従業員が会社を辞めました。最終的な電子メールには、パスワードで保護された PDF、顧客契約書、財務報告書、内部手順のフォルダーが含まれており、他の人はパスワードを知りません。従業員は退社する前にパスワードを文書化していませんでした。 IT チームにはパスワード管理ポリシーがありませんでした。現在、重要な文書は、作成者と一緒に玄関から出たパスワードでロックされています。
これは技術的な問題ではありません。これはプロセス障害であり、技術的な解決策で修正する必要があります。
元従業員によってパスワードで保護された PDF へのアクセスを回復するには、元従業員に直接連絡する方法から、組織のパスワード回復ツールを使用する方法、管理上の PDF アクセスを通じて保護を解除する方法まで、いくつかの方法があります。 WukongPDF の Unlock PDF 機能は、標準的なパスワード保護に役立ちます。また、以下の PDF Security 戦略は、即時回復と再発を防止するプロセス変更の両方に対処します。
最も単純な方法から始める: 元従業員に連絡する
技術的な回復を試みる前に、元従業員に連絡してパスワードを尋ねてください。退職する従業員のほとんどは、悪意を持ってパスワードを保留していませんでした。彼らは単に尋ねられなかったか、オフボーディングプロセス中に思い出されなかったか、パスワードが他の人に知られていると思い込んでいただけです。個人的な電子メールまたは電話を通じて専門的かつ対立的ではないリクエストを送信すると、通常は数時間以内に問題が解決されます。
疑惑ではなく、文書に基づいて要求を組み立ててください。第 3 四半期のクライアント契約を更新しているため、契約フォルダー内のパスワードで保護された PDF にアクセスする必要があります。パスワードを共有したり、保護されていないコピーを提供したりできますか?ビジネス上のニーズに重点を置き、元従業員が何か悪いことをしたという暗示を避けます。元従業員は、非難のように聞こえる要求よりも、ビジネスに焦点を当てた要求に有益に応答する可能性が高くなります。
内部システムのパスワードの確認
パスワードは、誰もどこにあるか覚えていなくても、どこかに保存されていることがよくあります。まず会社のパスワードマネージャーを確認してください。組織が LastPass、1Password、Bitwarden、または同様のツールをチーム レベルで使用している場合、元従業員がそこに PDF パスワードを保存している可能性があります。パスワード マネージャーの共有フォルダーと、元従業員のチームがアクセスできた保管庫を確認します。 IT 管理者は、多くの場合、企業のパスワード管理システム内の元従業員の個人保管庫にアクセスできます。
メール アーカイブは 2 番目にチェックする場所です。 IT 部門が通常、電子メール システムの管理ツールを通じてアクセスできる元従業員の電子メールを検索して、PDF ファイル名の近くにパスワードという単語を含むメッセージを探します。元従業員がパスワードを同僚または自分自身に電子メールで送信したことがある場合、そのパスワードは電子メール アーカイブに記録されます。パスワードが口頭で共有され、会議の説明に記載されている可能性がある会議のカレンダーの招待状を確認してください。パスワードは、従業員の在職中に何らかの方法で伝えられたのはほぼ確実です。コミュニケーションが鍵であることを発見します。
PDF パスワード回復ツールの使用
従業員への連絡が失敗し、内部検索が空の場合、PDF パスワード回復ツールはパスワードの削除を試みることができます。これらのツールは、一般的なパスワード パターンを試す辞書攻撃、一定の長さまでのすべての組み合わせを試すブルート フォース攻撃、弱い暗号化で設定された単純なパスワードの場合はクラッキングせずに直接削除するなど、いくつかのアプローチを使用します。
回復が成功するかどうかは、パスワードの複雑さによって決まります。 4 文字の数字のパスワードは数秒で解読されます。大文字と小文字を混合した 8 文字の英数字のパスワードを作成するには、数時間から数日かかります。特殊文字を含む 12 文字のパスワードは、民生用ハードウェアで解読するのに何年もかかる可能性があります。投資する時間とドキュメントの価値を比較検討する必要があります。重要な法的文書または財務文書の場合、回復ツールを 1 週間実行することは正当化されます。日常的な社内メモの場合、復元コストが文書の価値を超える可能性があります。
