여러 사람이 동일한 PDF에 서명해야 하는 경우 어떻게 되나요?
Sign PDF 워크플로는 두 개 이상의 서명이 필요할 때 더욱 복잡해집니다. 양 당사자의 서명이 필요한 계약서, 관리자와 이사의 승인이 필요한 승인 양식, 기본 서명 외에 증인 서명이 필요한 법률 문서 등 각각의 다중 서명 시나리오는 첫 번째 사람이 서명한 후에 추가 서명을 추가할 수 있는지 여부와 방법에 대한 의문을 제기합니다.
여러 서명 필드를 사용하면 각 서명자가 이전 서명에 영향을 주지 않고 독립적으로 서명을 추가할 수 있습니다.
인증된 서명과 인증되지 않은 서명의 차이점을 이해하면 다자간 서명 시 작업 흐름 문제를 방지할 수 있습니다.
기술적 답변은 첫 번째 서명이 어떻게 적용되었는지에 따라 다릅니다. 첫 번째 서명자가 문서를 인증하고 추가 변경이 없도록 잠그는 표준 디지털 서명을 사용한 경우 첫 번째 서명을 무효화하지 않으면 두 번째 서명을 추가하는 것이 불가능할 수 있습니다. 인증된 디지털 서명은 문서에 대한 후속 수정 사항을 감지하도록 설계되었으며 두 번째 서명을 추가하는 것은 수정 사항으로 간주됩니다. 첫 번째 서명자가 인증 없이 시각적 서명 이미지를 적용한 경우 문서는 추가 서명을 위해 열려 있습니다.
디지털 서명 표준은 서명 필드를 통해 다중 서명을 지원합니다. 적절하게 준비된 PDF에는 각각 특정 서명자를 위해 지정된 여러 서명 필드가 포함될 수 있습니다. 첫 번째 서명자가 서명 필드를 채웁니다. 두 번째 서명자가 자신의 서명을 작성합니다. 세 번째 서명자가 자신의 서명을 작성합니다. 각 서명은 독립적이며 나중에 서명을 추가해도 이전 서명이 무효화되지 않습니다. 이 다중 필드 접근 방식을 사용하려면 첫 번째 서명을 적용하기 전에 PDF에 여러 서명 필드를 설정해야 합니다.
문서를 잠그는 인증된 서명과 추가 서명을 위해 문서를 열어 두는 인증되지 않은 서명의 차이점을 이해하는 것은 다자간 문서 서명에 관련된 모든 사람에게 필수적입니다.
다른 사람의 서명이 이미 있는 PDF에 서명하는 방법
첫 번째 서명이 표준 PDF 주석 도구를 통해 추가된 시각적 서명 이미지인 경우 PDF는 잠기지 않습니다. 서명을 지원하는 PDF 편집기에서 PDF를 열고 서명을 만들거나 가져온 다음 문서의 적절한 위치에 배치하세요.
문서는 첫 번째 서명을 승인한 것처럼 사용자의 서명을 승인합니다. 서명이 추가된 PDF를 저장하세요. 이제 파일에는 두 가지 서명이 모두 포함되어 있습니다.
첫 번째 서명이 문서를 잠근 인증된 디지털 서명인 경우 두 가지 옵션이 있습니다. 첫 번째 서명자에게 연락하여 인증 없이 또는 추가 서명을 허용하는 인증 설정을 사용하여 문서에 다시 서명하도록 요청하세요. 첫 번째 서명자는 적절한 서명 설정을 사용하여 원본 문서를 다시 내보낸 후 귀하에게 다시 보낼 수 있습니다. 또는 문서 작성자는 서명이 적용되기 전에 여러 서명 필드를 추가하여 각 서명자가 독립적으로 서명할 수 있습니다.
문서에 여러 서명 필드가 설정된 경우 각 서명자는 서명 인식 뷰어에서 PDF를 열 때 지정된 필드만 볼 수 있습니다. 서명 필드를 클릭하세요. 뷰어에 서명을 적용하라는 메시지가 표시됩니다. 서명을 완료하면 지정된 필드에 서명이 추가되어 문서가 업데이트됩니다. 이전 서명은 그대로 유지되며 유효합니다. 이는 가장 원활한 다중 서명 작업 흐름이며 문서 작성자가 여러 서명이 필요하다는 것을 미리 알고 있는 경우 사용해야 하는 작업입니다.
