クライアントに PDF フォームを送信します。彼らはそれに記入し、署名して返送します。 1 週間後、フォームを開いて詳細を確認すると、番号が変更されていることがわかります。クライアント、またはフォームを転送した人が、署名後にフィールドを編集しました。返送されたフォームは送信したフォームではありません。このシナリオがフラット化が存在する理由です。
PDF フォームをフラット化すると、対話型の入力可能なフィールドが静的な編集不可能なコンテンツに変換されます。フォームに入力されたテキストは、元の印刷テキストと同様に、ページ自体の一部になります。偶然か故意かにかかわらず、誰もフラット化された PDF を開いて答えを変更することはできません。契約書、申請書、請求書、法的文書など、送信されたデータの整合性が重要なフォームの場合、フラット化は答えを適切な位置に固定するステップです。
PDF フォームをフラット化すると何が起こるか
入力可能な PDF Forms には 2 種類のコンテンツが含まれています。静的コンテンツは、フォームの作成時に存在していたテキスト、線、ロゴ、レイアウトです。インタラクティブ コンテンツは、フォーム受信者が入力するテキスト ボックス、チェックボックス、ラジオ ボタン、ドロップダウン リスト、署名フィールドなどのフィールド オブジェクトです。これらのフィールドは、静的ページの上に重ねられた個別のオブジェクトです。
フォームをフラット化すると、インタラクティブなフィールドが静的コンテンツにマージされます。テキスト ボックスに入力されたテキストは、ページ上で永続的なテキストとなり、元のフォーム ラベルと区別できなくなります。チェックされたチェックボックスは永続的なチェック マークになります。インタラクティブフィールドオブジェクト自体は削除されます。結果は入力したフォームと同じように見えますが、クリック、入力、または変更するフィールドはありません。すべての答えはロックされています。
フラット化は一方向のプロセスです。フォームがフラット化されると、フィールド データの抽出、回答の変更、対話型フィールドの復元はできなくなります。送信された情報はページ コンテンツに保存されますが、フォーム データとして機械で読み取ることはできなくなります。後でフォームの回答をスプレッドシートまたはデータベースに抽出する必要がある場合は、フラット化する前に、入力済みでフラット化されていないフォームのコピーを保存してください。フラット化されていないオリジナルにはデータが保持されます。平坦化されたコピーは外観を維持し、改ざんを防ぎます。
PDF フォームを段階的に統合する方法
WukongPDF は、簡単な平坦化ワークフローを提供します。入力済みの PDF フォームを編集ツールで開きます。フォームが読み込まれたら、フォームフィールドをフラット化するオプションを探します。このツールは、すべてのインタラクティブ フィールドをページ コンテンツに結合し、結果を新しい PDF として保存します。フラット化されたファイルをダウンロードします。入力された元のフォームはフラット化されずにアカウントに残るため、データを抽出したり修正する必要がある場合はいつでも編集可能なバージョンに戻ることができます。
Adobe Acrobat を使用している場合、フラット化プロセスは印刷制作ツールで実行されるか、プリフライト機能を介して実行できます。 [ツール]、[印刷制作] に移動し、[フラットナー プレビュー] を選択します。すべてのページをフラット化することを選択します。フラット化されたドキュメントを新しいファイル名で保存します。 Acrobat のフラットナーは、フラット化中に透明度、オーバープリント、およびカラースペースがどのように処理されるかを詳細に制御します。これらのオプションは印刷物制作には重要ですが、PDF セキュリティおよびフォーム ロックには通常必要ありません。
プレビューを使用する Mac ユーザーには、間接的なアプローチがあります。入力したフォームをプレビューで開きます。 「ファイル」、「印刷」の順に選択します。印刷ダイアログで、「PDF」ボタンをクリックし、「PDF として保存」を選択します。これにより、ドキュメントが再更新され、フォーム フィールドがページ コンテンツに効果的に統合されます。フォームフィールドをクリックして結果をテストします。クリックしても何も起こらない場合は、平坦化は成功しています。この方法は無料であり、追加のソフトウェアは必要ありません。
法的文書およびビジネス文書でフラット化が重要な理由
