複数の Word ドキュメントを 1 つの PDF に結合することはよくあります。たとえば、別々に作成されたセクションからレポートを組み立てたり、提案書を付録とパッケージ化したり、提出用のドキュメント バンドルを準備したりする場合です。いくつかの方法がありますが、どれが最も効果的かは、Word 内で完全に実行するか、後で差し込みステップを使用するかによって異なります。
オプション 1: まず Word ドキュメントを結合してから、PDF にエクスポートします
洗練された最終ドキュメントを作成するための最もクリーンなアプローチは、変換する前に Word ですべてを結合することです。最初の文書を開き、カーソルを最後に置き、「挿入」→「オブジェクト」→「ファイルからのテキスト」に移動し、次の Word 文書を選択します。 Word のコンテンツがカーソル位置に挿入されます。追加のドキュメントごとに繰り返します。すべてを 1 つの Word ファイルにまとめたら、スタイル、ページ番号、ヘッダーとフッターが全体で一貫していることを確認し、[ファイル] → [名前を付けて保存] → PDF または [ファイル] → [エクスポート] を使用して PDF にエクスポートします。
この方法を使用すると、結合されたドキュメントが PDF になる前に完全に制御できます。 PDF を作成する前に、スタイルの不一致 (作成者ごとに異なる見出しフォント、一貫性のない段落間隔、矛盾するページ番号) を修正できます。その代償として、Word で開いて編集する必要がありますが、文書が別の人から提供されたもので、元の文書を変更したくない場合には、必ずしも現実的ではありません。
オプション 2: 各ドキュメントを PDF に変換し、 を結合します
各 Word 文書を個別に PDF にエクスポートし、結合ツールを使用して PDF を結合します。 Word の場合: ファイルごとに [ファイル] → [名前を付けて保存] → [PDF] を選択します。次に、すべての PDF を WukongPDF の Merge PDF ツールにアップロードし、順番に並べて、結合されたドキュメントをダウンロードします。
このアプローチでは、各 PDF が個別にエクスポートされるため、各ドキュメントの元の書式設定が正確に保持されます。欠点は、各 Word 文書が独自の書式設定を保持しているため、結合された文書がセクション間で一貫性のないスタイル (異なるフォント、異なる余白サイズ、異なるヘッダー デザイン) を持つ可能性があることです。視覚的な一貫性が重要な正式な出版物の場合、最初に Word でスタイルを修正することは、努力する価値があります。一貫性が重要ではない、独立して作成されたドキュメントの迅速なパッケージの場合は、変換とマージのアプローチの方が高速です。
マージ ツールを使用しない Mac の場合
プレビューは、ブラウザ ツールを必要とせずに、Mac 上でマージ ステップを処理します。まずすべての Word 文書を PDF にエクスポートし、次に最初の PDF をプレビューで開き、サムネイル パネルを表示して、他の PDF ファイルを正しい順序でパネルにドラッグします。 [ファイル] → [PDF としてエクスポート] を選択すると、結合されたドキュメントが保存されます。
結合されたドキュメント全体のページ番号付け
別々に作成したドキュメントを結合するときに発生する問題の 1 つは、ページ番号です。各文書には 1 から始まる独自のページ番号が付いている場合があるため、結合された PDF にはページ 1、2、3... が付けられ、2 番目の文書からは再び 1、2、3 となります。全体に連続したページ番号が必要な場合は、変換する前に Word でこの問題を修正します。各文書のページ番号を前のページの中断位置から開始するように設定します (ページ レイアウト → ページ番号 → ページ番号の書式設定 → [N] から開始)。連続したページ番号を、既にマージされた PDF に追加するのは非常に困難です。
マージ後のファイル サイズ
複数の Word 文書を結合した PDF は、特に文書に画像や埋め込みグラフが含まれている場合、予想よりも大きくなる可能性があります。最終的にマージされた PDF を PDF Compression ツールを使用して実行すると、通常、テキストの品質に影響を与えることなく、サイズが大幅に削減されます。サイズ制限のある場所に電子メールで送信またはアップロードされるドキュメントの場合、送信前の最後のステップとしてこれを実行する価値があります。