電子メール用に大きな PDF を分割することが重要な理由
大きな PDF を分割する必要がある最も一般的な理由は、電子メールの添付ファイルのサイズ制限です。 Gmail では、添付ファイルは 25 MB までに制限されています。 Outlook およびほとんどの企業電子メール サーバーには、同様の制限が課されており、多くの場合 10 ～ 25 MB です。受信者の添付ファイル制限を超える PDF は送信者に返送され、通信が遅延し、別の方法で再送信する必要があります。 PDF を添付ファイルの制限内に収まる小さなファイルに分割すると、問題はすぐに解決されます。
分割後の論理ファイル名により、受信者はすべてのファイルを開かなくても、各部分にどのコンテンツが含まれているかを識別できます。
文の途中や表の途中でページが切り取られていないことを確認することで、ファイルの分割に関する最も一般的な受信者の苦情を防ぐことができます。
電子メールの制限を超えて、小さい PDF ファイルはアップロードとダウンロードが速くなり、受信者がモバイル デバイスで簡単に処理できるようになります。 50 メガバイトの PDF を携帯電話接続でダウンロードするには数分かかり、接続が中断されると完全に失敗する可能性があります。受信者の必要に応じて 5 つの 10 メガバイトのファイルが一度に 1 つずつダウンロードされるため、使用する帯域幅がはるかに少なくなり、各ダウンロードがより確実に完了します。従量制のインターネット接続または低速のインターネット接続を使用している受信者にとって、1 つの巨大なファイルを受信するか、複数の管理可能なファイルを受信するかの違いは、ドキュメントにアクセスできるか諦めるかの違いになります。
Split PDF アプローチを使用すると、出力ファイルを論理的に整理することもできます。 5 メガバイトごとに機械的に分割する代わりに、各章、各セクション、またはページの各論理グループの後に、自然なドキュメント境界で分割できます。受信者は、元のモノリシック PDF よりもサイズが小さいだけでなく、よりよく整理されたファイルを受け取ります。 200 ページのレポートを 10 の章に分割すると、200 ページの単一ファイルよりもナビゲートしやすくなります。
PDF をファイル サイズごとに分割する方法
電子メール目的の最も速い方法は、PDF を複数のチャンクに分割し、それぞれが目標ファイル サイズ以下に収まるようにします。ほとんどの PDF 分割ツールには、出力ファイルごとの最大メガバイト数を指定するサイズによる分割オプションが用意されています。
このツールは元の PDF を分析し、サイズ制限内に収まるページ数を計算し、連番の出力ファイルを生成します。 40 メガバイトの PDF をファイルあたり 10 メガバイト未満に分割すると、Document-Part1.pdf、Document-Part2.pdf などの名前が付けられた 4 つまたは 5 つのファイルが生成されます。
サイズに基づいた分割は便利ですが、ドキュメントの論理構造は考慮されません。章は 2 つの連続する出力ファイルに分割され、章の前半が Part1 の終わりに、後半が Part2 の始まりに配置される場合があります。受信者がコンテンツを必要とするだけの電子メールの場合、このような構造の破壊は通常許容されます。特定のセクションを特定の人に送信するなど、構造が重要な目的の場合は、コンテンツベースの分割の方が適しています。
PDF 圧縮は各ページの内容によって異なるため、各出力ファイルの PDF ファイル サイズ は常に予測できるわけではありません。大きな画像が埋め込まれているページは、プレーン テキストのページよりもファイル サイズに大きく影響します。分割ツールは平均ページ データ密度に基づいてページ サイズを推定しますが、実際の出力ファイル サイズはターゲットによって異なります。分割出力のファイル サイズを確認し、出力ファイルがまだ電子メール添付ファイルの制限を超えている場合は、送信前に分割しきい値を調整することをお勧めします。
より適切に整理するためのページ範囲またはコンテンツによる分割
ページ範囲ごとに分割すると、各出力ファイルに何を入れるかを完全に制御できます。各分割ファイルにどのページを含めるかを正確に指定します。 1ページから45ページまでがPart1となります。 46ページから92ページがPart2となります。この方法は、ドキュメントに保持したい自然な構造があり、どのページ範囲がどのセクションに対応するかがわかっている場合に最適です。
ブックマークまたは見出しによる分割は、コンテンツを最も意識した方法です。 PDF にブックマーク構造が含まれている場合、通常は元の文書の見出しレベルから生成され、分割ツールは各トップレベルのブックマークを分割ポイントとして使用できます。 「はじめに」、「方法論」、「結果」、および「結論」のブックマークが付いたレポートは、ブックマークごとに 1 つずつ、計 4 つのファイルに分割されます。各出力ファイルは自己完結型であり、ファイル名の一部としてブックマーク名が正しくラベル付けされています。
検出された空白ページによる分割は、バッチ内の各元の文書が空白ページで区切られているバッチスキャン文書の場合にうまく機能します。このツールは空白ページを検出し、空白ページごとに分割し、スキャン バッチ内の元のドキュメントごとに個別の PDF を生成します。この方法を使用すると、手動で分割するために空白ページを見つけてページ番号を記録するという面倒な手動プロセスが自動化されます。
