PDF の デジタル署名 の作成は、1 回限りのセットアップ プロセスです。毎回再作成することなく、後続の数十または数百の PDF で同じ署名を使用できるため、ビジネス ワークフローでデジタル署名が実用的になります。署名は、証明書ベースのデジタル署名であっても、保存された手書きの署名イメージであっても、ドキュメントごとに最初から再構築するのではなく、リストから選択した再利用可能な ID として保存されます。
署名を再利用する方法は、暗号化の整合性を保証する証明書ベースのデジタル署名を使用するか、暗号化バインディングなしで視覚的なマークを提供する電子署名イメージを使用するかによって異なります。どちらも保管して再利用できますが、保管メカニズムと携帯性が 2 つのタイプで異なります。
WukongPDF の Sign PDF ツールは、単一セッションで複数のドキュメントに適用できる保存された署名をサポートしています。署名を一度アップロードした後は、ワンクリックで後続の各文書に署名を適用できます。
Adobe Acrobat Pro での署名の保存と再利用
Acrobat Pro は、デジタル ID をシステムレベルの証明書ストアまたは暗号化ファイルに保存します。再利用可能なデジタル ID を作成するには、Acrobat Pro を開き、「編集」、「環境設定」の順に移動して、「署名」を選択します。 [ID と信頼できる証明書] で、[詳細] をクリックします。 [デジタル ID 設定] ダイアログで、[ID の追加] をクリックし、[今すぐ作成したい新しいデジタル ID] を選択します。プロンプトに従って名前と連絡先情報を入力します。他の Windows アプリケーションが ID にアクセスできるようにする場合は、ID を Windows 証明書ストアに保存することを選択し、他のコンピューターで使用するために ID をエクスポートする予定がある場合は、PKCS#12 ファイルを選択します。
デジタル ID を作成すると、PDF に署名するたびに、その ID が [署名] ダイアログに表示されます。 「署名」ドロップダウンから ID を選択し、パスワードを入力して、「署名」をクリックします。署名は、保存されている証明書を使用して適用されます。デジタル ID の作成には、初回は約 2 分かかります。後続の署名には 30 秒もかかりません。 .pfx または .p12 拡張子を付けてエクスポートされた PKCS#12 ファイルは、別のコンピューター上の Acrobat Pro または互換性のあるサードパーティ製 PDF 署名ツールにインポートできます。
証明書のない電子署名の場合、Acrobat Pro は手書きの署名画像または入力された署名スタイルを入力と署名ツールの一部として保存します。署名画像を一度描画またはアップロードすると、Acrobat はそれを記憶し、入力と署名ツールを開くたびに再利用可能なオプションとして提供します。この保存された署名は、証明書ベースのデジタル署名の暗号化保証なしで電子マークを生成しますが、ビジネス署名のニーズの大部分には十分です。
デバイス間での再利用のためのクラウド署名サービスの使用
クラウドベースのPDF ワークフロー 署名サービスは、署名プロファイルをサーバーに保存し、ログインしている任意のデバイスからアクセスできるようにします。DocuSign、Adobe Acrobat Sign、Dropbox Sign などのサービスは、入力した名前、手書きの署名画像、デジタル証明書 (アップロード済みの場合) を含む署名プロファイルを維持します。サービスを通じてドキュメントに署名すると、保存された署名が自動的に適用されます。
実際には、クラウド ストレージのアプローチにより移植性の問題が解決されます。オフィスのデスクトップ、自宅のラップトップ、または電話のどこにいても、署名を利用できます。トレードオフは、デジタル証明書の秘密キーを含む署名プロファイルがサービスのサーバーに保存されることです。信頼できるサービスは、あなただけが知っているパスワードで秘密キーを暗号化します。つまり、パスワードがなければ、そのサービスはあなたとして文書に署名できません。複数の署名者にまたがって毎日何百ものドキュメントに署名する組織にとって、クラウド署名プロファイルは ID 管理を一元化し、コンピューターごとの署名設定を不要にするため、標準的なアプローチです。
デジタル証明書のエクスポートとインポート
同じ証明書ベースの Sign PDF ID を複数のコンピューター間で使用する必要がある場合、または代理で署名する同僚と共有する必要がある場合は、デジタル ID を PKCS#12 ファイルとしてエクスポートします。 Acrobat Pro で、「編集」、「環境設定」、「署名」に移動し、「アイデンティティ」の「詳細」をクリックし、デジタル ID を選択して、「エクスポート」を選択します。強力なパスワードを使用してファイルを保存します。ファイルをターゲットコンピュータに転送し、Acrobat Pro を開き、同じダイアログに移動して、「ID の追加」を選択し、デジタル ID を含むファイルを選択します。 .pfx ファイルをインポートし、パスワードを入力します。
証明書のポータビリティは、オフィスと自宅の両方で働く弁護士や、デスクトップとラップトップの両方から署名する役員など、複数のワークステーションから署名する専門家にとって不可欠です。エクスポートされた証明書ファイルは機密の資格情報として扱う必要があります。暗号化されていない電子メールの添付ファイルやクラウド フォルダーではなく、パスワード マネージャーまたは暗号化された USB ドライブに保存してください。 .pfx ファイルとそのパスワードにアクセスできる人は誰でも、任意の PDF にデジタル署名を適用できます。
