Word 文書内のコメントには、最終的なテキストを形成するディスカッション、フィードバック、決定事項が記録されます。文書を PDF にエクスポートするときは、読者が何が書かれたかだけでなく、何が議論され、疑問が呈され、解決されたのかを確認できるように、これらのコメントも一緒に送信される必要があります。最新バージョンの Microsoft Word では、標準の Word から PDF へのエクスポートにデフォルトでコメントが含まれていますが、正確な動作はエクスポート設定、Word のバージョン、およびコメントが解決されたかまだアクティブであるかによって異なります。エクスポートする前にチェックすべき設定を把握しておくと、コメントが意図したとおりに PDF に表示されます。
Word が PDF エクスポート中にコメントを処理する方法
Microsoft Word 365 および Word 2021 には、PDF エクスポートでのコメントの表示に関する専用の設定が含まれています。 [ファイル]、[エクスポート] に移動し、[PDF の作成] を選択すると、[オプション] ダイアログの [印刷以外の情報を含める] セクションの下に [マークアップを表示するドキュメント] というチェックボックスが表示されます。このボックスをオンにすると、PDF 出力にコメント、変更履歴、その他のマークアップが含まれるように Word に指示されます。コメントは PDF の余白に表示され、Word 文書内で表示されるのと同じ位置に配置され、コメント テキストと作成者名が表示されます。
解決されたコメントは、PDF エクスポート中にアクティブなコメントとは異なる動作をします。 Word の解決済みコメントとは、対処済みとしてマークされているが削除されていないコメント スレッドです。 Word の既定では、解決済みのコメントは閉じられており、文書の内容とは関係がないとみなされるため、PDF には含まれません。解決されたコメントを PDF に表示する必要がある場合は、エクスポートする前に Word でコメントを再度開く必要があります。コメントをクリックして [再開] を選択すると、スレッドがアクティブなステータスに戻ります。含めるすべてのコメントを再度開いた後、マークアップを表示するドキュメント オプションを有効にして PDF エクスポートを実行します。
Mac と Windows でコメント付きでエクスポートする
Word for Mac では、コメントのエクスポートの処理が Word for Windows とは若干異なります。 Mac では、PDF エクスポート ダイアログに同様の [マークアップを表示] チェックボックスが表示されますが、結果の PDF でコメントをレンダリングすると、コメントが関連するテキストの横の余白ではなく、ドキュメントの末尾の別のページに配置されることがあります。これは、Mac PDF レンダリング パイプラインが Apple Quartz PDF エンジンを使用しており、Windows GDI ベースの PDF レンダラーとは異なる方法でコメントの位置を解釈するために発生します。
Mac で別のページのコメントが表示されないようにするには、エクスポートの代わりに名前を付けて保存コマンドを使用します。 [ファイル]、[名前を付けて保存] の順に選択し、形式ドロップダウンから PDF を選択します。保存ダイアログで、「オプション」ボタンをクリックし、「マークアップを表示するドキュメント」がチェックされていることを確認します。 [名前を付けて保存] パスでは、[エクスポート] コマンドとは異なるレンダリング コード パスが使用されるため、Mac ではより忠実なコメントの配置が生成されることがよくあります。 [エクスポート] と [名前を付けて保存] の両方を試した後もコメントが別のページに表示される場合は、結果の PDF を PDF 注釈 ツールで開き、コメントまたは注釈機能を使用して関連するテキスト ブロックの横にコメントを手動で再配置します。
コメントの書式設定と作成者情報の保存
Word のコメントには、作成者名、コメントの作成日時、コメント スレッドでの返信など、PDF に表示されるメタデータが含まれています。このメタデータは、エクスポート ダイアログで [ドキュメント プロパティ] および [ドキュメント構造タグ] オプションも有効になっている場合、PDF エクスポート中に保存されます。 PDF に表示される作成者名は、ドキュメントの作成者のメタデータからではなく、Word のユーザー名設定から取得されます。ドキュメント内のコメントに作成者や Windows ユーザーなどの一般的な名前が表示されている場合、PDF にはそれらと同じ名前が表示されます。
エクスポートする前に作成者名を標準化するには、Word でユーザー名を変更します。 Windows では、[ファイル]、[オプション] に移動し、[全般] セクションで [ユーザー名] フィールドを更新します。 Mac では、Word、環境設定に移動し、個人設定でユーザー名を更新します。この変更は、今後作成されるコメントに影響します。既存のコメントには、作成時にアクティブだった作成者名が保持されます。既存のコメントの作成者名を更新するには、各コメントを個別に編集するか、すべてのコメントを循環して作成者のプロパティを更新するマクロを使用する必要があります。
マークアップを乱雑にせずに PDF にコメントを含める
すべてのコメントと追跡された変更が表示された PDF は、特に複数のレビュー サイクルを経たドキュメントの場合、視覚的に圧倒される可能性があります。視聴者がコメントを見る必要があるが、追跡された変更全体を乱雑に表示する必要はない場合は、エクスポートする前にすべての追跡された変更を受け入れ、コメントのみを表示したままにします。 Word で、[校閲] タブをクリックし、[承認] ドロップダウンを開き、[すべての変更を承認して追跡を停止] を選択します。ドキュメントのテキストがきれいになり、最終的に完成しました。次に、マークアップを表示するドキュメントを有効にして PDF にエクスポートすると、追跡された変更ではなくコメントのみが出力に表示されます。