PDF 共有 ワークフローは、分割後の論理ファイル命名から恩恵を受けます。分割がブックマークごとまたはコンテンツごとに行われた場合は、出力ファイル名の一部としてブックマーク テキストまたはセクション タイトルを使用します。 Report- Introduction.pdf、Report-Methodology.pdf など。受信者は、各ファイルを開かなくても、どのファイルにどのコンテンツが含まれているかをすぐに識別できます。この名前付け規則により、分割操作は電子メール制限の回避策から受信者のための組織的な改善に変わります。
分割後に行うべきこと: 確認、名前付け、送信
分割が完了したら、各出力ファイルの最初と最後のページを開きます。最初のページがそのセクションの開始予定であること、最後のページが文の途中や表の途中で切れていなく、完全であることを確認してください。重要なデータが含まれるページの中央を切る分割があると、表の半分が 1 つのファイルの終わりに表示され、残りの半分が次のファイルの先頭に表示されるため、受信者は混乱を引き起こします。
送信する前に、出力ファイルの名前をわかりやすいように変更します。 Document-1.pdf から Document-5.pdf などのデフォルトの分割ファイル名では、受信者には各ファイルの内容に関する情報が提供されません。 Q4-Report-Pages1-45-Financials.pdf のようなファイル名は、ファイルの内容とセット内の他のファイルとの関連性を受信者に正確に伝えます。ファイル名または電子メールの本文に分割ファイルの合計数を含めて、受信者が複数の部分を期待していることを認識できるようにします。
結合したサイズが添付ファイルの制限を超えない場合は、すべてのパーツを 1 つの電子メールで送信します。合計サイズが制限を超える場合は、「第 4 四半期レポート パート 1/4」のように、部品番号と合計を示す明確な件名を付けて別の電子メールで送信します。これにより、受信者は添付ファイルを数えたり、複数の電子メール スレッドを検索したりすることなく、セットに欠落している部品があるかどうかを識別することができます。
WukongPDF の PDF ツールは、どのブラウザでもサイズベース、ページ範囲、ブックマークベースの分割をサポートしています。 PDF をアップロードし、分割方法を選択し、出力ファイルを個別にダウンロードするか、ZIP アーカイブとしてダウンロードします。ブラウザベースのアプローチではソフトウェアのインストールが不要で、どのデバイスでも動作するため、携帯電話やタブレットから電子メールで送信する前に、外出先で大きな PDF を分割するのに便利です。
すべての分割パーツを組み合わせた合計サイズは、多くの場合、元の PDF よりも大きくなります。各パーツには、元の単一ファイルで共有されていた独自の PDF ヘッダー、フォント データ、および構造オーバーヘッドが必要となるためです。 50 メガバイトの PDF を 5 つの 10 メガバイトの部分に分割すると、合計 55 メガバイトの部分が生成される可能性があります。このオーバーヘッドは通常 5 ～ 10% と小さく、ストレージや転送のコストが懸念される場合には知っておく価値があります。分割の目的は、電子メールの添付ファイルの制限を下回ることであり、総データ量を削減することではありません。
同じ大きなドキュメントを長期間にわたって複数の受信者に送信する必要がある状況が繰り返し発生する場合は、ドキュメントを 1 回分割して、その部分を共有クラウド フォルダーに保存する方が、毎回分割して電子メールで送信するよりも効率的です。ファイルを添付するのではなく、共有フォルダーへのリンクを受信者に送信します。このアプローチでは、添付ファイルではなくリンクを通じてファイルにアクセスするため、電子メールの添付ファイルの制限が完全に排除され、すべての受信者が同じ現在のバージョンの分割ファイルにアクセスできるようになります。
受信者が分割された部分を元の PDF に再組み立てする必要がある場合は、メール本文に明確な指示を記載します。これらのファイルは 1 つの完全な文書を形成し、順番に読むために PDF リーダーで再組み立てする必要があるような簡単な指示は、各部分が結合されることを意図していない受信者に役立ちます。受信者が技術的な能力を持っている可能性が高い場合は、希望する PDF 結合ツールへの直接リンクを含めて、ワンクリックでパーツを再組み立てできるようにします。
機密情報を含む PDF を分割する場合は、分割された各部分が元の PDF と同じセキュリティ処理を受けていることを確認してください。オリジナルがパスワードで保護されている場合は、分割された各部分も同じパスワードでパスワード保護する必要があります。分割プロセスにより、元のセキュリティ設定が削除され、保護されていない出力ファイルが生成される場合があります。分割後、各パーツを開いて、適切に保護されていること、または送信前に必要な保護を再適用していることを確認します。
一部の電子メール システムや企業セキュリティ ゲートウェイは、特定のファイル タイプをブロックしたり、配信前に添付ファイルをスキャンして機密コンテンツをスキャンしたりします。 PDF を複数の部分に分割すると、元の単一ファイルとは異なるセキュリティ スキャン動作がトリガーされる場合があります。受信者が分割ドキュメントの一部を受信していないと報告した場合は、電子メール システムまたは受信者の電子メール システムが、サイズ、内容、または添付ファイル数のポリシーに基づいて分割ファイルの一部をブロックしている可能性があるかどうかを確認してください。