일부 PDF는 고해상도 이미지, 상세한 건축 도면, 인쇄 가능한 마케팅 자료 등의 이유로 용량이 큽니다. 압축하면 전달해야 하는 콘텐츠가 손상될 수 있습니다. 해결책은 파일을 더 작게 만드는 것이 아닙니다. 이메일의 크기 제한 없이 대용량 파일을 처리하는 전송 방식을 사용하는 것입니다.
이메일이 대규모 PDFs에 적합한 채널이 아닌 이유
대부분의 이메일 서버는 첨부 파일 크기 제한을 적용합니다. 일반적으로 메시지당 10-25MB이지만 제공업체에 따라 다릅니다. Gmail은 최대 25MB까지 허용합니다. Outlook은 계정 유형에 따라 다릅니다. 기업 이메일 서버는 종종 10MB 이하로 제한됩니다. 제한을 초과하는 파일은 반송되거나 자동으로 삭제되거나 이메일 클라이언트에 대체 업로드 방법을 제안하라는 메시지가 표시됩니다.
크기 제한을 초과하지 않더라도 대용량 이메일 첨부 파일은 수신자에게 문제를 야기합니다. 모바일 연결 시 다운로드 속도가 느리고, 받은 편지함 저장 공간이 가득 차고, 이메일 스레드를 전달하거나 보관하기 어렵게 만드는 대용량 첨부 파일이 생성됩니다. 파일 공유 링크는 이러한 모든 문제를 방지합니다.
Cloud Storage 링크: 표준 솔루션
PDF를 Google Drive, Dropbox 또는 OneDrive에 업로드하고 링크를 공유하세요. 수신자는 링크를 클릭하고 연결이 지원하는 속도로 클라우드 서비스에서 직접 파일을 다운로드합니다. 수신자 측 크기 제한이 없고, 파일 품질이 완벽하게 보존되며(저장 중에 재압축이 발생하지 않음), 링크에 액세스할 수 있는 사람을 제어할 수 있습니다.
Google 드라이브: 파일 업로드 후 마우스 오른쪽 버튼 클릭 → 공유 → 액세스 권한을 '링크가 있는 모든 사용자'로 변경 → 링크 복사 → 이메일에 붙여넣으세요. Dropbox: 업로드에서 공유 → 링크 생성 → 복사를 클릭하세요. 둘 다 1분도 채 걸리지 않습니다. 수신자는 PDF에 대해 아무것도 변경할 필요 없이 최고 품질의 파일을 받습니다.
WeTransfer 및 유사 서비스
WeTransfer는 대용량 파일 전송을 위해 특별히 제작되었으며 사용하는 데 계정이 필요하지 않습니다. wetransfer.com으로 이동하여 PDF(무료 플랜의 경우 최대 2GB)를 업로드하고 수신자의 이메일과 귀하의 이메일을 입력하고 보냅니다. 수신자는 7일 후에 만료되는 다운로드 링크가 포함된 이메일을 받습니다. 파일은 수정 없이 최고 품질로 전송됩니다.
WeTransfer는 클라우드 저장소 계정을 유지하고 싶지 않거나 Drive 또는 Dropbox에 지속적으로 액세스할 수 없는 조직 외부의 사람에게 보낼 때 특히 유용합니다. 링크는 자동으로 만료되므로 민감한 파일의 노출 기간이 제한됩니다.
수신자가 파일 압축을 필요로 하는 경우
때로는 수신자에게 특정 크기 요구 사항(최대 50MB까지만 업로드를 허용하는 포털 또는 대역폭이 제한된 환경에서 작업하는 클라이언트)이 있는 경우가 있습니다. 이러한 경우 압축이 필요하지만 특정 용도에 대해 품질 손실이 허용되는지 여부가 문제입니다.
유용한 접근 방식: 두 가지 버전을 보냅니다. 최고 품질의 파일을 위해 클라우드 링크를 사용하고, 즉시 사용하거나 포털에 업로드하기 위해 압축된 버전(보수적인 품질 설정에서 PDF 압축 도구를 통해)을 보내세요. "완전 품질 버전(링크) - 최종 인쇄용"이라는 라벨을 명확하게 표시하세요. 압축 버전(첨부) — 포털 업로드용." 수신자는 보관 버전의 품질 저하 없이 두 가지 목적 모두에 필요한 것을 갖습니다.
민감한 대용량 파일을 위한 보안 전송 PDFs
인쇄 가능한 재무 보고서, 고해상도로 서명된 계약서, 중요한 사이트 정보가 포함된 건축 도면 등 기밀이기도 한 대용량 PDF의 경우 액세스가 제한된 클라우드 링크와 파일 수준 비밀번호를 결합하면 좋은 적용 범위를 제공합니다. 클라우드 링크를 사용하려면 수신자가 로그인하거나 특정 URL이 있어야 합니다. PDF 비밀번호는 링크가 전달되는 경우 키 없이는 파일을 열 수 없도록 보장합니다.
ShareFile, Box 또는 Tresorit과 같은 서비스는 액세스 제어 및 감사 로그를 통해 엔드투엔드 암호화 전송을 제공합니다. 이는 파일에 액세스한 사람과 시기를 문서화해야 하는 상황을 위해 소비자 클라우드 스토리지에서 한 단계 더 발전된 것입니다. 대부분의 대용량 파일 전송 상황에서는 Google Drive 또는 WeTransfer로 충분합니다. 규제 대상 산업 또는 고위험 문서의 경우 전용 보안 전송 서비스는 복잡성을 더할 가치가 있습니다.