전 직원이 조직을 떠나기 전에 일련의 PDF 문서를 비밀번호로 보호했습니다. 문서는 지속적인 운영에 매우 중요합니다. 직원은 떠나기 전에 비밀번호를 문서화하지 않았으며 조직의 다른 누구도 그것이 무엇인지 모릅니다. 조직이 문서를 소유하고 이를 사용할 법적 권한이 있더라도 파일에 액세스하여 편집, 인쇄 또는 복사할 수 없습니다. 이 시나리오는 기업, 정부 기관 및 비영리 단체에서 놀라운 빈도로 발생하며 PDF 비밀번호의 기술적 보호와 자체 문서에 액세스하려는 조직의 합법적인 필요성 사이에 긴장을 조성합니다.
두 가지 유형의 PDF 비밀번호 구별
PDF에는 두 가지 독립적인 비밀번호가 있을 수 있습니다. 하나는 문서를 보기 위해 입력해야 하는 열기 비밀번호이고, 다른 하나는 편집, 인쇄, 복사 권한을 제어하는 소유자 비밀번호입니다. 소유자 비밀번호만 있는 문서는 누구나 열고 볼 수 있지만 특정 작업이 제한됩니다. 공개 비밀번호가 설정된 문서는 비밀번호 없이는 전혀 볼 수 없습니다. 복구 접근 방식은 적용된 비밀번호 유형에 따라 크게 다릅니다. 권한을 보호하는 소유자 비밀번호는 관리 가능한 문제입니다. 모든 접근을 차단하는 공개 비밀번호는 상당히 어려운 문제입니다.
이전 직원이 소유자 비밀번호만 적용한 경우 문서 내용에 액세스할 수 있지만 수정이 불가능하도록 잠깁니다. 이 경우 조직은 콘텐츠를 보고 무제한 복사본을 생성하는 새 PDF로 인쇄하거나 소유자 암호 제한을 제거하는 PDF 잠금 해제 도구를 사용하는 등의 해결 방법을 사용할 수 있습니다. 전직 직원이 공개 비밀번호를 적용한 경우 비밀번호 없이는 문서 콘텐츠에 암호화 방식으로 액세스할 수 없으며 복구 옵션은 비밀번호 복구 시도로 범위가 좁아지며, 비밀번호가 적용되기 전의 백업 복사본이 조직에 있는지 확인하거나 직원이 다른 시스템에서 복구할 수 있는 비밀번호를 사용했는지 여부를 확인합니다.
소유자 비밀번호만 적용된 경우 액세스 복구
소유자 비밀번호만 알 수 없고 문서를 열어 볼 수 있는 경우 복구 경로는 간단합니다. PDF 프린터 드라이버를 사용하여 문서를 새 PDF로 인쇄합니다. PDF로 인쇄 프로세스에서는 시각적 콘텐츠가 동일하지만 보안 제한이 없는 새 파일이 생성됩니다. 새 파일은 완전히 편집, 인쇄 및 복사가 가능합니다. 원본에서 선택할 수 있었던 텍스트는 인쇄된 복사본에서도 계속 선택할 수 있습니다. 양식 필드 및 디지털 서명과 같은 대화형 요소는 PDF로 인쇄 프로세스에서 그대로 유지되지 않을 수 있지만 표시되는 콘텐츠와 텍스트 레이어는 보존됩니다.
WukongPDF의 PDF 잠금 해제 도구는 콘텐츠에 액세스할 수 있지만 권한이 잠겨 있는 문서에서 소유자 비밀번호 제한을 제거할 수 있습니다. 이 도구는 문서의 보안 계층을 처리하고 원래 소유자 비밀번호를 요구하지 않고 무제한 사본을 생성합니다. 이 접근 방식은 PDF로 인쇄하는 것보다 빠르며 PDF로 인쇄할 때 제거될 수 있는 양식 필드 및 하이퍼링크를 포함하여 문서의 내부 구조를 더 많이 보존합니다. 인쇄 제한으로 인해 PDF로 인쇄할 수 없는 문서의 경우 잠금 해제 도구는 비밀번호 복구가 아닌 무제한 사본에 대한 유일한 경로를 제공합니다.
