入力可能な PDF とは何か、通常の PDF との違い
Fillable PDF は、テキストの入力、ドロップダウン リストからのオプションの選択、チェック ボックス、およびラジオ ボタンの選択ができる対話型フォーム フィールドを含む PDF ドキュメントです。読み取りと印刷のみが可能な通常の静的 PDF とは異なり、入力可能な PDF では、キーボードとマウス、またはタッチスクリーン上の指を使用して、ドキュメントに情報を直接入力できます。
入力可能な PDF の PDF フォーム 機能は、紙のフォームをデジタル ワークフローに変換します。これまでは印刷、手書き、スキャンが必要だった申請書が、パソコンや電話だけですべて入力できるようになりました。記入済みのフォームは、紙に触れることなく、保存、電子メール送信、電子送信が可能です。
インタラクティブ PDF フォームには計算機能も含めることができます。入力可能な注文フォームでは、数量と単価を自動的に乗算し、行の合計を表示できます。入力可能な経費レポートでは、すべての経費エントリを合計し、総計を表示できます。これらの計算はユーザーがデータを入力するとリアルタイムで行われるため、エラーが減り、数値を合計する手動作業が節約されます。
入力可能な PDF は、静的なフォームを、受信者が自分のデバイス上で完全に完了できるインタラクティブなドキュメントに変換します。
追加したフォーム フィールドによって、ユーザーがドキュメントをどのように操作するか、および入力できるデータの種類が決まります。
入力可能な PDF は、印刷すると通常の PDF のように見えますが、画面上ではフォーム フィールドがマウスのクリックやキーボード入力に応答する強調表示された領域として表示されます。フィールドには、フォーム入力プロセスをユーザーにガイドするラベル、指示、およびプレースホルダー テキストを含めることができます。フォームに入力して保存すると、入力したデータは PDF の一部となり、ドキュメントを開いたり印刷したりするときに表示されます。
入力可能な PDF フォームの作成方法
Adobe Acrobat Pro には、静的な PDF を入力可能なフォームに変換できるフォーム作成ツールが含まれています。 PDF を開き、[ツール] メニューから [フォームの準備] を選択します。 Acrobat は、文書レイアウトに基づいて、潜在的なフォームフィールドを自動的に検出します。テキスト入力領域を示唆する線、チェックボックスを示唆するボックス、ラジオ ボタンを示唆する円を検索します。
自動的に検出されたフィールドを確認し、誤って識別されたフィールドを修正します。自動検出で見逃したフィールドを追加します。実際にはフォームフィールドではないフィールドを削除します。フィールド名、フィールド タイプ、フィールドが必須かどうか、入力されたデータの検証ルールなどのフィールド プロパティを設定します。
準備したフォームを入力可能な PDF として保存します。フォームフィールドがアクティブになりました。互換性のあるビューアで PDF を開いた人は誰でも、フィールドをクリックしてデータを入力できます。フォームは電子的に配布し、受信者が記入して返送することができます。フォームに入力されたデータは自動的に抽出され、処理されます。
Acrobat Pro を持っていないユーザーの場合、WukongPDF のフォーム作成ツールを使用すると、ブラウザベースのインターフェイスを通じて PDF に入力可能なフィールドを追加できます。 PDF をアップロードし、テキスト フィールド、チェックボックス、その他のフォーム要素を追加し、入力可能なバージョンをダウンロードします。ブラウザベースのアプローチにより、専門的な PDF ソフトウェアを購入しなくてもフォーム作成にアクセスできます。
Microsoft Word では、入力可能なフォームを作成し、フォーム フィールドを保持したまま PDF にエクスポートすることもできます。 Word の [開発] タブを使用して、テキスト フィールド、チェックボックス、ドロップダウン リストなどのフォーム コントロールを挿入します。ドキュメントを保護して、編集をフォーム フィールドのみに制限します。 PDF にエクスポートすると、フォーム フィールドはインタラクティブなままになります。
入力可能な PDF で使用できるフォーム フィールドの種類
テキスト フィールドは最も一般的なフォーム要素です。ユーザーから入力されたテキストを受け入れます。日付、数値、電子メール アドレス、電話番号などの特定の形式を受け入れるようにテキスト フィールドを構成できます。最大文字長を設定できます。ユーザーに入力する内容を示すプレースホルダー テキストを表示できます。
チェックボックスは二者択一に使用されます。契約条件では、単一のチェックボックスが使用されます。複数の選択が許可されるオプションのリストでは、複数のチェックボックスが使用されます。各チェックボックスは独立しています。 1 つをチェックしても、他のものには影響しません。
ラジオ ボタンは、相互排他的な選択に使用されます。ラジオ ボタンのグループには共通の名前があります。グループ内の 1 つのラジオ ボタンを選択すると、同じグループ内の他のすべてのラジオ ボタンが自動的に選択解除されます。ラジオ ボタンは、オプションが 1 つだけ選択できる場合に適しています。
ドロップダウン リストには、ユーザーが選択できるオプションのメニューが表示されます。ドロップダウンは、オプションのリストが長く、すべてをラジオ ボタンとして表示するとフォーム上のスペースが多すぎる場合に適しています。
デジタル署名フィールドを使用すると、ユーザーはフォームの指定された場所にデジタル署名を適用できます。署名フィールドは、署名後にフォームをロックし、入力されたデータがさらに変更されるのを防ぐように構成できます。署名フィールドは、ユーザーの証明または承認を必要とするフォームに使用されます。
