이메일 스레드에는 3주 동안 교환된 15개의 메시지가 포함되어 있습니다. 대화에는 여러 답변에 걸쳐 계약 조건이 제안, 수정 및 승인되는 프로젝트 협상이 포함됩니다. 각 메시지는 이메일 클라이언트에 개별적으로 저장됩니다. 각각 별도로 전달, 인쇄 또는 저장할 수 있습니다. 그러나 스레드 전체는 개별 메시지가 포착할 수 없는 완전한 이야기를 전달합니다. 전체 대화를 하나의 PDF로 변환하면 내러티브 순서, 타임스탬프, 보낸 사람 신원 및 콘텐츠 발전 과정이 독립적이고 쉽게 보관되는 하나의 문서에 보존됩니다.
브라우저 기반 도구는 브라우저의 인쇄 기능을 통해 개별 메시지를 PDF로 인쇄하거나 이메일 클라이언트에 내장된 내보내기 기능을 사용하여 이메일 콘텐츠를 PDF로 변환할 수 있습니다. 문제는 전환 자체가 아닙니다. 결과 PDF에는 스레드 구조, 누가 무엇을 언제 말했는지 식별하는 메타데이터, 대화에 포함된 첨부 파일이 보존됩니다.
규정 준수 소프트웨어 회사인 Smarsh의 2024년 설문 조사에 따르면 조직의 47%는 계약, 법률 문제 또는 규정 준수와 관련된 이메일 대화를 PDF와 같은 편집 불가능한 형식으로 보관해야 한다고 합니다(Smarsh, "이메일 보관 및 규정 준수 보고서" 2024). 보관 요구 사항으로 인해 안정적인 이메일-PDF 변환이 필요합니다.
다양한 이메일 플랫폼에 대한 변환 방법
아래 표에서는 가장 일반적인 이메일 플랫폼에 대한 이메일-PDF 변환 접근 방식을 비교합니다.
| 플랫폼 | 변환 방법 | 첨부 파일을 보존합니까? | 에 가장 적합 |
|---|---|---|---|
| 지메일 | 대화를 엽니다. 모두 인쇄를 클릭하세요. 인쇄 대화 상자에서 대상으로 PDF로 저장을 선택합니다. 시간순으로 메시지와 함께 전체 스레드를 인쇄합니다. | 아니요. 첨부파일은 별도로 저장해야 합니다. | 대화 내용의 빠른 보관; 표준 형식의 Gmail 스레드 |
| 아웃룩 데스크탑 | 스레드에서 메시지를 선택합니다. 파일 > 인쇄; Microsoft PDF로 인쇄를 선택합니다. 헤더가 있는 구조화된 출력을 위한 메모 스타일 선택 | 인라인 이미지는 유지됩니다. 첨부 파일이 참조되지만 포함되지는 않습니다. | 보낸 사람, 받는 사람, 날짜 및 제목 헤더가 포함된 공식적인 형식이 필요한 비즈니스 서신 |
| 아웃룩 웹 | 대화를 엽니다. 인쇄를 클릭하세요. 브라우저 인쇄 대화 상자에서 PDF로 저장을 선택합니다. 메시지는 대화 보기 순서로 인쇄됩니다. | 아니요, 브라우저 인쇄 기능은 보이는 페이지 콘텐츠만 캡처합니다. | 웹 기반 Outlook에서 빠른 보관; 중요한 첨부 파일이 없는 대화 |
| 애플 메일 | 메시지를 선택하세요. 파일 > PDF로 내보내기; 각 메시지를 별도의 PDF로 내보내거나 하나로 결합합니다. | 인라인 이미지는 유지됩니다. 첨부 파일은 함께 내보내집니다. | 대화 내용과 함께 첨부 파일 보존이 필요한 Mac 사용자 |
스레드 구조 및 메타데이터 보존
보관된 이메일 대화의 가치는 그 구조에 있습니다. 메시지의 순서가 이야기를 말해줍니다. 타임스탬프는 타임라인을 설정합니다. 보낸 사람과 받는 사람 정보는 누가 무엇을 제공했는지 식별합니다. PDF로 변환할 때 출력의 각 메시지가 인접한 메시지와 명확하게 구분되어 있는지, 각 메시지에 대해 보낸 사람, 받는 사람, 날짜 및 제목이 표시되는지, 메시지가 시간순으로 나타나는지 확인하세요. 메시지를 순서대로 뒤죽박죽으로 만들거나 식별 메타데이터를 제거하는 PDF는 단어는 보존하지만 대화의 의미를 잃습니다.