공개된 비밀번호로 인해 모든 액세스가 차단될 때 접근
공개 비밀번호로 인해 문서가 전혀 열리지 않으면 조직은 암호화 장벽에 직면하게 됩니다. PDF 콘텐츠는 비밀번호에서 파생된 키로 암호화되며, 비밀번호가 없으면 무차별 복구가 유일한 기술 옵션입니다. 무차별 복구의 가능성은 사용된 암호화 알고리즘에 따라 다릅니다. 이전 PDF 버전에서 사용된 RC4로 암호화된 PDF는 암호 복잡성에 따라 몇 시간에서 며칠 내에 상용 하드웨어로 해독될 수 있습니다. PDF 2.0에서 사용되는 AES-256으로 암호화된 PDF는 강력한 비밀번호에 대한 무차별 대입 공격에 강하며 사실상 복구가 불가능할 수 있습니다.
비밀번호 복구 도구나 서비스에 투자하기 전에 비기술적인 복구 옵션을 모두 활용하세요. 직원이 IT 부서에서 접근할 수 있는 비밀번호 관리자를 사용했는지 확인하세요. 비밀번호가 프로젝트 파일, 이메일, 공유 문서에 기록되어 있는지 확인하세요. 그렇게 하는 것이 법적으로 허용되고 실질적으로 가능하다면 이전 직원에게 연락하십시오. 많은 전직 직원은 전문적인 요청이 있을 때 기꺼이 비밀번호를 제공합니다. 특히 문서가 분명히 조직의 자산이고 요청이 적대적인 영향을 미치지 않는 경우에는 더욱 그렇습니다. 단순히 질문하는 사회 공학적 접근 방식은 기술적 복구가 실패하는 경우 성공하는 경우가 많습니다.
조직 PDF 잠금 해제 시 법적 및 윤리적 고려 사항
조직의 자체 문서에 액세스할 수 있는 법적 권리는 일반적으로 명확하지만 액세스 방법이 중요합니다. 귀하가 소유한 문서에 비밀번호 복구 도구를 사용하는 것은 법적으로 문제가 되지 않습니다. 발신인이 암호를 적용하고 귀하와 공유하지 않은 외부 당사자로부터 받은 문서에 동일한 도구를 사용하는 것은 귀하가 해당 콘텐츠에 액세스해야 하는 합법적인 비즈니스 필요성이 있는 경우에도 컴퓨터 사기 및 남용법 또는 다른 관할권의 이에 상응하는 법률을 위반할 수 있습니다. 외부적으로 비밀번호로 보호된 문서에 대한 적절한 방법은 일방적으로 비밀번호를 제거하려고 시도하는 것이 아니라 보낸 사람에게 연락하여 비밀번호나 무제한 사본을 요청하는 것입니다.
조직 키 관리로 향후 비밀번호 분실 방지
전 직원 비밀번호 문제는 근본적으로 기술적인 실패가 아닌 조직의 키관리 실패입니다. PDF 비밀번호 시스템은 설계된 대로 작동하여 무단 액세스로부터 문서를 보호합니다. 그 실패는 자산을 보호하는 암호화 키가 직원 변경에도 살아남는 방식으로 에스크로되도록 보장하는 조직의 프로세스에 있었습니다. 재발을 방지하려면 PDF뿐만 아니라 모든 문서 비밀번호에 적용되는 문서화된 키 관리 정책이 필요합니다.
정책에서는 문서를 사용하기 전에 조직 문서에 적용된 모든 비밀번호를 안전하고 접근이 통제된 비밀번호 관리 시스템에 기록하도록 요구해야 합니다. 비밀번호 관리자는 비밀번호를 설정한 개인이 부재 중일 때에도 지정된 관리자가 문서 비밀번호에 액세스할 수 있도록 역할 기반 액세스를 지원해야 합니다. 가치가 높은 문서의 경우 비밀번호 대신 인증서 기반 보안을 사용하는 것이 좋습니다. 개별 직원이 설정한 비밀번호를 알 필요 없이 조직 관리자가 권한 수정에 필요한 개인 키를 보유하도록 인증서 보안을 구성할 수 있습니다. PDF Password 관리 인프라는 액세스할 수 없는 단일 중요 문서로 인해 발생하는 비즈니스 중단보다 구현 비용이 저렴합니다.