ほとんどの人のドキュメント アーカイブは「Documents」というフォルダーです。 「Misc」などの名前のサブフォルダーが含まれています。そして「オールドスタッフ2022」。 3 年前の特定の契約書を見つける必要があるか、役に立たない名前のファイルの山のどこかに存在する署名済みの契約書を誰かが要求するまでは、機能しなくなります。クリーンな PDF アーカイブを構築するには、特別なソフトウェアや複雑なシステムは必要ありません。最初から適用されるいくつかの一貫した習慣が必要です。
PDF が長期保存に適した形式である理由
Word 文書、スプレッドシート、プレゼンテーション ファイルは作業可能な形式であり、編集するように設計されており、正しく表示されるかどうかは、それらを作成したソフトウェアに依存します。現在の Word で 2003 年の .doc ファイルを開くと、書式設定がオフになっている可能性があります。現在のビューアで 2003 年の PDF を開くと、保存時とまったく同じように表示されます。
PDF は、まさにこの目的、つまり、いつ、どこで開いても同じように見える必要があるドキュメントのために設計されました。契約書、領収書、証明書、通信、レポートなどのアーカイブ目的の場合、保存する前に PDF に変換すると、特定のバージョンの Word やその他のアプリケーションに依存せず、いつでもどのデバイスでもファイルを読み取れるようになります。これは、存在する普遍的なドキュメント形式に最も近いものです。
命名規則を作成し、それに固執する
使用可能なアーカイブにおける最大の要素は、ファイル名の一貫性です。 「contract.pdf」という名前のファイル50 件の契約が入ったフォルダーでは役に立ちません。 「2024-03-15_acme-corp_service-agreement.pdf」という名前のファイルそれが何であるか、いつ作成されたか、誰が関与しているかを、開かなくても正確に知ることができます。
ほとんどの状況で適切に機能する命名形式:
YYYY-MM-DD_party-or-project_document-type
ISO 形式の日付で始まる (年が最初) ということは、ファイル ブラウザーでファイルが時系列に並べ替えられることを意味します。パーティ名やプロジェクト名を含めると、一目でファイルを識別できるようになります。ドキュメントの種類 (請求書、契約書、領収書、レポート) で終わると、フォルダーをスキャンするときに類似したドキュメントが視覚的にグループ化されます。
規則を選択してどこかに書き留め、初日からすべてのファイルに適用します。特定の形式は一貫性ほど重要ではありません。すべてのファイルに異なる名前が付けられたアーカイブは、名前がまったくないアーカイブと同様にナビゲートするのが困難です。
フォルダー構造: シンプルで賢い
複雑な階層を構築する誘惑に駆られます。つまり、年ごと、カテゴリごと、サブカテゴリごとに整理された、フォルダ内のフォルダ内のフォルダです。これは徹底しているように見えますが、実際には問題になります。単純なシステムで単にそれを見つけるのにかかる時間よりも、何かがどこに行くかを決定することに多くの時間を費やすことになります。
ほとんどの個人および小規模チームに適した構造:
- 最上位: 幅広いカテゴリ (契約、財務、人事、プロジェクト、個人)
- 第 2 レベル: 年またはエンティティ名 (2024、Acme-Corp、Project-Atlas)
- ファイルはここにあります - これ以上深くはありません
通常は 2 レベルのフォルダーで十分です。 3 番目のレベルを作成している場合は、カテゴリが広すぎることを示しています。代わりに 2 番目のレベルで分割してください。そして、文書が 2 か所に分かれる可能性がある場合は、1 つを選択して一貫性を保ってください。 30 秒でナビゲートできるアーカイブは、使い方を思い出せない完璧に整理されたアーカイブよりも優れています。
アーカイブする前に関連ドキュメントを結合
契約書、その修正版、および署名された最終版は、一緒に属する 3 つの文書です。これらを 3 つの別々のファイルとして保存すると、6 か月後、間違ったファイルを開いたり、修正の存在を見逃したり、誤って署名されていないバージョンを誰かに送ったりすることになります。
関連ドキュメントのセットをアーカイブする前に、PDF を 1 つのファイルにマージする必要があるかどうかを検討してください。 1 つの PDF としての完全な契約パッケージ (元の契約、順番に修正され、署名された最終版) は、同じコンテンツが複数のファイルに分散されている場合よりも悪用がはるかに困難です。 www.wukongpdf.com にある WukongPDF のマージ ツールを使用してそれらを結合し、規則に従って結果に名前を付け、その単一ファイルを保存します。
PDF が実際に検索可能であることを確認してください
アーカイブは、その中にあるものを見つけることができる場合にのみ役に立ちます。最新のオペレーティング システムは PDF ファイル内を検索できますが、これは PDF にスキャンされた画像ではなく実際のテキストが含まれている場合に限られます。画像のみの PDF として保存されたスキャンされた請求書は、検索では表示されません。ファイル名だけでファイルを見つけられます。
アーカイブにスキャンした文書が含まれている場合は、保存する前に OCR ツールで文書を実行してください。これにより、画像コンテンツが実際の検索可能なテキストに変換され、「Acme Corp」を検索できるようになります。または「請求書 4821」実際に適切な文書が表示されます。これはドキュメントごとに 1 回のステップであり、時間の経過とともにアーカイブの有用性が大幅に向上します。
機密文書に保護を追加
すべてのアーカイブ文書にパスワードが必要なわけではありませんが、必要なものもあります。納税申告書、身分証明書、財務諸表、医療記録、および機密条件を含む法的契約書は、長期保管する前にパスワードで保護する必要があります。特に保管場所がクラウドベースである場合や他の保管場所と共有されている場合には、パスワードで保護する必要があります。
パスワード保護は、PDF が保存またはコピーされる場所に常に適用されます。ストレージ システムが侵害された場合でも、保護されたファイルはロックされたままになります。パスワードは、文書自体の隣にあるテキスト ファイルではなく、パスワード マネージャーに保存してください。
実際に使用するアーカイブ
優れたドキュメント アーカイブとは、完璧なシステムを持つことではなく、一貫したシステムを持つことです。保存する前に PDF に変換し、ファイルに予測可能な名前を付け、フォルダー構造を浅く保ち、関連するドキュメントを結合し、スキャンを検索可能にし、保護する必要があるものを保護します。これらのことを毎回実行すると、アーカイブ自体が本当に役立つものに構築されます。 www.wukongpdf.com の WukongPDF は、このワークフローの PDF 側を処理し、ドキュメントを保存する前に変換、結合、保護します。