同僚はあなたに手書きのフィールドが記載された紙のフォームを渡し、それをコンピューターで記入できるデジタル バージョンに変換するように頼みます。フォームにはチェックボックス、署名欄、テキストフィールドが紙上で意味のあるレイアウトで配置されています。これを入力可能な PDF Forms ドキュメントに変換するには、フォームをきれいなデジタル画像としてキャプチャする、OCR を実行してテキストと構造を認識する、ユーザーが入力できる対話型フォーム フィールドを追加するという 3 つの手順が必要です。
この変換プロセスは、紙ベースのワークフローとデジタル効率の間のギャップを埋めます。転送、記入、返送に何日もかかっていた紙のフォームが、入力可能な PDF になり、数分で記入して電子メールで返送できるようになります。紙のフォームを入力可能なデジタル バージョンに変換する組織は、処理時間を短縮し、手書きの判読性の問題を排除し、記入済みのフォームの検索可能なアーカイブを作成します。
紙フォームのきれいな画像をキャプチャする
ソース画像の画質によって、最終的な入力可能な PDF の品質が決まります。可能な限り、携帯電話のカメラではなくフラットベッド スキャナを使用してください。スキャナは、遠近歪みのない、均一に照明された幾何学的に正確な画像を生成します。携帯電話のカメラでは、カメラの位置が完全に整っていないために長方形が台形に見える台形歪みや、影やホット スポットを生み出す不均一な照明が発生します。
携帯電話のカメラが唯一の選択肢である場合は、遠近補正を備えたドキュメント スキャン アプリを使用してください。影を最小限に抑えるために、複数の方向から均等に照明が当たる平らな面にフォームを置きます。携帯電話をフォームの真上に、表面と平行に持ちます。ほとんどのスキャン アプリには、携帯電話が正しく配置されると緑色に変わるフレーム ガイドが含まれています。利用可能な最高の解像度でキャプチャします。
画像をキャプチャしたら、フォームの端までしっかりとトリミングします。トリミングされた画像には、余白の狭いフォームのみが含まれている必要があります。画像に背景が表示されると、最終的な PDF に表示され、プロフェッショナルらしくないものになります。ほとんどのスキャン アプリには自動トリミングが含まれていますが、トリミングの境界を手動で調整すると、よりきれいな結果が得られます。
この 3 段階のプロセスにより、紙がデジタル資産に変わります。
OCR を使用して画像を検索可能な PDF に変換する
キャプチャした画像に対して OCR PDF を実行して、検索可能なテキスト レイヤーを作成します。 OCR エンジンは、ラベル、指示、フィールド名など、フォームに印刷されたテキストを認識します。このテキスト レイヤーによりフォームが検索可能になり、スクリーン リーダーがフォームの内容をアナウンスできるようになります。 OCR エンジンに適切な言語を選択して、フォームのラベルと指示を正確に認識します。
OCR 出力ではフォームのレイアウトが保持される必要があります。ほとんどの OCR ツールはテキスト領域を検出し、ページに対する相対的な位置を維持します。認識されたテキストはフォーム画像の背後に隠れたレイヤーとなり、見た目を変えることなくテキスト検索が可能になります。出力 PDF 内のいくつかのフォーム フィールド ラベルを検索して認識されることを確認し、OCR の精度を検証します。
OCR 後、フォームフィールドを追加する前に画質を向上させます。コントラストを調整して、フォームのラインをくっきりさせ、背景を均一に白にします。 OCR エンジンがテキストとして識別した可能性のある斑点やスキャナーのアーティファクトを除去します。すっきりとした外観により、フォームがプロフェッショナルに見えるようになり、後で追加するフォーム フィールドが印刷されたラベルと適切に位置合わせされます。
インタラクティブなフォームフィールドの追加
フォーム イメージとテキスト レイヤーを配置したら、インタラクティブなフォーム要素を追加します。フォーム作成ツールを備えた PDF エディターを使用します。元のフォームのテキスト フィールドごとに、対応する領域にテキスト フォーム フィールドを描画します。フィールドのサイズをフォーム上のスペースに合わせます。 TextField1 のような一般的な名前ではなく、ApplicantName や DateOfBirth など、フォーム ラベルと一致する意味のある名前を各フィールドに付けます。
チェックボックスの場合は、フォーム上の各チェックボックス領域の上にチェックボックス フィールドを描画します。チェックボックスのサイズを、印刷された元のチェックボックスと一致するようにします。フォーム データが正しくエクスポートされるように、エクスポート値を [はい] または [チェック] に設定します。フォームで相互に排他的なオプションを使用する場合、関連するチェックボックスを同じフィールド名で異なるエクスポート値でグループ化します。
署名領域には、ユーザーが署名を描画、入力、またはアップロードできるようにするデジタル署名フィールドを追加します。署名フィールドのサイズは、元のフォームの署名行と一致する必要があります。署名後にフォームを変更できない場合は、署名後に文書をロックするようにフィールドを構成します。
適切に設計されたFillable PDF フォームには、自然な読み取り順序に従うタブ オーダーが含まれています。 Tab キーを押すと、ユーザーが自然にフィールドに入力する順序 (上から下、左から右) でフィールド内を移動できるようにタブ オーダーを設定します。キーボードのみを使用してフォームに完全に入力して、タブ オーダーをテストします。
入力可能なフォームのテストと配布
フォームを配布する前に、テスト ユーザーと同じようにフォームに完全に記入してください。すべてのテキストフィールドにテキストを入力します。すべてのチェックボックスをオンにします。署名欄に署名します。入力したフォームを保存し、閉じて再度開き、すべてのデータが保持されていることを確認します。 Adobe Acrobat、ブラウザベースのビューア、モバイル PDF アプリなど、複数の PDF リーダーでフォームをテストします。
