PDF/A は、ドキュメント設定、エクスポート ダイアログ、およびコンプライアンス チェックリストに表示されますが、多くの場合、それが実際に何であるか、またはなぜ存在するのかについてはほとんど説明されません。ドキュメントを PDF/A 形式で提出するように言われたがそれが何を意味するのか分からなかった、またはソフトウェアのオプションを見たことがあり、それを使用するかどうか疑問に思った場合は、これが説明です。
PDF/A とは実際には
PDF/A は、長期アーカイブ用に特別に設計された PDF 形式のバージョンです。 「A」は、アーカイブの略です。これは、PDF 機能の制限されたサブセットを定義する ISO 標準 (ISO 19005) です。目標は、PDF/A ファイルが、将来いつでも、どのシステム上のどの準拠ビューアでも正確に読み取れるようになることです。
通常の PDF は、外部リソース (別の場所でホストされているフォント、インターネットから取得したコンテンツ、オープンで実行される JavaScript、閲覧者が持っていない可能性のあるキーを必要とする暗号化) に依存することがあります。 PDF/A では、これらすべてが不要になります。ドキュメントを正しく表示するために必要なものはすべてファイル自体に埋め込む必要があり、ファイルを外部システムやソフトウェアのバージョンに依存させる可能性のあるものは許可されません。
PDF/A で許可されないもの
PDF/A の制限により、アーカイブに適しています。標準の PDF と比較して、PDF/A では以下のことが禁止されています。
- 暗号化とパスワード保護 - アーカイブされたドキュメントは資格情報なしでアクセスできる必要があります
- 外部コンテンツ参照 — すべてが自己完結型である必要があります
- JavaScript と実行可能コード - 環境に応じて実行または動作が異なるものは何もありません
- オーディオおよびビデオ コンテンツ - 20 年後には存在しない可能性のあるコーデックに依存するメディア
- 完全に埋め込まれていないフォント - フォントがファイルにない場合、アーカイブにもありません。
トレードオフとして、PDF/A ファイルは同等の標準 PDF よりも大きくなる傾向があります。これは、以前はオプションであったもの (完全なフォントの埋め込みなど) がすべて必須になったためです。
PDF/A-1、PDF/A-2、PDF/A-3: 違いは何ですか?
この標準には 3 つの主要なバージョンがあり、それぞれが以前のバージョンに基づいて構築されています。
- PDF/A-1 が最も厳密です。 PDF 1.4 に基づいており、透明効果が禁止されており、最も多くの制限があります。古いシステムとの最大限の互換性が必要な場合に使用してください。
- PDF/A-2 では、透明性、JPEG 2000 圧縮、デジタル署名が可能です。これは、最新のアーカイブで最も一般的に使用されているバージョンです。
- PDF/A-3 は、任意の種類のファイルを添付ファイルとして埋め込む機能を追加します。プレゼンテーション ドキュメントと一緒にソース データを含める場合に便利です。電子請求標準などの特殊な状況で使用されます。
各バージョンには、メタデータとタグ付け要件がどの程度厳密に従うかを指定する適合レベル (A と B、場合によっては U) もあります。ソフトウェアで選択肢が提供されている場合、ほとんどの場合、PDF/A-2b (レベル B 準拠) が適切なデフォルトです。
PDF/A を実際に必要としているのは誰ですか
PDF/A は、特定の状況で必須または強く推奨されます。
- 政府および公共部門の記録 - 多くの国立公文書館および政府機関は、公式文書の提出と長期記録保管のために PDF/A を義務付けています。
- 法律および裁判所への提出 - 一部の法域では、裁判所または規制機関に提出する文書に PDF/A が必要です
- 医療記録 - 長期間維持される患者記録には、将来の可読性を確保するために PDF/A が使用されることがよくあります。
- 財務およびコンプライアンスの文書 - 長期間の文書保存要件がある規制業界では、PDF/A を使用して記録へのアクセスを確保します
本当に必要ですか?
契約書、レポート、提案書、請求書など、日常的なビジネス用途のほとんどには、標準の PDF で十分です。 PDF/A では、ファイル サイズと制限 (暗号化なし、インタラクティブ要素なし) が追加され、何十年も維持されていないドキュメントに対して不必要なトレードオフが生じます。
次の場合に PDF/A を使用します。
- 提出システム、政府ポータル、またはコンプライアンス フレームワークによって明示的に要求されている
- ドキュメントは、現在のソフトウェアに依存せずに、20 年以上後でも確実に読み取れる必要があります。
- 長期間の保存義務がある組織向けに正式な記録管理システムを構築しているとします。
文書がすぐに使用される場合、共有されてから破棄される場合、またはパスワード保護や埋め込みメディアなど、PDF/A で禁止されている機能が必要な場合は、スキップしてください。日常的な共有のために文書を標準 PDF に変換するには、www.wukongpdf.com にある WukongPDF の Word to PDF ツールを使用すると、アーカイブ形式要件のオーバーヘッドなしで処理できます。