| 保管方法 | 移植性 | 署名速度 |
|---|---|---|
| Acrobat Pro に保存された ID | 1 台のコンピュータに接続されている | セットアップ後に 2 回クリックするだけで署名できます |
| クラウド署名サービスプロファイル | ログイン可能な任意のデバイス | アップロード後にワンクリックで署名 |
| デジタル証明書ファイル (.pfx) | ポータブル ファイル、互換性のあるソフトウェア | 証明書をインポートして署名する |
異なる役割の複数の署名の管理
個人契約の場合は個人として、ビジネス契約の場合は会社を代表してなど、さまざまな立場で文書に署名する専門家は、2 つの異なる署名 ID を必要とします。個人の能力用に 1 つのデジタル ID を作成し、会社の役割用に 2 つ目のデジタル ID を作成します。各 ID にわかりやすい名前を付けて、[サインイン] ドロップダウンから正しい ID を簡単に選択できるようにします。誤って個人的な文書に会社の署名を付けて署名したり、その逆を行ったりすると混乱が生じ、規制された状況では法的問題が生じる可能性があります。
クラウド署名サービスは、アカウントの切り替えまたはワークスペース プロファイルを通じて複数の役割を処理します。 DocuSign ユーザーは複数のアカウントに所属でき、それぞれが独自の署名プロファイルと会社ブランドを持ちます。アカウントメニューから 1 回クリックするだけでアカウントを切り替えることができます。分離は明確であり、複数のデジタル ID が明確なラベル付けなしで同じローカル証明書ストアに保存されている場合に発生する、役割をまたぐ署名の間違いを防ぎます。
複数の PDF でデジタル署名を再利用するには、署名 ID を一度保存し、その後の署名ごとにリストから選択する必要があります。保存されたデジタル ID またはクラウド署名プロファイルを設定するための 5 分間の投資は、定期的な署名の最初の 1 週間以内に回収されます。毎日ドキュメントに署名するプロフェッショナルにとって、署名の再利用により、署名は繰り返し行われるセットアップ タスクからワンクリックの確認手順に変わります。
保存された署名 ID を不正使用から保護する
ほとんどの場合、保存されたデジタル署名は、ローカル証明書ストアであってもクラウド プロファイルであっても、保護する必要がある資格情報です。デジタル ID には、コンピュータのログイン パスワードや電子メールのパスワードとは異なる強力なパスワードを設定します。誰かがあなたのロック解除されたコンピュータにアクセスした場合、デジタル ID パスワードを別途入力しない限り、あなたとして文書に署名することはできません。 Acrobat Pro で、最初の作成時だけでなく、各署名セッションでもパスワードを要求するようにデジタル ID を設定します。
ドキュメント ワークフローに関しては、クラウドベースの署名プロファイルの場合、サービス アカウントで多要素認証を有効にします。サービスのサーバーに保存されている署名プロファイルはアカウントの資格情報を使用して暗号化されており、MFA によって 2 番目の検証手順が追加され、パスワードが漏洩した場合でも署名の悪用が防止されます。クラウド署名アカウントにログインしているデバイスのリストを定期的に確認し、使用しなくなったデバイスのアクセスを取り消してください。これらのセキュリティ慣行は、他の法的署名機関を保護するのと同様に、保存された署名 ID を厳重に保護します。
ドキュメントのバッチにわたる署名アプリケーションの自動化
署名のために同じ種類の文書を繰り返し送信する組織向けに、Acrobat Pro はアクションウィザードによるバッチデジタル署名をサポートしています。 PDF のフォルダーを開き、指定されたデジタル ID をそれぞれに適用し、署名されたコピーを出力フォルダーに保存するアクションを作成します。このアクションは無人で実行され、1 つの文書に手動で署名するのに必要な時間内に数百の文書を処理します。
クラウド署名サービスは、自動署名用の API エンドポイントを提供します。スクリプトは PDF をアップロードし、署名者の ID を指定して、署名された PDF を受け取ります。この API は、システムが PDF を生成し、署名のために送信し、人間の介入なしに署名されたコピーをアーカイブするドキュメント生成パイプラインに統合されます。請求書の自動生成や証明書の発行などの大量のシナリオの場合、API ベースの署名が唯一の実用的なアプローチです。署名アプリケーションを自動化すると、デジタル署名がドキュメントごとの手動ステップからバックグラウンド プロセスに変わり、手動では処理できない大量の署名が可能になります。
再利用可能なデジタル署名は、週に数枚以上の PDF に署名する人にとって生産性を大幅に向上させます。セットアップには 5 分かかり、その後の署名には数秒かかり、1 年間の累積時間の節約は大幅に短縮されます。セットアップには 5 分かかります。後続の署名には数秒かかります。 1 年間の定期的な署名により、ドキュメントごとに新しい署名を作成する場合と比べて節約された時間は、合計すると何時間もの生産時間を回復することになります。保存された署名のアプローチは、毎日文書に署名する専門家の間で標準的な手法です。
保存されたデジタル署名のアプローチは、毎週数件の顧客契約書に署名する個人の実務者にも、自動署名パイプラインを通じて数百の文書を処理する企業チームにも同様に適用されます。 5 分の初期セットアップ投資は、署名 ID の存続期間全体にわたって継続的に回収されます。