元従業員は、退職前に一連の PDF ドキュメントをパスワードで保護しました。文書は継続的な業務にとって重要です。この従業員は退職前にパスワードを文書化しておらず、組織内の誰もそれが何であるかを知りません。組織が文書を所有し、文書を使用する法的権利を持っている場合でも、ファイルにアクセスして編集、印刷、またはコピーすることはできません。このシナリオは企業、政府機関、非営利団体で驚くほど頻繁に発生しており、PDF パスワードの技術的保護と、組織が独自のドキュメントにアクセスする正当な必要性との間に緊張が生じます。
2 種類の PDF パスワードの区別
PDF には 2 つの独立したパスワードを設定できます。1 つはドキュメントを表示するために入力する必要がある公開パスワード、もう 1 つは編集、印刷、コピーの権限を制御する所有者パスワードです。所有者パスワードのみが設定されたドキュメントは誰でも開いて表示できますが、特定のアクションは制限されます。公開パスワードが設定されている文書は、パスワードがなければまったく表示できません。回復アプローチは、適用されたパスワードの種類に応じて大幅に異なります。権限を保護する所有者パスワードは管理可能な問題です。すべてのアクセスをブロックする公開パスワードは、非常に困難な問題です。
元従業員が所有者パスワードのみを適用した場合、ドキュメントのコンテンツにはアクセスできますが、変更できないようにロックされます。この場合、組織はコンテンツを表示し、新しい PDF に印刷して無制限のコピーを作成するか、所有者のパスワード制限を解除する PDF ロック解除ツールを使用するなどの回避策を使用できます。元従業員が公開パスワードを適用した場合、パスワードがなければ文書の内容は暗号化によってアクセスできなくなり、回復オプションはパスワードの回復の試みに限定され、パスワードが適用される前のバックアップ コピーが組織にあるかどうかを確認するか、従業員が他のシステムから回復できる可能性のあるパスワードを使用したかどうかを判断します。
所有者パスワードのみが適用された場合のアクセスの回復
不明な所有者のパスワードのみがあり、文書を開いて表示できる場合、回復パスは簡単です。任意の PDF プリンタ ドライバを使用して、ドキュメントを新しい PDF に印刷します。 PDF への印刷プロセスでは、同じビジュアル コンテンツを持つ新しいファイルが作成されますが、セキュリティ制限はありません。新しいファイルは完全に編集、印刷、コピー可能です。オリジナルで選択可能だったテキストは、印刷されたコピーでも引き続き選択可能です。フォーム フィールドやデジタル署名などのインタラクティブな要素は、PDF への印刷プロセスではそのままでは残らない可能性がありますが、表示されるコンテンツとテキスト レイヤーは保持されます。
WukongPDF の Unlock PDF ツールは、コンテンツにはアクセスできるが権限がロックされているドキュメントから所有者パスワードの制限を解除できます。このツールはドキュメントのセキュリティ層を処理し、元の所有者のパスワードを必要とせずに無制限のコピーを作成します。このアプローチは、Print-to-PDF よりも高速で、Print-to-PDF で削除される可能性があるフォーム フィールドやハイパーリンクなど、ドキュメントの内部構造をより多く保持します。印刷制限により PDF に印刷できないドキュメントの場合、ロック解除ツールは、パスワードを回復する以外の制限のないコピーへの唯一のパスを提供します。
オープンパスワードによりすべてのアクセスがブロックされる場合のアプローチ
公開パスワードにより文書をまったく開くことができなくなると、組織は暗号化の壁に直面することになります。 PDF コンテンツはパスワードから派生したキーで暗号化されており、パスワードを使用しない場合、技術的なオプションはブルート フォース リカバリのみとなります。ブルートフォースリカバリの実現可能性は、使用される暗号化アルゴリズムによって異なります。古い PDF バージョンで使用されている RC4 で暗号化された PDF は、パスワードの複雑さに応じて、市販のハードウェアを使用して数時間から数日で解読できます。 PDF 2.0 で使用される AES-256 で暗号化された PDF は、強力なパスワードに対するブルート フォース攻撃に耐性があり、実質的に回復不可能になる可能性があります。
パスワード回復ツールやサービスに投資する前に、技術的以外の回復オプションをすべて検討してください。従業員が IT 部門がアクセスできるパスワード マネージャーを使用したかどうかを確認します。パスワードがプロジェクト ファイル、電子メール、または共有ドキュメントに文書化されているかどうかを確認してください。そうすることが法的に許容され、現実的に可能である場合は、元従業員に連絡してください。多くの元従業員は、特に文書が明らかに組織の所有物であり、要求に敵対的な意味合いが含まれていない場合、専門的に尋ねられた場合、パスワードを喜んで提供します。単純に質問するというソーシャル エンジニアリングのアプローチは、技術的な回復が失敗した場合に成功することがよくあります。
組織の PDF をロック解除する際の法的および倫理的考慮事項
組織自身の文書にアクセスする法的権利は一般に明確ですが、アクセス方法が重要です。自分が所有する文書に対してパスワード回復ツールを使用することは、法的には問題ありません。パスワードが送信者によって適用され、お客様と共有されていない場合に、外部の関係者から受信した文書に対して同じツールを使用すると、コンテンツにアクセスする正当なビジネス上の必要性がある場合でも、コンピューター詐欺および悪用法または他の法域における同等の法律に違反する可能性があります。外部的にパスワードで保護された文書の適切な方法は、一方的なパスワードの削除を試みるのではなく、送信者に連絡してパスワードまたは無制限のコピーを要求することです。
組織のキー管理による将来のパスワード損失の防止
元従業員のパスワード問題は、基本的には組織の鍵管理の失敗であり、テクノロジーの失敗ではありません。 PDF パスワード システムは設計どおりに機能し、ドキュメントを不正アクセスから保護しました。この失敗は、組織の資産を保護する暗号鍵が人事異動後も存続する方法で確実にエスクローされるようにする組織のプロセスにありました。再発を防ぐには、PDF だけでなくすべてのドキュメントのパスワードに適用される文書化されたキー管理ポリシーが必要です。
このポリシーでは、組織ドキュメントに適用されるパスワードは、そのドキュメントが使用される前に、安全でアクセス制御されたパスワード管理システムに記録することを要求する必要があります。パスワード マネージャーは、パスワードを設定した個人が不在の場合でも、指定された管理者がドキュメント パスワードにアクセスできるように、役割ベースのアクセスをサポートする必要があります。価値の高いドキュメントの場合は、パスワードの代わりに証明書ベースのセキュリティを使用することを検討してください。証明書のセキュリティは、組織の管理者が個々の従業員が設定したパスワードを知らなくても、アクセス許可の変更に必要な秘密キーを保持できるように構成できます。 PDF パスワード 管理インフラストラクチャの実装コストは、アクセスできない 1 つの重要なドキュメントによって引き起こされるビジネスの中断よりも低くなります。