PDF 注釈 ツールは、ほとんどの人が使用する用途よりも多用途です。ほとんどの人は、ある行を強調表示し、時折コメントを追加します。あらゆる種類の注釈ツールを使用すると、注釈がどのように読まれ、どのように処理されるかを慎重に検討しながら使用できるため、関係者全員にとってドキュメントのレビューが大幅に効率化されます。散発的にではなく効果的にそれらを使用する方法を次に示します。
1。興味があることだけでなく、注意が必要なものにハイライトを使用する
ハイライトは最も頻繁に使用される注釈ツールです。すべてが強調表示されると、何も目立たなくなります。変更が必要な条項、検証が必要な図、別のセクションと矛盾する記述など、アクションや決定が必要なテキストの強調表示は保留してください。慎重に使用すれば、その意味が保たれます。
ほとんどの PDF ビューアは複数のハイライト色を提供します。一貫して使用します。黄色は「議論が必要」、赤は「変更が必要」、緑は「承認済み」を表します。 — 査読者がすべてのコメントを開かなくても一目で読める視覚的なシステムを作成します。レビュー プロセスの開始時にカラー システムを定義して、全員が同じ方法でカラー システムを使用できるようにします。
2.単なる反応的なものではなく、実用的なコメントを書く
「不明瞭」というコメントは、または「間違っている」著者に方向性のない問題を与える。 「この数字は 4 ページの数字と矛盾しています - どちらが正しいかを確認してください」というコメントが表示されます。彼らに行動するための何かを与えます。最も優れたコメントは、問題の内容と解決策がどのようなものであるかを具体的に示しています。
専門的なレビュー サイクルでは、元の会話に参加していなかった人にコメントが転送されることがよくあります。元の査読者にとっては文脈上意味のあるコメントであっても、冷淡に遭遇した人にとっては何の意味もないかもしれません。コメントを読んだ人が、あなたがそれを書いたときに考えていたことについて予備知識がないかのようにコメントを書きます。
3.取り消し線と置換テキストを併用する
ほとんどの PDF Editor 注釈ツールには、取り消し線 (テキストに削除のマークを付ける) と挿入マーカー (新しいテキストの移動先をマークする) が含まれています。これらを一緒に使用すると、古いテキストに取り消し線を引いたり、置換する箇所にマーカーを挿入したりすることができ、作成者は解釈することなく、変更を加えるために必要なものを正確に得ることができます。これは Word の変更を追跡するのと同じように機能しますが、PDF のレビューが目的です。
これは、特定の文言が重要であり、提案された変更を明確にする必要がある契約レビューに特に役立ちます。 「「合理的」を「商業的に合理的」に変更します。コメントの注記は明確ですが、「合理的」には取り消し線が付いています。 「商業的に合理的」という挿入注記付き。はさらに明確であり、解釈を必要としません。
4.表示し続ける必要がある長いメモにはテキスト ボックスを使用する
付箋のコメントはデフォルトでは折りたたまれています。内容を確認するには、読者がコメントをクリックする必要があります。クリックせずに読む必要があるメモ (文書の上部の概要、フォーム ページの重要な指示、特定のセクションに関する警告) については、テキスト ボックスの注釈がページ上に永続的に表示されます。
テキスト ボックスは、転送前に PDF に追加するカバー ノート、完成方法を説明するフォーム ページに配置する指示、文書の冒頭のレビュー担当者の概要に適しています。参照しているコンテンツを隠さないページの余白または領域に配置します。
5。最終配布前にアノテーションをフラット化
PDF 内の注釈は別個のレイヤーであり、PDF エディターでファイルを開いた人なら誰でも、注釈を表示、非表示、削除、または変更できます。内部でレビューされ注釈が付けられた最終ドキュメントを配布する場合、それらの注釈は一緒に送信されるべきではありません。契約提案を受け取るクライアントは、法務チームからの内部レビューメモを見る必要はありません。
最終バージョンを外部に送信する前に、すべての注釈を削除するか（Acrobat の場合: [コメント] > [コメントの管理] > [すべて削除]）、ドキュメントをフラット化して注釈をページに永続的に焼き付けます。フラット化は、注釈を表示したままにしておきたいドキュメント (レビューされてマークアップされた下書きが作成者に返されるなど) ではより安全なオプションですが、注釈が内部のみにある場合は削除が適切です。
6.複雑なレビューの概要としてコメントをエクスポート
複数のレビュー担当者からの多くのコメントが含まれる文書 (緻密な契約レビュー、大幅にマークアップされたレポート、複数のチームからのフィードバックを含む規制への提出文書) の場合、PDF 自体の注釈をナビゲートするのは面倒になる場合があります。 Adobe Acrobat では、すべてのコメントを概要ドキュメント ([コメント] > [コメントの概要を作成]) にエクスポートできます。このドキュメントには、すべての注釈がページ番号、作成者、内容とともにリストされます。
この概要は、どのコメントが対処されたかを追跡したり、レビュー項目を特定のチーム メンバーに割り当てたり、コンプライアンス目的でレビュー プロセスのログを作成したりするのに役立ちます。また、40 ページの文書上の個々の注釈をクリックするよりも読みやすいです。
単なるマークアップではなく、コミュニケーションとしての注釈
最も効果的な PDF PDF Annotation アプローチは、各注釈をページ上の単なるマークではなく、ある人から別の人へのコミュニケーションとして扱います。適切な目的に適切なツールを使用する、明確で具体的で実用的なコメント (フラグを付けるには強調表示、説明にはコメント、提案には取り消し線、指示にはテキスト ボックス) を使用すると、誰にとってもレビュー プロセスが迅速化され、曖昧な注釈によって生じるやり取りが減ります。