計算フィールドは、他のフィールドに入力された値に対して演算を実行します。数量フィールドと単価フィールドのある注文フォームには、明細合計を表示する計算フィールドを含めることができます。入力値が変化すると、計算は自動的に更新されます。
入力可能な PDF からのデータの配布と収集
入力可能な PDF を電子メール、ファイル共有、または Web ダウンロード リンクで配布します。受信者は、互換性のあるビューアで PDF を開き、フォーム フィールドに入力し、完成したフォームを保存して返送します。 Adobe Acrobat Reader などの無料リーダーを含むほとんどの PDF ビューアは、フォームへの入力をサポートしています。
記入済みのフォームを収集し、データを抽出します。 Adobe Acrobat Pro は、完成した複数の PDF からフォーム データをスプレッドシートにエクスポートできます。完成した各フォームはスプレッドシート内の行になります。各フォームフィールドは列になります。このデータ抽出により、紙のフォームから手作業でデータを入力する作業が自動化されます。
多数の受信者にフォームを配布する場合は、PDF を配布する代わりに、Web ベースのインターフェイスを提供するオンライン フォーム サービスの使用を検討してください。 Google フォーム、Microsoft フォーム、専用アンケート プラットフォームなどのサービスは、Web フォームを通じてデータを収集し、自動データ編集を提供します。 Web フォームのアプローチにより、受信者は PDF ソフトウェアを所有する必要がなくなります。
フォーム データを収集した後、データの完全性と正確性を検証します。必須フィールドが入力されていることを確認してください。
日付や電話番号などの書式設定されたフィールドのデータが予期された形式に従っていることを確認します。データが処理システムに入る前に、回答者に連絡して問題を修正してください。
紙のフォームから入力可能な PDF への移行は、ドキュメント処理における生産性の最も大幅な向上の 1 つを表します。以前は印刷、手書き、郵送、手作業でのデータ入力が必要でしたが、現在は完全にデジタル領域で行われます。フォームは電子メールで配布され、コンピューターまたは電話で記入され、電子的に返送されます。データはデータベースに自動的に抽出されます。
入力可能な PDF フォームをデザインするときは、入力する際のユーザー エクスペリエンスを考慮してください。フィールドを論理的な順序で配置すると、ユーザーは自然な読み取り順序で 1 つのフィールドから次のフィールドにタブ移動できるようになります。フィールドに明確にラベルを付けます。予想されるデータに適切なフィールド タイプを使用してください。日付フィールドには日付を受け入れる必要があります。電話番号フィールドには文字を入力できません。適切なフォーム設計により、エラーが減り、完了が速くなります。
入力可能なフォームを配布する前に、徹底的にテストしてください。さまざまな PDF ビューアを使用して自分でフォームに記入します。
予期しないデータを入力して、検証が正しく機能するかどうかを確認してください。コンピュータだけでなく電話でもフォームをテストします。多くの受信者はモバイル デバイスでフォームに入力するため、フォームは両方のプラットフォームで正しく機能する必要があります。
入力可能な PDF のアクセシビリティは、設計上の重要な考慮事項です。フォームフィールドには、スクリーンリーダーが読み上げることができる説明的なラベルを含める必要があります。タブ オーダーは論理形式の順序に従う必要があります。必須フィールドは、視覚的にもプログラム的にも必須としてマークする必要があります。アクセシブルなフォームでは、ドキュメントの操作方法に関係なく、すべてのユーザーがフォームを完了できます。
入力可能な PDF は、入力されたデータを埋め込んだ状態で保存できるため、受信者はフォームの完成したコピーを保存できます。これは、フォームが申請書や契約書などの記録として機能する場合に便利です。保存されたコピーには、入力されたすべてのデータと完了日を含む、送信された内容が正確に表示されます。
さまざまな人が入力するフォームの場合は、データがすでに含まれている入力可能な PDF としてではなく、空白のフォームをテンプレートとして配布します。テンプレートは、すべてのフィールドが空の入力可能な PDF であり、各受信者が独自の情報を入力できるようになります。事前に入力されたフォームを配布すると混乱が生じ、受信者が他人のデータを含むフォームを送信する可能性があります。
入力可能な PDF は、フォーム フィールドのラベルと説明で複数の言語をサポートしています。国際的な対象者向けに設計されたフォームには、複数の言語のフィールド ラベルを含めることができ、ユーザーの言語設定に基づいて適切なラベルが表示されます。
署名が必要なフォームの場合は、入力可能な情報の入力可能なフィールドとデジタル署名の署名フィールドを組み合わせます。完成したフォームには、入力されたデータと適用された署名の両方が 1 つの文書に含まれています。
入力可能な PDF から収集されたデータは、データベース、スプレッドシート、その他の処理システムに直接入力できます。この直接的なデータ フローにより、手動によるデータ入力とそれに伴うエラーが排除されます。記入済みのフォームから抽出されたデータは、回答者が入力したものとまったく同じです。
紙のフォームから入力可能な PDF への移行は、あらゆる組織が利用できるドキュメント ワークフローの最も重要な改善の 1 つです。処理されるすべてのフォームで印刷、手書き、スキャン、データ入力が不要になることで、時間が節約されます。