Excel을 PDF로 변환하는 기능은 Excel 자체에 내장되어 있지만 스프레드시트가 페이지에 적절하게 맞고 올바른 페이지 수에 인쇄되며 열이 잘리지 않는 깔끔한 결과를 얻으려면 많은 사람들이 건너뛰는 몇 가지 설정 조정이 필요합니다. 기본 내보내기에서는 스프레드시트가 예상보다 많은 페이지에 걸쳐 넘치거나 열이 가장자리에서 잘리는 PDF가 생성되는 경우가 많습니다.
내보내기 전 인쇄 영역 설정
내보내기 전에 인쇄 영역을 정의하여 PDF에 포함되는 내용을 정확하게 제어하세요. 포함하려는 셀을 선택하고 페이지 레이아웃 → 인쇄 영역 → 인쇄 영역 설정으로 이동하세요. 이는 Excel에서 빈 셀을 포함하여 시트의 모든 항목이 아닌 해당 선택 항목만 내보내도록 지시합니다. 이 단계가 없으면 Excel은 종종 데이터 오른쪽이나 아래에 큰 빈 영역을 내보내 빈 페이지가 많은 PDF를 생성합니다.
스프레드시트가 너무 넓어 단일 페이지 너비에 맞지 않는 경우 페이지 레이아웃 → 맞춤으로 이동하여 너비 설정을 '1페이지'로 변경하세요. 이렇게 하면 데이터에 필요한 만큼 페이지당 행을 유지하면서 한 페이지 너비에 맞도록 콘텐츠의 크기가 수평으로 조정됩니다. 열이 많은 광범위한 재무 모델의 경우 이는 읽을 수 있는 PDF와 데이터의 절반이 누락된 모델 사이의 차이인 경우가 많습니다.
Excel에서 내보내기
Windows용 Excel: 파일 → 내보내기 → PDF/XPS 만들기. 이렇게 하면 벡터 텍스트와 포함된 글꼴이 포함된 적절한 PDF가 생성됩니다. 또는 파일 → 인쇄 → 프린터를 Microsoft Print to PDF로 변경하세요. 둘 다 작동하지만 내보내기 경로는 인쇄 경로보다 벡터 콘텐츠를 더 깔끔하게 처리하기 때문에 차트와 그래픽이 포함된 문서에 대해 약간 더 나은 출력을 생성합니다.
Mac용 Excel: 파일 → 다른 이름으로 저장 → PDF 또는 파일 → 내보내기 → PDF. Mac 버전에서는 인쇄 대화 상자를 통해 Command+P → PDF로 저장도 허용됩니다. 여러 시트가 포함된 통합 문서의 경우 활성 시트만 내보낼 것인지 아니면 모든 시트를 내보낼 것인지 확인하세요. Excel에서는 기본적으로 활성 시트를 내보냅니다. 따라서 모든 시트를 단일 PDF로 만들려면 내보내기 대화 상자에서 선택 항목을 변경하세요.
Google 스프레드시트에서 내보내기
Google 스프레드시트는 파일 → 다운로드 → PDF 문서를 통해 내보냅니다. 내보내기 대화 상자에는 용지 크기, 방향, 배율(너비에 맞추기, 높이에 맞추기 또는 사용자 정의 백분율), 여백, 눈금선 및 행/열 머리글 포함 여부 등 대부분의 사람들이 생각하는 것보다 더 많은 레이아웃 옵션이 있습니다. 다운로드하기 전에 잠시 시간을 내어 이러한 설정을 구성하면 기본값을 수락하는 것보다 훨씬 더 유용한 PDF가 생성됩니다.
큰 스프레드시트의 경우 가로 방향이 세로 방향보다 더 잘 작동하는 경우가 많습니다. 크기를 조정하면 열이 래핑되지 않습니다. 시트에 고정된 머리글 행이 있는 경우 "고정된 행 반복"을 활성화합니다. 내보내기 옵션에서는 해당 헤더를 모든 페이지에 전달하므로 여러 페이지의 데이터를 훨씬 쉽게 읽을 수 있습니다.
출력 파일 크기 처리
많은 차트, 조건부 서식 또는 포함된 이미지가 포함된 Excel PDF의 용량은 놀라울 정도로 커질 수 있습니다. .xlsx 파일로 2MB인 통합 문서는 고해상도 차트가 많이 포함된 경우 15MB+ PDF를 생성할 수 있습니다. PDF 압축 도구를 통해 내보낸 PDF를 실행하면 이 문제가 크게 줄어듭니다. 차트와 포함된 그래픽이 잘 압축되고 셀의 텍스트 내용이 선명하게 유지됩니다. PDF를 이메일로 보내거나 크기 제한이 있는 포털에 업로드하는 경우 압축은 추가 단계를 수행할 가치가 있습니다.
수신자가 데이터를 보기만 하는 것이 아니라 추출해야 하는 경우 PDF가 실제로 올바른 형식인지 고려하세요. 스프레드시트의 PDF는 고정된 시각적 표현입니다. 숫자는 있지만 수식 연결, 필터링 또는 정렬할 수는 없습니다. 보고서를 읽는 것보다 데이터 작업이 필요한 수신자의 경우 .xlsx를 직접 공유하거나 Google Sheets 링크를 사용하는 것이 PDF로 변환하는 것보다 더 나은 결과를 제공합니다.