WukongPDF의 Sign PDF 도구는 기존 서명이 인증된 디지털 서명이 아닌 시각적 주석인 경우 이미 다른 서명이 포함된 PDF에 서명을 추가하는 것을 지원합니다. PDF를 업로드하고 적절한 위치에 서명을 추가한 후 다중 서명 문서를 다운로드하세요. 이 도구는 서명을 추가하는 동안 기존의 모든 콘텐츠를 유지합니다.
누구나 서명하기 전에 여러 서명을 위한 PDF 설정
양식 필드 생성을 지원하는 PDF 편집기를 사용하여 지정된 서명 필드가 있는 PDF를 생성합니다. 서명해야 하는 각 사람에 대해 디지털 서명 필드를 추가합니다. 각 필드에 구매자 서명, 판매자 서명 등 설명적으로 이름을 지정하면 각 서명자가 지정된 필드를 식별할 수 있습니다. 문서에 서명이 표시되어야 하는 필드를 배치합니다. 준비된 PDF를 저장하고 첫 번째 서명자에게 배포합니다.
서명자는 어떤 순서로든 서명해야 합니다. 각 서명 필드는 독립적이므로 서명 순서는 서명의 유효성에 영향을 주지 않습니다. 첫 번째 서명자는 PDF를 열고 지정된 필드를 클릭한 후 서명을 적용하고 저장합니다. 두 번째 서명자는 동일한 PDF를 열고 해당 필드를 클릭한 후 서명을 적용하고 저장합니다. 각 서명자는 다른 서명자에게 영향을 주지 않고 자신의 서명만 추가합니다.
모든 서명이 적용된 후 PDF에는 지정된 필드의 모든 서명이 포함됩니다. 최종 문서를 여는 사람은 누구나 모든 서명을 볼 수 있으며 서명이 디지털 방식으로 인증된 경우 각 서명이 유효하고 각 서명이 적용된 이후 문서가 수정되지 않았는지 확인할 수 있습니다. 다중 필드 접근 방식은 모든 서명이 올바른 위치에 있는 깨끗하고 체계적인 문서를 생성합니다.
다중 서명 문서의 PDF 보안은 서명 인증 여부에 따라 달라집니다. 인증되지 않은 시각적 서명은 서명한 사람을 나타내지만 신원이나 문서 무결성에 대한 암호화 확인을 제공하지 않습니다. 인증된 디지털 서명은 신원 확인과 변조 감지 기능을 모두 제공합니다. 문서의 법적 및 보안 요구 사항과 일치하는 서명 유형을 선택하십시오.
다중 서명 작업 흐름이 잘못되었을 때 수행할 작업
서명 필드가 있어야 했지만 그렇지 않은 PDF를 받은 경우 문서 작성자에게 올바른 필드가 포함된 새 버전을 보내달라고 요청하세요.
지정된 필드 외부에 서명을 자유 형식 주석으로 적용하면 특히 서명 필드 배치를 지정하는 법률 또는 규제 문서의 경우 문서의 서명 요구 사항을 충족하지 못할 수 있습니다.
서명을 추가한 후 이전 서명이 무효화되면 해당 문서는 변경을 방지하는 방식으로 첫 번째 서명자가 인증했을 가능성이 높습니다. 첫 번째 서명자에게 인증되지 않은 버전을 요청합니다. 문서에 여러 서명이 필요하며 인증으로 인해 서명이 추가되지 않는다고 설명합니다. 첫 번째 서명자는 인증 없이 다시 서명할 수 있으며, 문서 작성자는 여러 필드를 설정하고 서명 프로세스를 다시 시작할 수 있습니다.