WukongPDF は、既存の PDF へのフォーム フィールドの追加をサポートするブラウザベースの PDF 編集ツールを提供します。プラットフォームはファイルをローカルで処理します。これは、フォーム テンプレートに機密情報が含まれている場合、またはフォーム デザインが独自のビジネス プロセスを表す場合に重要です。
手書きのフォームには、印刷されたラベルや指示の認識が妨げられる可能性があるため、OCR 特有の課題が存在します。 OCR エンジンは、印刷されたテキストと手書きのエントリの両方をテキストとして認識し、両方を認識しようとします。その結果、印刷されたラベルに手書きのマークが重なってテキストが文字化けする可能性があります。印刷されたフォーム構造を手書きの内容から分離する前処理ステップにより、最終的なフォームの品質が向上します。
チェックボックス フィールドを含むフォームの場合、デジタル バージョンでは、元のチェックボックスのスキャン画像に依存するのではなく、実際の PDF チェックボックス フォーム フィールドを使用する必要があります。デジタル フォームに記入するユーザーがチェックボックスをクリックすると、チェックマークが表示されます。このインタラクティブな動作は、ユーザーがフォームの静止画像に独自のチェックマークを描画することを期待するよりもはるかに満足度が高く、エラーが発生しません。
フォーム フィールドの命名規則は、フォーム データが他のシステムによってエクスポートまたは処理される場合に重要です。フォームラベルと一致するわかりやすいフィールド名を使用してください。一部のフォーム処理システムではスペースや特殊文字を処理できないため、フィールド名にはスペースや特殊文字を使用しないでください。 Applicant_LastName のような命名規則は、すべての主要なフォーム処理プラットフォームおよびデータベースと互換性があります。
紙フォームを変換する場合、ラジオ ボタン グループには特別な注意が必要です。紙のフォームでは、相互に排他的なオプションは、1 つだけを選択するように指示された一連のチェックボックスによって示されます。入力可能な PDF では、ラジオ ボタンをグループ化して、1 つを選択すると他のボタンの選択が自動的に解除されるようにする必要があります。 OCR プロセスでは紙上のチェックボックスが相互に排他的であることを検出できないため、ほとんどのフォーム エディターではこのグループ化を手動で構成する必要があります。
入力可能なフォームを作成した後、スクリーン リーダー ソフトウェアを使用してテストし、アクセシビリティを確認します。各フォームフィールドは、フォーカスされたときにそのラベルをアナウンスする必要があります。タブ オーダーはフォームの論理フローに従う必要があります。スクリーン リーダーが不完全なフォームを送信する前にユーザーに通知できるように、必須フィールドは必須としてマークする必要があります。
デジタル フォームのラベルと指示に使用されるフォントは、フォームのトーンと一致している必要があります。政府フォームには、Arial や Helvetica などの中立的な標準フォントが役立ちます。クリエイティブな業界フォームでは、組織のブランドを反映する、より特徴的なフォントが使用される場合があります。フォントの選択は、入力を開始する前でも、これが正式な文書であるか、よりカジュアルな文書であるかをユーザーに知らせます。
デジタルフォームには、必要に応じて検証を含める必要があります。日付フィールドには有効な日付のみを受け入れる必要があります。電話番号フィールドには、数字と書式設定文字のみを受け入れる必要があります。必須フィールドは、完了するまでフォームの送信を禁止する必要があります。検証により、不完全なフォームまたは間違った形式のフォームを送信するユーザーからのエラーとサポート リクエストが削減されます。
入力可能なフォームは、ユーザーが [送信] ボタンをクリックしたときに電子メール アドレスまたは Web サーバーにデータを送信するように構成できます。この電子提出は紙のワークフローを完全に置き換え、プロセスから印刷、スキャン、手動データ入力を排除します。以前は紙に記入され、データ入力担当者によってシステムに入力されていたフォームが、ユーザーからデータベースに直接入力されるようになりました。
紙のフォームを入力可能なデジタル PDF に変換することは、組織の効率性への投資であり、使用するたびに利益が得られます。紙と郵送で記入するのに 10 分かかったフォームは、デジタルで記入して即座に送信するには 2 分かかります。フォームに記入するすべての人に、フォームに記入するたびにその節約効果を掛け合わせると、時間の節約が累積され、事前のコンバージョン作業が何倍も正当化されます。
紙のフォームから入力可能なデジタル PDF への移行は、依然として紙ベースのデータ収集に依存している組織にとって、最も収益の高いプロセス改善の 1 つを表します。
紙から入力可能なデジタル PDF に変換された各フォームは、使用するたびに永続的な効率の向上をもたらします。
その結果、すぐに配布できるプロフェッショナルなデジタル フォームが完成します。
| 変換ステップ | 必要な工具 | キーアクション | 品質チェック |
|---|---|---|---|
| 1. フォーム画像のキャプチャ | スキャナーまたは携帯電話のスキャン アプリ | フラットで均一な照明。しっかりと切り取る | 遠近感の歪みはありません。きれいなエッジ |
| 2. 検索可能なテキストの OCR | OCR をサポートする PDF ツール | 正しい言語を選択してください。出力を検証する | フォームラベルを検索して確認します |
| 3. 入力可能なフィールドを追加する | フォームツールを備えた PDF エディター | フィールドを描画します。タブオーダーを設定します。検証を追加 | テストフォームに記入します。すべてのフィールドをチェックしてください |