 자격 증명 없이도 액세스할 수 있어야 합니다.
- 외부 콘텐츠 참조 — 모든 것이 독립적이어야 합니다.
- JavaScript 및 실행 가능한 코드 - 환경에 따라 다르게 실행되거나 동작하지 않습니다.
- 오디오 및 비디오 콘텐츠 — 20년 후에는 존재하지 않을 수도 있는 코덱에 의존하는 미디어
- 완전히 포함되지 않은 글꼴 - 글꼴이 파일에 없으면 아카이브에도 없습니다.
단점은 이전에 선택 사항이었던 모든 것(예: 전체 글꼴 포함)이 이제 필수이기 때문에 PDF/A 파일이 동등한 표준 PDF보다 큰 경향이 있다는 것입니다.
PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3: 차이점은 무엇입니까?
표준에는 세 가지 주요 버전이 있으며 각 버전은 이전 버전을 기반으로 합니다.
- PDF/A-1 이 가장 엄격합니다. PDF 1.4를 기준으로 투명성 효과를 금지하고 가장 많은 제한을 두고 있습니다. 이전 시스템과의 최대 호환성이 필요할 때 사용하십시오.
- PDF/A-2 투명도, JPEG 2000 압축 및 디지털 서명을 허용합니다. 최신 아카이빙에 가장 일반적으로 사용되는 버전입니다.
- PDF/A-3 은 모든 파일 형식을 첨부 파일로 포함하는 기능을 추가합니다. 이는 프레젠테이션 문서와 함께 소스 데이터를 포함하는 데 유용합니다. 전자 송장 발행 표준과 같은 특수한 상황에서 사용됩니다.
각 버전에는 메타데이터 및 태그 요구 사항을 얼마나 엄격하게 준수하는지 지정하는 적합성 수준(A 및 B, 때로는 U)도 있습니다. 대부분의 경우 소프트웨어에서 선택 사항을 제공하는 경우 PDF/A-2b(레벨 B 적합성)가 합리적인 기본값입니다.
실제로 PDF/A이 필요한 사람
PDF/A는 특정 상황에서 필수이거나 강력히 권장됩니다.
- 정부 및 공공 부문 기록 — 많은 국가 기록 보관소 및 정부 기관에서는 공식 문서 제출 및 장기 기록 보관을 위해 PDF/A를 의무화합니다.
- 법률 및 법원 서류 - 일부 관할권에서는 법원이나 규제 기관에 제출된 문서에 대해 PDF/A를 요구합니다.
- 의료 기록 — 장기간 유지되는 환자 기록은 향후 가독성을 보장하기 위해 종종 PDF/A를 사용합니다.
- 재무 및 규정 준수 문서 — 장기 문서 보존 요구 사항이 있는 규제 산업에서는 PDF/A를 사용하여 기록에 대한 액세스를 보장합니다.
정말 필요합니까?
계약서, 보고서, 제안서, 송장 등 대부분의 일상적인 비즈니스 용도에는 표준 PDF면 충분합니다. PDF/A는 수십 년 동안 유지 관리되지 않는 문서에 대해 불필요한 절충안을 만드는 파일 크기 및 제한 사항(암호화 없음, 대화형 요소 없음)을 추가합니다.
다음과 같은 경우 PDF/A를 사용하세요.
- 제출 시스템, 정부 포털 또는 규정 준수 프레임워크에서 명시적으로 요구하는 경우
- 문서는 현재 소프트웨어에 의존하지 않고 지금부터 20년 이상 안정적으로 읽을 수 있어야 합니다.
- 장기 보존 의무가 있는 조직을 위한 공식 기록 관리 시스템을 구축하고 있습니다.
문서가 즉시 사용되거나, 공유된 후 삭제되거나, PDF/A에서 금지하는 기능(예: 비밀번호 보호 또는 내장 미디어)이 필요한 경우 건너뛰세요. 일상적인 공유를 위해 문서를 표준 PDF로 변환하는 경우 www.wukongpdf.com에 있는 WukongPDF의 Word에서 PDF 도구를 사용하여 보관 형식 요구 사항에 따른 오버헤드 없이 이를 처리합니다.