문서에 특정 법적 순서에 따라 서명이 필요한 경우 기술적 능력으로 인해 어떤 순서로든 서명할 수 있더라도 해당 순서를 따르십시오. 서명의 법적 유효성은 문서 조건에 명시된 서명 순서에 따라 달라질 수 있습니다. 기술적인 편의가 법적 요구사항보다 우선되어서는 안 됩니다. 필요한 서명 순서가 확실하지 않은 경우 문서의 지침이나 문서를 작성한 법률 전문가에게 문의하세요.
많은 비즈니스 및 법적 맥락에서 서명이 적용되는 순서는 기술 능력에 관계없이 중요합니다. 계약에서는 구매자가 먼저 서명한 다음 판매자가 서명하도록 지정할 수 있습니다. 내부 승인을 위해서는 이사보다 관리자의 서명이 필요할 수 있습니다. PDF 기술은 어떤 순서로든 서명을 허용할 수 있지만 법적 또는 절차적 요구 사항에 따라 특정 순서가 필요할 수 있습니다. 부분적으로 서명된 문서에 서명을 추가하기 전에 항상 문서의 서명 지침을 확인하십시오.
서명자 외에 여러 명의 증인이 필요한 문서의 경우 PDF에는 각 역할에 대한 별도의 서명 필드가 포함되어야 합니다. 기본 서명자에게는 지정된 필드가 있습니다. 각 증인은 자신만의 지정된 분야를 가지고 있습니다. 이러한 명확성은 문서의 동일한 영역에 여러 서명이 있는 혼란을 방지하고 각 서명이 인증하는 문서 텍스트를 기준으로 올바른 위치에 표시되도록 보장합니다.
여러 서명을 위해 PDF를 배포하기 전에 모든 서명자에게 서명 절차를 전달하십시오. 각 서명자에게 서명 필드를 찾을 수 있는 위치, 사용할 서명 유형, 서명 후 수행할 작업을 알려주십시오. 명확한 지침은 서명자가 특정 필드에 서명할지, 자유 형식 서명을 추가할지, 다른 사람이 먼저 서명할 때까지 기다릴지 확신할 수 없을 때 발생하는 혼란을 방지합니다.
서로 다른 위치에 있는 사람들의 서명이 필요한 문서의 경우 PDF 기반 다중 서명 작업 흐름을 통해 실제 문서 배송에 따른 지연과 비용이 제거됩니다. 각 서명자는 전자 메일로 PDF를 받고 서명을 적용한 후 다음 서명자에게 전달합니다. 물리적으로 유통되는 데 일주일이 걸릴 문서는 디지털 워크플로를 통해 몇 시간 만에 완전히 서명될 수 있습니다.
일부 전자 서명 플랫폼은 다중 서명 작업 흐름을 자동으로 관리합니다. 문서를 업로드하고 서명자와 순서를 지정하면 플랫폼은 문서를 각 서명자에게 순서대로 보내고 서명을 수집하며 모든 서명이 완료되면 알려줍니다. 이러한 플랫폼은 기본 다중 서명 PDF 작업 흐름에 편의성과 추적 기능을 추가합니다. 또한 일반적으로 각 서명이 적용된 시기를 기록하는 감사 추적을 제공합니다.
모든 서명이 적용된 후 완전히 서명된 PDF를 안전한 위치에 저장하고 기록을 위해 모든 서명자에게 사본을 배포하십시오. 각 서명자는 모든 서명이 표시된 문서의 사본을 보관해야 합니다. 문서 서명 여부에 대해 분쟁이 발생할 경우 각 당사자는 서명된 문서의 사본을 증거로 보유하게 됩니다. 이러한 분산 기록 보관은 여러 당사자가 서명한 문서에 대한 표준 관행입니다.
여러 사람이 동일한 PDF에 서명하는 경우 각 서명은 서명 이미지 아래에 인쇄된 이름, 날짜 및 제목을 통해 서명자와 명확하게 연결되어야 합니다. 이 식별 정보는 서명한 사람과 자격에 대한 모호성을 제거합니다. 이 정보를 추가하는 것은 다중 서명 문서에 대한 표준 전문 관행입니다.
다중 서명 PDF 워크플로우의 편리함은 문서가 부동산, 법률 서비스, 조달, 인사 관리 등 여러 당사자의 승인을 일상적으로 요구하는 업계에서 표준 관행이 되었습니다.