入力済みのフラット化されていない Fillable PDF フォームは、ライブで編集可能なドキュメントです。受信者は誰でも PDF ビューアで開き、フィールドをクリックして回答を変更できます。変更された値は元の値とまったく同じになります。何かが編集されたことを示す視覚的な兆候はありません。受信者は、スクロール中に誤って番号を変更してしまう誠実なクライアントである可能性があります。文書に署名した後に契約条件を変更しようとする不誠実な当事者である可能性があります。どちらの場合でも、編集可能なフィールドにより、変更が簡単に実行できます。
フラット化により、このリスクが排除されます。フラット化されたフォームには編集可能なフィールドが含まれません。答えは紙に書かれたインクのように永続的です。このため、多くの組織では、送信された PDF フォームを処理する前にフラット化する必要があります。政府機関、裁判所システム、金融機関、医療提供者は、多くの場合、文書提出ガイドラインにフラット化を含めています。彼らは、送信者が完了したと主張した後に編集された可能性のあるライブフォームを受け取ることを望んでいません。
フラット化とパスワード保護: どちらが実際にデータをロックするか
フラット化とパスワード保護は両方とも PDF への変更を防ぐために使用されるため、フラット化とパスワード保護を混同することがあります。彼らは違うことをします。パスワード保護により、ファイルを開いたり編集したりできるユーザーが制限されます。パスワードで保護されたフォームは暗号化されているため、意図した受信者のみが開くことができ、編集制限により PDF ビューアでドキュメントを変更できない場合があります。ただし、パスワードが共有されている場合、または編集制限が回避されている場合、フィールドは編集可能なままになります。パスワード保護によりアクセスが制御されます。データはロックされません。
フラット化はデータ自体を制御します。編集可能なフィールドが存在しないため、ファイルへの完全な無制限のアクセス権を持つユーザーでも、フラット化されたフォームを編集することはできません。編集するものは何も残っていない。データはページの一部になりました。送信された情報の完全性が、後で抽出できるかどうかよりも重要なドキュメントの場合、フラット化は元に戻せないため、より強力な保護となります。データの整合性と継続的なデータ抽出の両方が必要なドキュメントの場合は、ファイルをパスワードで保護して編集を制限しますが、フィールドはそのままの状態でアクセスできるようにします。
フラット化のよくある間違いとその回避方法
フラット化で最もよくある間違いは、フラット化されていないオリジナルを保存しないことです。フラット化すると、フォーム フィールド データをプログラムで抽出できなくなります。 500 のフォームからの回答をスプレッドシートにコンパイルする必要がある場合は、フィールド データがそのままの非フラット化バージョンが必要です。常にコピーをフラット化します。所有している唯一のバージョンをフラット化することはありません。
2 番目の間違いは、フォームが実際に完成する前に平らになってしまうことです。フラット化されたフォームは更新できません。クライアントが戻ってきて、フィールド 7 で間違いがあったと言った場合、そのフィールドを単純に編集することはできません。平坦化されていない元の状態に戻って修正し、再度平坦化する必要があります。フォームをフラット化する前に、フォームが最終版であることを送信者に確認してください。 「記入済みのフォームを受け取りました。」という 1 行の短いメール。書類を完成させる前に、すべての情報が正しいことを確認してください。」作業をやり直す必要を防ぎます。
3 番目の間違いは、すべての PDF ツールが同じようにフラット化されると仮定していることです。一部のツールでは、フィールドの内容は結合されますが、フィールドのアウトラインは表示されたままになります。これは、編集可能なフィールドのように見えても実際には静的なフィールドをクリックしようとする読者を混乱させます。一部のツールでは、フラット化中にフィールド テキストのフォントや間隔が変更され、元の塗りつぶされたフォームとは若干異なる結果が生成されます。重要なバッチを処理する前に、サンプル フォームで平坦化ツールをテストしてください。フラット化された出力を開き、フィールドをクリックして、外観をフラット化されていない元の出力と比較してみてください。まったく同じビジュアル出力と完全に非インタラクティブなフィールドを生成するツールが必要です。