매주 동일한 PDF를 동일한 방식으로 처리합니다. 월별 청구서는 압축되어 이메일로 전송됩니다. 분기별 보고서는 Word로 변환되어 편집됩니다. 신규 고용 계약은 복리후생 패키지와 병합되어 서명을 위해 전송됩니다. 각 작업은 서로 다른 데이터를 사용하지만 동일한 단계로 반복됩니다. 처음부터 각 작업을 처리하는 것은 동일한 작업을 두 번 수행하는 것입니다. 한 번은 수행할 작업을 파악하고 한 번은 실제로 수행합니다.
템플릿은 첫 번째 반복을 제거합니다. PDF 템플릿은 빈 양식이 아닙니다. 반복되는 문서 유형에 대한 정확한 작업, 설정 및 순서를 지정하는 문서화된 작업 흐름입니다. 다음 청구서가 도착하면 무엇을 해야할지 생각하지 않습니다. 템플릿을 따릅니다. 인지부하가 떨어집니다. 처리 시간이 단축됩니다. 오류율이 떨어집니다.
아래 표에서는 일반적인 반복 문서 유형을 템플릿 워크플로에 매핑하여 각각에 대한 작업과 설정을 보여줍니다.
| 문서 유형 | 순서대로 작업 | 표준화 설정 |
|---|---|---|
| 송장 | 1. 5MB 이하로 압축하세요. 2. 날짜와 공급업체로 이름을 바꿉니다. 3. 회계 폴더에 저장 | 압축 품질: 중간; 명명 형식: YYYY-MM-DD-vendor-invoice.pdf |
| 계약 | 1. 텍스트 변경 사항을 편집합니다. 2. 전시품과 병합; 3. 서명 필드를 추가합니다. 4. 이메일용으로 압축 | 편집 모드: 텍스트만; 병합 순서: 계약 우선, 부록 순서로 전시 |
| 보고서 | 1. PDF를 Word로 변환합니다. 2. Word에서 편집하세요. 3. PDF로 다시 변환합니다. 4. 페이지 번호 추가 | 변환: 테이블 보존; 페이지 번호: 하단 중앙, 1페이지부터 시작 |
| 스캔한 문서 | 1. 검색 가능성을 위한 OCR; 2. 압축; 3. 날짜와 설명으로 이름을 바꿉니다. | OCR 언어: 자동 감지; 압축: 텍스트 선명도를 유지하는 고품질 |
| 프리젠테이션 | 1. 화면 보기를 위해 압축합니다. 2. 유인물과 병합합니다. 3. 기밀인 경우 워터마크 추가 | 압축: 화면 해상도; 워터마크: 대각선, 밝은 회색, '기밀' |
다른 사람들이 따를 수 있는 템플릿 만들기
템플릿은 문서를 처리하는 사람이 실제로 사용할 경우에만 시간을 절약해 줍니다. 채택의 가장 큰 장벽은 복잡성입니다. 15단계, 조건부 분기 및 세부 설정이 포함된 템플릿은 첫 주가 지나면 무시됩니다. 3~5단계로 구성된 템플릿, 명확한 작업 이름, 일반 언어로 설명된 설정을 따릅니다.
템플릿을 단락이 아닌 체크리스트로 작성하세요. 각 단계는 한 줄입니다. 각 줄은 하나의 작업입니다. PDF 작업 흐름 원칙은 이전에 문서 유형을 본 적이 없는 사람도 템플릿을 사용할 수 있어야 한다는 것입니다. 이를 따르고 올바른 출력을 생성할 수 있다면 템플릿이 잘 디자인된 것입니다.
템플릿 저장 및 공유
팀의 모든 구성원이 액세스하고 업데이트할 수 있는 공유 문서에 템플릿을 보관하세요. 누군가가 더 나은 설정이나 더 빠른 순서를 발견하면 템플릿을 업데이트하고 모두가 혜택을 받습니다. 이것이 개인 생산성과 팀 생산성의 차이입니다. 개인 바로가기가 도움이 됩니다. 문서화된 템플릿은 모든 사람에게 도움이 됩니다.
WukongPDF의 PDF Editor 플랫폼은 대부분의 반복적인 PDF 작업 흐름에 나타나는 작업을 지원합니다. 템플릿을 하나의 플랫폼으로 표준화하면 템플릿을 따르는 모든 팀 구성원이 장치, 브라우저 또는 운영 체제에 관계없이 동일한 결과를 얻을 수 있습니다.
템플릿을 수정해야 하는 경우
작년에 작동했던 템플릿이 올해에는 작동하지 않을 수도 있습니다. 제출 요건이 변경되었습니다. 파일 크기 제한이 업데이트되었습니다. 새로운 도구 기능으로 인해 기존 해결 방법이 필요하지 않습니다. 템플릿을 분기별로 검토하세요. 매일 사용하는 사람들에게 어떤 단계가 지속적으로 마찰을 일으키거나 예상치 못한 결과를 낳는지 물어보세요. 최고의 템플릿은 계속해서 개선되는 템플릿입니다.
템플릿이 실패하면 수정하기 전에 실패를 진단하세요. 템플릿의 설정이 잘못되었나요? 사용자가 단계를 잘못 해석했나요? 입력 문서에 템플릿이 설계되지 않은 특성이 있었습니까? 답변을 통해 템플릿을 수정하거나, 문서를 개선하거나, 문서 변형에 대한 새 템플릿을 생성할지 여부를 알 수 있습니다.
성장하는 팀 전반에 걸쳐 템플릿 확장
두 사람이 사용할 수 있는 템플릿 시스템은 열 명을 위해 업데이트해야 합니다. 각 템플릿을 소유한 문서입니다. 템플릿이 예상치 못한 출력을 생성하면 소유자는 조사하고 업데이트합니다. 명확한 소유권이 없으면 사람들이 문서화되지 않은 변경을 하거나 더 이상 적용되지 않는 단계를 해결하면서 템플릿 성능이 저하됩니다.
WukongPDF의 PDF 워크플로 플랫폼은 대부분의 팀 템플릿을 구성하는 반복 작업을 지원합니다. 모든 팀원이 동일한 템플릿과 동일한 플랫폼을 사용하면 문서를 처리한 사람이 누구인지에 관계없이 출력을 예측할 수 있습니다. 이러한 예측 가능성은 우선 템플릿의 핵심입니다.