이메일 변환을 위한 PDF 아카이브 요구 사항은 PDF가 자체 포함되고 자체 설명이 가능해야 한다는 것입니다. 원래 대화에 참여하지 않았던 몇 달 또는 몇 년 후에 이 글을 읽는 사람은 누가 무엇을 말했고, 언제, 무엇에 대한 반응으로 말했는지 이해할 수 있어야 합니다. 이러한 이해를 가능하게 하는 메타데이터는 변환 후에도 유지되어야 합니다.
보관된 대화의 첨부 파일 처리
이메일 첨부 파일은 대화 보관에서 가장 어려운 부분입니다. PDF 형식은 일부 파일 형식을 PDF 내에 첨부 파일로 포함할 수 있지만 대부분의 이메일-PDF 변환 방법은 첨부 파일을 자동으로 포함하지 않습니다. 실용적인 접근 방식은 대화의 모든 첨부 파일을 폴더에 저장하고, 이메일 텍스트를 PDF로 변환하고, PDF와 함께 첨부 파일을 동일한 보관 폴더에 저장하는 것입니다. 관계가 명확하도록 첨부 파일의 이름을 PDF와 일관되게 지정하세요. 대화와 함께 첨부 파일을 보존해야 하는 규정 준수 보관의 경우 이메일 플랫폼이 eDiscovery 또는 규정 준수 내보내기 도구 등을 통해 첨부 파일이 포함된 단일 PDF로 대화 내보내기를 지원하는지 확인하세요. 이메일 콘텐츠의 Word를 PDF로 변환하여 텍스트를 처리합니다. 첨부 파일에는 별도의 작업 흐름이 필요합니다.
WukongPDF PDF 도구 플랫폼은 보관된 대화 파일을 압축, 병합 및 구성하는 PDF 도구를 제공합니다. 이메일을 PDF로 변환하는 것이 첫 번째 단계입니다. 두 번째는 아카이브를 사용 가능하게 만드는 처리입니다.
검색을 위해 보관된 대화 구성
보관된 이메일 대화는 필요할 때 찾을 수 있는 경우에만 유용합니다. 대화 제목, 날짜 범위 및 주요 참가자를 포함하여 PDF 이름을 지정하십시오. 프로젝트, 클라이언트 또는 주제별로 구성된 폴더 구조에 저장합니다. 일관된 이름 지정 및 폴더 구성을 통해 3년 전에 보관된 대화를 몇 시간이 아니라 몇 초 만에 찾을 수 있습니다.
원본 이메일과 함께 제공된 메타데이터는 PDF 속성에 포함되어야 합니다. 대화 제목을 PDF 제목으로 추가합니다. 참가자를 작성자 필드로 추가합니다. 기간을 키워드로 추가하세요. 포함된 메타데이터를 사용하면 PDF 콘텐츠를 색인화하는 검색 도구로 PDF를 검색할 수 있습니다. PDF 아카이브는 자신이 찾고 있는 내용을 알고 있지만 정확한 파일 이름을 기억하지 못하는 사람이 문서를 찾을 수 있을 때 완성됩니다.
이메일 보관에 대한 법적 및 규정 준수 고려 사항
산업과 관할권마다 이메일 보존 및 보관 형식에 대한 요구 사항이 다릅니다. 금융 서비스 규정에 따라 특정 기간 동안 이메일을 다시 쓸 수 없는 형식으로 보관해야 할 수도 있습니다. 의료 개인 정보 보호 규정에 따라 환자 정보가 포함된 보관된 이메일을 액세스 제어와 함께 저장해야 할 수도 있습니다. 법적 증거자료 제출 요구 사항에 따라 이메일은 메타데이터가 그대로 유지된 원본 형식으로 생성되어야 합니다.
PDF 변환 작업 흐름을 표준화하기 전에 해당 산업 및 관할권에 대한 보관 요구 사항을 확인하십시오. 한 규제 기관을 만족하는 PDF가 다른 규제 기관을 충족하지 못할 수도 있습니다. 이메일 콘텐츠의 Word를 PDF로 변환하면 형식이 처리됩니다. PDF를 저장하고 관리하는 보관 시스템이 규정 준수를 처리합니다. WukongPDF는 변환 및 압축 도구를 제공합니다. 조직의 규정 준수 프레임워크에 따라 보관 표준이 결정됩니다.