프레젠테이션을 마쳤습니다. 슬라이드도 보기 좋고 내용도 꽉 차서 이제 공유해야 합니다. 원본 PowerPoint 파일을 보내는 것도 하나의 옵션이지만 먼저 PDF로 변환하는 것이 일반적으로 더 현명한 방법입니다. 여기에는 5가지 이유와 .pptx로 유지해야 하는 한 가지 상황이 있습니다.
1. 모든 기기에서 동일하게 보입니다
PowerPoint 프레젠테이션은 장치와 소프트웨어 버전에 따라 일관되지 않는 것으로 악명 높습니다. 노트북에서는 완벽해 보이는 슬라이드가 다른 사람의 컴퓨터에서는 깨진 레이아웃, 누락된 글꼴 또는 이동된 텍스트 상자로 열릴 수 있습니다. 특히 이전 버전의 PowerPoint, Google Slides 또는 Keynote를 사용하는 경우 더욱 그렇습니다.
PDF로 변환하면 레이아웃이 디자인한 그대로 잠깁니다. 모든 글꼴, 모든 간격 선택, 모든 이미지 배치는 수신자가 사용하는 장치나 운영 체제에 관계없이 배치한 위치에 그대로 유지됩니다. 내보낼 때 보는 내용은 열 때 보는 내용입니다.
2. 발표자 노트와 숨겨진 슬라이드를 제거합니다
PowerPoint 파일은 슬라이드 자체에 표시되는 것보다 더 많은 정보를 담고 있습니다. 청중을 위한 것이 아닌 요점, 알림 또는 맥락을 포함하는 발표자 노트가 파일에 포함됩니다. 숨겨진 슬라이드, 초안 콘텐츠, 수정 기록도 표시될 수 있습니다.
PDF로 변환하고 슬라이드만 내보내도록 선택하면 아무 것도 나타나지 않습니다. 수신자는 슬라이드 내용만 포함된 깨끗한 문서를 받게 됩니다. 비공개로 유지해야 했던 메모가 실수로 공개되는 일이 없습니다. 이는 공유 파일에 당황스러운 내용이 나타날 때까지 대부분의 사람들이 깨닫는 것보다 더 중요합니다.
3. 공유 및 보관이 더 쉬워졌습니다
PDF 파일은 특정 소프트웨어 없이도 보편적으로 읽을 수 있습니다. 모든 운영 체제에는 PDF 뷰어가 내장되어 있습니다. 휴대폰, 태블릿, 노트북 모두 기본적으로 PDF를 엽니다. 반면 .pptx 파일에는 PowerPoint나 호환되는 응용 프로그램이 필요합니다. 대부분의 사람들이 파일을 열 수 있는 파일이 있지만 환경이 항상 깨끗하지는 않습니다.
보관 목적으로는 PDF가 더 안정적인 형식이기도 합니다. 2010년에 PDF로 저장된 프레젠테이션은 오늘도 동일하게 열립니다. 같은 시대의 PowerPoint 파일에는 현재 소프트웨어와 호환성 문제가 있는 경우가 많습니다. 이사회 자료, 컨퍼런스 강연, 고객 제안서 등 프레젠테이션 기록을 보관하는 경우 PPT에서 PDF까지의 형식이 장기 보관에 적합한 형식입니다.
4. 의도하지 않은 편집을 방지합니다
.pptx 파일을 보내면 수신자가 파일을 열고 내용을 변경할 수 있으며 잠재적으로 수정된 버전을 전달할 수 있습니다. 내부 작업 파일의 경우에는 괜찮습니다. 이것이 바로 형식입니다. 그러나 고객 제안서, 최종 보고서 또는 완성된 작품으로 배포하는 프레젠테이션의 경우에는 누구도 콘텐츠를 변경하는 것을 원하지 않을 것입니다.
PDF는 기본적으로 읽기 전용입니다. 수신자는 슬라이드를 보고, 인쇄하고, 공유할 수 있지만 실수로 또는 의도적으로 슬라이드 내용을 변경할 수는 없습니다. 작업 내용은 의도한 대로 그대로 유지됩니다.
5. 파일 크기는 일반적으로 더 작습니다
PowerPoint 파일에는 애니메이션 설정, 슬라이드 전환 세부 정보, 포함된 글꼴, 편집 기록 등 편집에만 관련된 많은 데이터가 저장됩니다. 프레젠테이션이 끝나면 대부분의 내용은 관련이 없습니다. PDF 내보내기는 편집 오버헤드를 제거하고 일반적으로 더 작고 더 빠르게 공유할 수 있는 파일을 생성합니다.
이미지가 많은 프레젠테이션의 경우 크기 차이가 클 수 있습니다. 결과 PDF이 여전히 전자 메일로 보내기에는 너무 큰 경우 PDF 압축 도구를 통해 실행하면 슬라이드 콘텐츠의 눈에 띄는 품질 손실 없이 크기를 더 줄일 수 있습니다.
파워포인트로 보관해야 하는 단 하나의 사례
다른 사람이 슬라이드를 발표해야 하는 경우(동일한 강의를 진행하는 동료, 중단한 부분부터 이어서 진행하는 팀원) .pptx를 보내세요. 발표자 모드에 있어야 하고 슬라이드를 진행해야 하며 잠재적으로 마지막 순간에 변경 사항을 적용해야 합니다. PDF는 그 어떤 것도 지원하지 않습니다.
고객과의 공유, 프레젠테이션 후 후속 자료 배포, 보관, 슬라이드를 읽어야 하는 사람에게 보내기 등 그 밖의 모든 작업에 대해서는 먼저 변환하세요. www.wukongpdf.com에 있는 WukongPDF의 PPT에서 PDF로의 도구는 PowerPoint를 설치할 필요 없이 몇 초 만에 변환을 처리합니다.