答えは、文書が何であるか、そしてそれに対してクライアントに何をする必要があるかによって異なります。クライアントがレビューして承認する必要がある提案書には、署名する必要がある契約書とは異なる要件があり、クライアントがアーカイブしている成果物とは異なる要件があります。これを正しく行うと、ファイルの問題に関するメールのやり取りが減り、よりプロフェッショナルな印象を与えることができます。
提案とレポートの場合: 読み取り可能、圧縮、保護
提案書、レポート、プレゼンテーション、ケーススタディなど、クライアント向けに読むことを目的とした文書は、すぐに開くことができ、デザインどおりに表示され、不必要に大きくならない必要があります。優先順位は次のとおりです。レイアウトが正しく表示されるようにすべてのフォントが埋め込まれている、ファイル サイズは簡単に開いて電子メールで送信できる程度に圧縮されている、オプションでクライアントがコンテンツを誤って変更できないように編集制限を設定している。
これらのドキュメントの場合、PDF Compression で 5MB 未満に圧縮されたフォントが埋め込まれた標準 PDF が適切な形式です。特別な理由がない限り、これらをパスワードで保護しないでください。クライアントに提案書を開くためにパスワードを入力させると、最初の行を読む前に摩擦が生じます。
契約書と同意書: クリーン、署名可能、署名後ロック
契約は、どのバージョンに合意したかについて曖昧さのない、明確な文書である必要があります。契約書を標準の PDF として送信します。開くのにパスワードは必要ありませんが、クライアントが条件を変更できないように編集制限を設けるのが理想的です。クライアントが簡単に読むことができ、長期間使用できるように、文書には本物の選択可能なテキスト (スキャンされたものではない) が含まれていることを確認してください。
双方が署名したら、完全に実行されたバージョンを編集制限を適用して送信するか、電子メールにこれが最終署名バージョンであることを明記する必要があります。一部の企業では、それ以上の変更を防ぐために、署名されたバージョンにパスワードを適用しています。他のものは、記録として慣例と電子メールのタイムスタンプに依存します。
請求書の場合: シンプル、一貫性があり、ファイルしやすい
Invoices get filed by the client's accounts payable team and need to be easily searchable.選択可能なテキストを備えた小さくて明確な名前が付いている PDF を使用すると、提出が簡単になり、誰かが請求書を見つけられなかったり処理できなかったりすることによる支払い遅延の可能性が減ります。 Keep invoices under 500KB, use a consistent naming format, and make sure the text is real (not a scan or image).
一部のクライアントの会計システムでは、特定の PDF 設定が必要です。パスワード保護や印刷の制限はなく、テキストは選択可能である必要があります。クライアントが請求書処理の問題について言及した場合は、まずこれらを確認する必要があります。
成果物と最終作業成果物: アーカイブ品質
クライアントに納品される作業成果物 (最終レポート、PDF としてエクスポートされた設計ファイル、完成したドキュメント) は、内容に適した最高品質の形式である必要があります。クライアントが長期保存するドキュメントや内部で共有するドキュメントの場合は、PDF/A を検討する価値があります。これは自己完結型で、外部依存がなくても読み取り可能な状態が保証されており、ほとんどのアーカイブ システムで受け入れられます。
ビジュアル品質が重要なデザイン重視の成果物の場合は、積極的に圧縮しないでください。クライアントは成果物の対価を払っています。成果物をフル品質で提供し、特定の目的で小さいバージョンが必要な場合は圧縮してもらいます。
ドキュメントの種類に関係なく普遍的なベスト プラクティス
- すべてのフォントを埋め込むと、クライアントがインストールしているフォントに関係なくドキュメントが正しく表示されます。
- スキャンした画像ではなく、実際のテキストを使用します。クライアントは、送信するあらゆる文書内のテキストを検索して選択できる必要があります。
- ファイルに専門的な名前を付けます: ClientName_DocumentType_Date.pdf
- 電子メールで送信するドキュメントのファイル サイズは 10 MB 未満に抑えてください。それより大きなものにはファイル共有リンクを使用してください
- 送信する前にファイルをテストして開きます。ファイルが正しく表示され、不足しているものがないことを確認します。
きれいに開き、意図したとおりに表示され、ファイルしやすい PDF は、小さいながらも一貫したプロ品質の証です。クライアントはそれが正しいときは気づかないが、間違っているときは必ず気づくようなものです。