| 回復方法 | 所要時間 | 成功率 |
|---|---|---|
| 元従業員に連絡する | 数時間から数日 | 従業員が協力的であれば高い |
| 内部システムを検索する | 営業時間 | 中程度、パスワード管理方法に依存 |
| 辞書攻撃 | 数分から数時間 | 単純/一般的なパスワードの場合は高く、複雑なパスワードの場合は低くなります |
| ブルートフォース (短いパスワード) | 数時間から数日 | 8 文字未満のパスワードの場合は高い |
| 権限ベースの削除 (所有者パスワード) | 分 | 高、ファイルにユーザー パスワードではなく所有者パスワードがある場合 |
パスワード回復の法的および倫理的境界
従業員が雇用中に作成した会社所有のドキュメントの PDF パスワードを回復する法的権利は通常明確であり、ドキュメントとその内容は会社に帰属します。これらを保護するパスワードも会社の財産です。会社の文書に対して回復ツールを使用することは法的に許可されています。個人用の PDF や、許可を失った以前の雇用主からの文書に同じツールを使用することは、倫理的および法的一線を超えています。ツールは中立です。その使用が適切かどうかはコンテキストによって決まります。
各ファイルの回復プロセスを文書化します。日付、使用された方法、結果をメモします。文書に疑問が生じたとしても、回復ログは、元従業員の個人アカウントへの不正アクセスではなく、正当な手段によってアクセスが回復されたことを証明します。文書化は、保管過程が重要となる法的に重要な文書の場合に特に重要です。
オフボーディング手順による再発防止
回復作業では、プロセスのギャップが明らかになります。オフボーディング手順には、文書のパスワードの収集が含まれていませんでした。オフボーディング チェックリストにステップを追加します。すべての PDF パスワード、暗号化キー、ドキュメント アクセス資格情報が文書化され、従業員の最後の日の前に指定されたマネージャーに転送されていることを確認します。この 1 つのチェックリスト項目により、回復シナリオ全体の再発が防止されます。
パスワードで保護された PDF を定期的に作成する組織の場合は、部門別のパスワード標準を実装します。すべての契約は、契約チームのリーダーが知っている同じ強力なパスワードを使用します。すべての人事文書では、人事部長が認識している異なる標準パスワードが使用されます。標準化されたパスワードにより、追跡する必要がある一意のパスワードの数が減り、従業員が 1 人退職しただけで組織が独自の文書から締め出されることがなくなります。標準化では、人事異動に対する復元力を得るために、ある程度のセキュリティと引き換えに、1 つのパスワードで多くの文書を保護します。ほとんどの組織にとって、このトレードオフには価値があります。
リカバリが完全に失敗した場合の対処法
一部のドキュメントは永久にロックされたままになります。価値の低いドキュメントについてはこの結果を受け入れ、重要なドキュメントに回復作業を集中させてください。重要なドキュメントについては、別の部門、クライアント、または外部パートナーが保護されていないコピーを所有していないかどうかを確認してください。組織から PDF として作成された契約書が、クライアントに PDF として電子メールで送信され、クライアントがまだ所有している可能性があります。財務レポートは共有ドライブ上に Excel ファイルとして存在し、PDF は派生エクスポートとして存在する場合があります。
保護されていないコピーがどこにも存在せず、文書が重要な場合、最後の手段は他のソースから再構築することです。電子メールでの交渉や以前の草案から契約書を再構築します。会計システムから財務報告書を再抽出し、新しい PDF として再エクスポートします。再構築には時間がかかりますが、強力なパスワードの解読とは異なり、十分な時間があれば成功することが保証されています。このドキュメントは PDF よりも前から存在していました。それを作成したソース データは、組織のシステムのどこかにまだ存在しています。