この選択的なアプローチにより、取り消し線テキスト、挿入下線、書式変更インジケーターなどの視覚的なノイズを排除し、読者の注意を解説に集中させる、よりクリーンな PDF Export が生成されます。これは、意思決定に関する議論は関連性を維持するが、テキストがどのように進化したかという編集メカニズムが関連性を持たない最終成果物に特に適しています。
Word エクスポート オプションが不十分な場合の PDF ツールの使用
Word の組み込みコメント エクスポートで期待どおりの結果が得られない場合は、専用の PDF ツールを使用してコメント機能を事後的に追加できます。 Word 文書をコメントなしで PDF にエクスポートし、クリーンなベースファイルを作成します。次に、コメントおよび注釈ツールをサポートする PDF エディターを使用して、論点を PDF に直接追加します。このアプローチでは、Word から PDF へのコメントの手動転写が必要になりますが、コメントの配置、書式設定、表示を正確に制御できます。
コメントが広範囲にわたる文書の場合、この手動のアプローチはすぐに実用的ではなくなります。 WukongPDF などのツールは、単一プラットフォームで PDF エクスポート と注釈機能を提供し、Word 文書を PDF に変換し、ブラウザ内で直接注釈を追加、編集、配置できます。最初にクリーンな PDF をエクスポートし、次に注釈を選択的に追加する 2 段階のワークフローにより、Word のエクスポート設定で正確に適切なコメントのレンダリングが行われることを期待するよりも、より洗練された結果が得られます。
配布前に PDF 内のコメントを確認する
コメントを有効にして Word 文書を PDF にエクスポートした後、少なくとも 2 つの異なるビューアで PDF を開きます。 Adobe Acrobat Reader では、ウィンドウの右側にある専用のコメント ペインにコメントが表示されます。ブラウザベースの PDF ビューアでは、コメントの表示方法が異なる場合があり、テキストを表示するにはクリックする必要がある小さな吹き出しアイコンとして表示される場合もあります。モバイル PDF アプリには、独自のコメント表示規則があります。コメントが表示され、読みやすく、受信者が使用する可能性のある各表示環境で関連するテキストに正しく関連付けられていることを確認してください。
すべてのページをスクロールして、予期されるすべてのコメントが存在することを確認します。エクスポートの一般的な問題は、セクションの最後のページ、またはテキスト ボックスやフローティング オブジェクト内のコンテンツのコメントが PDF でレンダリングされないことです。これらの場所を具体的にスポットチェックしてください。コメントが欠落している場合は、Word に戻り、コメントがアクティブであり、解決されていないこと、およびエクスポートに対して [マークアップを表示するドキュメント] オプションが有効になっていることを確認します。
変更が追跡された共同ドキュメント内のコメントの処理
複数回のレビューを経たドキュメントには、コメントと変更履歴の両方が同時に含まれることがよくあります。赤い取り消し線のテキスト、青い挿入下線、および余白内のコメント吹き出しの視覚的な密度は、ドキュメントの現在の状態を理解しようとしている読者を圧倒する可能性があります。コメントを表示した状態で PDF にエクスポートする前に、実質的なコンテンツの変更とコメントをアクティブにしたまま、書式設定のみの追跡された変更をすべて受け入れることを検討してください。
[校閲] タブの Word フィルター オプションを使用すると、特定の種類のマークアップを表示または非表示にすることができます。 「マークアップを表示」をクリックし、「書式設定」のチェックを外すと、フォント、間隔、スタイル変更インジケーターが非表示になります。コメントのみに注目するには、「挿入と削除」のチェックを外します。これらのフィルターは、マークアップを表示するドキュメントが有効な場合に PDF エクスポートに適用されるため、個々の変更を手動で承認または拒否することなく、出力の視覚的な密度を制御できます。
複数の校閲者からのコメントを含む文書をエクスポートする場合、Word で校閲者を区別するコメントの色分けが PDF に引き継がれない場合があります。 PDF 出力をチェックして、コメント内に表示される作成者名または一貫した配色によって、各コメントがその作成者に明確に帰属することを確認します。色分けが失われている場合は、エクスポートする前に各コメントの先頭にレビュー担当者のイニシャルを追加することを検討してください。
大量のコメント スレッドがあるドキュメントに関する最後のヒント: PDF を 2 つのバージョンでエクスポートします。 1 つのバージョンには、内部レビュー チームへのすべてのコメントが含まれています。もう 1 つのバージョンは、外部配布用にコメントのないクリーンなエクスポートです。この二重エクスポートのアプローチにより、外部の読者にはクリーンで専門的な文書を提示しながら、ディスカッション履歴を必要とする人はディスカッション履歴にアクセスできるようになります。
ドキュメントが複数の PDF を含む大きなレポート パッケージの一部である場合は、マージ プロセス自体でコメントの表示を管理するのではなく、エクスポート後に PDF マージ ツールを使用して、コメントされたバージョンとクリーンなバージョンをマージします。